DİVAN OTELİ EĞİTİM NOTLARI

DİVAN OTELİ EĞİTİM NOTLARI/FİRDEVS ARSLAN NUR

 21. YÜZYILIN SEKRETER PROFİLİ

 İşverenlerin asıl beklentileri...

> 1. Yeni ve şekillenmekte olan teknoloji becerisine sahip olma. Bu,

> Internet, Intranetler, e-posta ve online hizmetlerin yanında geniş bir

> çeşitlilikteki PC yazılımlarını içerir.

>

> 2. Otonom (bağımsız) hareket etme. Bu, patronlarla daha az doğrudan

> yüzyüze çalışma ve müşteriler ile dahili bölümlerle daha fazla birlikte

> olma anlamını taşır. Bağımsız karar verebilir ve çalışma ile programınızı

> ayarlayabilir duruma gelin.

>

> 3. Geleneksel sekreter anlayışının ötesinde daha geniş beceriler sunun.

> Muhasebe, görüşme yapma ve eğitim verme ile iş yapılan harici şirketlerle

> ortak faaliyetleri koordine etme gibi alanlarda beceri sergileyerek

> çalıştığınız yere daha büyük değer katın, hanenize de sayı kazandırın.

>

> 4. Kişilerarası güçlü beceriler sergileyin. Bunlar, etkin dinleme, iyi

> yazma, etkin görüşme yapma ve sözlü iletişim becerileridir.

>

> 

> 

> Sekreterlikte ileri eğitim sonucu gelişen beceriler

>

> 1. Bilgisayar networklerinin yönetimi

> 2. Büro yazılımlarını güncelleştirme ve tavsiye etme

> 3. Yazılım eğitimi (diğer personelin eğitiminin yöntemlerini de içerir)

> 4. Büroyu yönetme

> 5. Sicil, data işleme veya kelime işleme/masaüstü yayıncılığı gibi

> merkezileşmiş dairelerin yönetimi

> 6. İşletme sunumlarında multimedya kullanımı

> 7. Toplantı planlaması (yolculuk düzenleme, otel görüşmeleri,

> konuşmacılar, ulaştırma vb.)

> 8. Bir Web sitesinin yönetimi (bilgiyi güncelleme, mesajları yönlendirme)

> 9. Dışarıya iş yapan şirketlerle bağlantı (personel sağlama ve muhasebe

> şirketleri, dağıtım/posta kanalları)

>

> 

>

> Kendinizi kanıtlayın!

>

> ABD'de 1998 yılında yayınlanan bir makaleye göre, aşağıdaki ipuçları

> sekreter ve diğer idari personelin ilerlemesini sağlayabilir:

>

> 1. Farklı konularda eğitim alın. Beceri alanınızdaki, dairenizde ve

> bölümünüzdeki diğer iş fonksiyonları hakkında olabildiğince fazlasını

> öğrenin. Ne kadar fazlasını bilirseniz, şirketinizdeki değeriniz o kadar

> artar.

>

> 2. Mevcut eğitim fırsatlarını kullanın ve yenilerini bulun. Şirketinizin

> sunduğu eğitim toplantılarına katılın veya bunları bağımsız olarak takip

> edin. Öğrenmeyi bırakmayın. Bir sünger gibi olun ve işle ilgili

> olabildiğince fazlasını öğrenin.

>

> 3. Esnek olun. Çıtayı yükseltin ve işler hareketlendiğinde kendinizi

> akıntıya bırakın. Patronunuza bir takım oyuncusu olduğunuzu ve daha fazla

> sorumluluk almaya istekli olduğunuzu gösterin.

>

> 4. Sonuç elde edin. Nihai tarihlere bağlı kalın ve her zaman kendiniz

> açısından hedefler belirleyip bunlara ulaşın.

>

> 5. İnisiyatifi elde tutun. Bir şeyi yapmanızın istenmesini beklemeyin.

> Patronunuzun bir adım ilerisinde durun.

>

> 6. Kendinizin yöneticisi olun. Birinin elinizden tutmasını beklemeyin,

> akıllı ve olgun davranın. Patronunuz bağımsız çalışabileceğinizi bilsin.

>

> 7. Yenilenin. İşinizi yapmanın yeni, daha etkin yollarını ortaya çıkarın.

> Büroda işlerin daha iyi yürümesi için yardım, düşünce ve öneri sunun. 

>

> 

>

> Sıradan Çalışandan Fark Yaratan Profesyonel Sekretere

>

> 1.Sadece size bir şey getirebileceğini düşündüğünüzde değil, her zaman

> kapasitenizin % 100'ünü kullanın. Bu, üstün performansın oluşmasına yol

> açar.

>

> 2.Panik yok, işler yetişir, sloganından yola çıkarak "işin çok fazla

> olduğu" düşüncesine asla kapılmayın. İşi daha küçük, yapılabilir parçalara

> bölün veya buna farklı bir biçimde programlayın ki, bildik bir şeyi alışık

> olmadığınız bir biçimde yapıyor ve bunu yeni bir iş haline getiriyor olun.

>

>

> 3. Her gün yeni bir şey öğrenin. Bu birlikte çalıştığınız kişilerden,

> gazetelerden, eğitim programlarından ve TV'den gelebilir. Fakat bununla

> kendi bilgi tabanınızı büyütmeyi ve düşüncelerinizi geliştirmeyi

> sürdürün... Bu sınırlarınızı genişletecektir.

>

> 4. Zamanın efendisi olun. Düzenli olarak yaptığınız işlerde zaman ve

> maliyet tasarrufu yaparak sürekli etkinliğinizi arttırın.

>

> 5. Kendiniz için sürekli yeni hedefler belirleyin. Ruhsal, fiziksel,

> zihinsel ve duygusal hedefler belirleyerek bunu gerçekleştirmek için

> çalışın.

>

> 6. Çevrenize bakın ve en fazla saygı duyduğunuz kişiyi belirleyin. Onlarla

> zaman geçirin ve size öğretebilecekleri her şeyi öğrenin.

>

> 7. Olumsuz insanlardan vebalıymışlar gibi kaçının. Sahip oldukları

> bulaşıcıdır ... ve tedavisi güçtür.

>

> 8. Değer yargılarınızı ve çizgiyi nereye çektiğinizi belirleyin.

> Kendinizi, karşınıza çıkan her durumu tartmak zorunda bırakmayın. Bu,

> kendinize karşı dürüst olmanızı kolaylaştırır. Ruh sağlığınızı da korur.

>

> 9. Açık fikirli olun. Dün doğru olduğunu düşündüğünüz bugün doğru

> olmayabilir... Bunun tersi de geçerlidir. Kendinizi güncel ve yeni

> bilgilere açık bırakın.

>

> 

>

> 'Zor yönetici' ile nasıl çalışılır?

>

> Zor yönetici ile çalışmak zorunda kalmayan sekreter neredeyse yok gibidir.

> Günümüzün hızla büyüyen şirketlerinde yöneticilerin terfi ve yer

> değiştirmelerinin artması, yönetici-sekreter uyumu sorunu olarak ortaya

> çıkarıyor. Bunu aşmak için belirli bir reçete yok ancak bazı ipuçları

> yarar sağlayabilir.

>

> Hemen harekete geçin: Zor yönetici ile aranızdaki gerilimi ortadan

> kaldırmak için anında harekete geçin. Aranızdaki gerilim, yaptığınız işin

> kalitesini, işten tatmin duygunuzu ve iş güvencenizi tehdit edecektir. Onu

> değiştirmek yerine iletişim tarzınızı değiştirmeye çalışın. Çalışma

> arkadaşlarınız ile yöneticinin ilişkilerini gözlemleyerek bir çıkar yol

> arayın.

>

> Yöneticiniz ile performansınızı değerlendirin: Yöneticiniz ile bir

> toplantı yaparak performansınız konusundaki görüşünü alın. Bu görüş olumlu

> ise, rahatsızlıklarınızı diplomatik bir üslupla ve profesyonelce dile

> getirin. İyi bir iş ilişkisi ve daha iyi iletişim talebinizi ifade edin.

>

> Gerilimi azaltmak için esprili yaklaşın: Yöneticiniz ile aranızda

> oluşabilecek gerilimi ortadan kaldırmak için esprili bir üsluptan

> faydalanın. Bunu yaparken, mizahın temeli olan ayrıntıları yakalama

> konusunda hassas olun. Yöneticinizin hangi alanda en olumlu tepkiyi

> verdiğini bilmek, size önemli bir koz sağlayacaktır.

>

> Bütün bunları ve kendi yöntemlerinizi denediğiniz halde sonuç

> alamıyorsanız, şirket içindeki bir diğer göreve veya bir diğer şirkete

> geçmeyi değerlendirin.

>

> 

>

> Ofis Yönetiminin 2001 hali 

>

> Teknolojik ilerlemenin ofis yönetimi üzerindeki etkilerinden biri, ofis

> personelinin yönetici, yöneticilerin de ofis personeli kimliğini

> kazanması. Yeni olanakların kullanılmasına dayanan günümüz dengesinin, iş

> hayatının gereklerine göre yeniden belirlenmesi gerekiyor

>

> 1.Yöneticiler, kendi e-posta ve ses postaları ile ilgileniyor. Kendileri

> artan miktarda zaman kaybederken, sekreterler patronlarının

> programlarının, yazışmalarının izini kaybediyorlar.

>

> 2. Sekreterler, yolculuk planlamasından araştırmaya, başvuru kaynaklarını

> kullanmadan bazı satın alma işlemlerine kadar çeşitli konularda Internete

> geçilmesine bağlı olarak bu ortamı daha çok kullanıyor. Web tasarımına ve

> güncellemesine giriyorlar; sekreter sıfatlarını yitiriyorlar ama yeni

> sıfatları da henüz belirlenmiş değil.

>

> 3. Yöneticiler, sekreterlerini devreden çıkararak e-posta ile kendi

> yazışmalarını gerçekleştiriyor. Sekreterin işi azalıyor ama yöneticinin

> bir yazışmanın kopyasına gerek duyduğunda sekreterin devre dışı kaldığı

> bir ortamda bu önemli yazışmanın kaybolması da mümkün.

>

> 4. Sekreterler, bilgisayar ortamında son şekli veren kişiler oluyor.

> Grafik ve tablo ekleyen, sayfa boşluklarını ayarlayan sekreterler,

> bilgisayar uygulamalarının asıl kullanıcıları durumundalar ve

> yöneticilerini eğitiyorlar.

>

> 5. Sekreterler, şirket dışındaki bilgisayarları sayesinde yöneticileri ile

> 24 saat bağlantı kurabiliyor. Şirketin verilerinin sızması tehlikesinin

> yarattığı kaygıya karşın, 24 saatlik bağlantı daha fazla benimsenen bir

> uygulama.

>

> 6. Şirketin her yerindeki kişiler artık bilgiye ulaşabiliyor ve bilgi ile

> ne yapıldığı asıl önemli konu haline geliyor. Bilginin yaratıcı bir

> şekilde kullanımı, hem yöneticilerin hem de sekreterlerin önceliğini

> oluşturuyor.

>

> 

>

> Yöneticilerden gelen beş tehdide önlem alın!

>

>

> Yöneticinizin beklenmedik bir davranışı ile iyi başlayan bir gününüzün

> yerini kabusa bırakmasına rastlamışsınızdır. İnsanın doğasından

> kaynaklanan garip davranışlar bir kenara bırakıldığında, geriye hazırlıklı

> olunabilecek sorunlar kalıyor.

> Merkezi San Francisco'da bulunan Executive Counterparts adlı kuruluş,

> yöneticilerin yardımcılarında en fazla şikayet ettikleri beş noktayı

> araştırmış. İdari düzeyde destek elemanı yetiştirmede uzman olan kuruluş,

> bu şikayetler ve çözüm önerilerini şu şekilde sıralıyor:

>

> 1. Asistan katılımcı değil.

>

> Gelişmeleri değerlendirerek ortaya çıkabilecek aksaklıkları belirleyin ve

> ortaya çıkmaları durumunda bu aksaklıkların üstesinden gelebilmek için

> hazırlıklı olun.

>

> 2. Asistan organize değil.

>

> Sizin kadar yöneticiniz açısından da anlaşılır ve ulaşılabilir olan bir

> organizasyon sistemi oluşturun.

>

> 3. Asistan yöneticisini biten projelerden haberdar etmiyor.

>

> Tüm işler ve projelerin tamamlanışlarını yöneticinize bildirin.

>

> 4. Asistan, işlerin ve projelerin önceliklerini belirlemede sorun yaşıyor.

>

>

> Yöneticinize hangi projelerin en büyük önemi taşıdıklarını ve

> geciktirilmeden önem verilmesini gerektirdiklerini sorun; aldığınız yanıta

> göre iş ve projelerin önem sırasını belirleyin.

>

> 5. Asistan, önemli noktaya işaret etmek yerine yöneticiyi ayrıntıların

> içinde boğuyor.

>

> Yöneticiniz ile toplantı yaptığınızda, önce en önemli noktaları dile

> getirin. Bundan sonra uygun bir biçimde ayrıntılara geçin.

>

> 

>

> İş Yerinize Ne Kadar Bağlısınız? 

>

> ABD'de yapılan bir araştırma ile, yaratıcı çalışanları işyerlerine

> bağlayan nedenlerle ilgili 12 soru belirlendi.

>

>

> 1.Benden iş yerinde neler beklendiğini biliyor muyum?

> 2. İşimi gereğince yerine getirmem için ihtiyaç duyduğum malzeme ve

> cihazlara sahip miyim?

> 3. İşte her gün, en iyi yaptığımı yapma fırsatım oluyor mu?

> 4. Son yedi gün içinde iyi çalıştığım için dikkat çektim mi ya da övgü

> aldım mı?

> 5. Yöneticim veya işteki biri beni insan olarak dikkate alıyor mu?

> 6. İşte gelişmemi teşvik eden biri var mı?

> 7. İşte görüşlerim dikkate alınıyor mu?

> 8. Şirketimin misyonu, çalışmamın önemli olduğunu düşündürüyor mu?

> 9. Birlikte çalıştığım kişiler, işin niteliğine önem veriyor mu?

> 10. Bir "en iyi arkadaşım" var mı?

> 11. Son altı ayda, işyerinde biri ile durumumu değerlendirdim mi?

> 12. İşte, öğrenme ve ilerleme fırsatlarını buluyor muyum?

> 

> 

> YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI

> 

> SEKRETER ROLÜNÜN DEĞİŞİMİ

> 1890’larda stenograflar…

> 1920’lerde savaş nedeni ile shorthand typist rolünün ön plana geçişi…

> 1950’lerde sekreterlik eğitimi kolejlerinin kuruluşu…

> 1960’larda kadın hareketleri…

> 1980’lerde teknolojik gelişme sonucu wordprocessing programları,

> yöneticilerin kendi

> yazılarını kendilerinin yazması…

> 1990’larda sekreterliğim, yönetici asistanlığı pozisyonu ile yer

> değiştirmesi…

> 2000’lerde yönetici asistanının, ekip oyuncusu-yönetim desteği rolünü

> alması… (çok uluslu şirketlerde mesleki uzmanlaşmaya, kariyer

> planlamasına, yatay organizasyona, ekip çalışmasına, ofis otomasyonuna

> geçildi)

> 

> YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI İÇİN MOTİVASYON FAKTÖRLERİ

> * Gelişmek için değişim

> * Başarı duygusunu hissetmek

> * Değerlendirilmek, ödüllendirilmek

> * Diğer ekip üyelerinden destek almak

> * İş tatmini

> * İş

> * Maaş getirisi

> * Sorumluluk

> * Promosyon

>