Sekreterin Düzenleme Görevleri

Sekreterin Düzenleme Görevleri

Her mesleğin kendine göre periodik olarak yapılması gereken kuralları vardır. Sekreterlerin de başlıca sorumluluklarını eksiksiz yerine getirmesi başarılı olabilmek için gereklidir.

1. Sekreterin düzenleme görevi denildiğinde ilk aklımıza gelen, fiziksel denetim olmalıdır. Bu denetim üç yönlü olabilir.
   - Sekreterin kendi giyimi ve dış görünüşüyle ilgili düzeni
   - Yöneticisinin masası, işleri ve gereksinimleriyle ilgili düzenlemeleri
   - Kendi masası ile ilgili düzeni
   
   Bir günün başında ve sonunda yapılması gerekenler de düzenleme görevi ile ilgilidir. Örneğin günü planlama, yöneticinin vereceği acil işler, rutin (günlük) işler ve boş zamanlarında yapması gerekenler olarak işlerini düzenleyebilir.
   
   2. Ofisin düzeninde en çok; her şeyin bir yeri olmasına ve her şeyin de yerinde olmasına dikkat etmek gerekir. Düzenli olmakla zaman, emek gibi savurganlıklar önlenir.
   
   3. Ofisin ergonomik düzeninden öncelikle –varsa- OM uzmanları (Organizasyon ve Metod) sorumludur. Ancak, sekreterin de yapacağı şeyler olabilir; dosya dolapları ve diğer araç gereçlerini “Normal Çalışma Alanı” içerisine yerleştirmeli, aydınlatma, ısıtma, havalandırma gibi faktörlerin yeterince olup olmadığına dikkat etmeli, gerekli uyarıları yetkililere iletmeli ve önlemleri almalıdır. İş akımını kolaylaştıracak çalışma düzeni oluşturmalıdır.
   
   4. Sekreterin repertuar düzeni denildiğinde; aklımıza ilk gelenleri şöyle sıralayabiliriz:
   - Ajanda
   - Dikte ve not tutma defteri
   - “Bugün Yapılacak İşler” formatı
   - Telefon mesaj formu
   - Organizasyon şeması
   - Rehberler, fihristler, yazım klavuzları, yasa kitapçıkları vb.
   - Bilgisayardaki organizer
   
   5. Örgüt şeması ile kimin kime bağlı olduğu, kimin kimden direktif alacağı, kimin kime karşı sorumlu ya da yetkili olduğu gibi hususlar anlaşılabilir.
   
   6. Telefon defteri sürekli güncellenmeli, her an el altında bulundurulmalıdır.
   
   7. Randevu düzenlemede dikkat edilecek hususlar; öncelikle yöneticinin tercihlerini iyi bilmektir. Önem verdiği işler ve kişiler iyi bilinmelidir. Aciliyetler, öncelikler dikkate alınmalı, iptal edilen randevular, ilgili kişilere zamanında bildirilmeli, gerekiyorsa yeni randevu için yöneticiye danışılarak gün ve saat belirlenmelidir. Sekreter bazen inisiyatifini kullanarak herhangi bir kişiye yöneticisi adına randevu verebilmelidir, ancak yöneticisinin o görüşmeye önem verdiğini bilmesi gerekir. Sekreter, her gün yöneticisiyle birlikte ajandalarını kontrol etmeli, karşılıklı olarak verilen, iptal edilen veya alınması gereken randevular konusunda karar birliğine varmalıdır.

8. Yöneticinin görüşmek istemediği bir ziyaretçiye, durum nazikçe anlatılmalı, başka kanallara yönlendirilmeye çalışılmalıdır. Burada önemli olan, akılcı bir özür belirterek görüşmenin mümkün olamayacağına ziyaretçiyi ikna etmektir.

9. Her yöneticinin işlerle ilgili görüşme süreci farklı olabilir. Bu konuda yöneticinin direktifi doğrultusunda hareket edilmelidir. Ancak bazı hallerde, sekreter yöneticisini, görüşmenin uzadığı, dışarıda daha bekleyenler olduğu konusunda uyarabilir.

10. Dosya düzenleme sistemi geniş bir alandır. Dosyalama sistematiği ve “Belgeler Yönetimi” dediğimiz konu, başlı başına bir süreçtir. Bu sürecin alt yapısında iyi bir kayıt sistemi oluşturmak, gelen ve giden evrakı kaydetmek, işi biten evrakı dosyalamak, kuruluşun yaptığı işe göre uygun bir dosya sistemi seçmek, evrak hareketinde, yerinden alınan bir dosyanın takibi, gereksiz ve zamanı dolmuş evrakın imhası ve arşive kaldırılması gerekenlerin arşivlenmesi gibi iş ve işlemler dosya düzenlemede gözönünde bulundurulması gereken hususlardır.

11. Ajandayı etkili kullanmak gerçekten büyük yararlar sağlar. Ancak ajanda tek başına yeterli değildir; not tutma defteri ve “Bugün Yapılacak İşler” formatı, ajandayla birlikte kullanılırsa daha işlevsel olur. Sekreter bu üçü arasındaki ilişkiyi iyi düzenlemeli birbirine entegre etmelidir.

12. Özel günler için, yöneticisi adına kişi ve kuruluşlara tebrik göndermek bir sekreterlik işidir. Bu konuda sekreter isimlere, ünvanlara, yer isimlerine, şirket isimlerine çok dikkat etmelidir. Bir yıl önce işinden ayrılan bir kişiye tebrik gönderiliyor veya müdür olmuş bir kişiye hâlâ müdür yardımıcı ünvanıyla mesaj yollanıyorsa, burada sekreterin büyük suçu vardır.

13. Türkçe ve yabancı dil sözlüğü, yazım klavuzu ve protokol listesi gibi dokümanlar elbette sekretere en çok yardımcı olan materyallerdir.

14. Eğitimli sekreterler teorik bilgilerle donatılmış olarak okuldan mezun oldukları için, işlerin pratik yönüne adapte olmakta zorluk çekmiyor, ortama hemen uyum sağlayabiliyorlar. Eğitimsiz sekreterler deneme-yanılma yöntemiyle çalışmak durumunda oldukları için, adapte olmaları daha uzun bir sürece yayılıyor. Bilgi bir üründür. Okullu veya çekirdekten yetişmiş-deneyimli sekreterler mesleki bilgileriyle neyi, nerede, ne zaman ve nasıl yapacaklarını biliyorlar ve en az hata ile işlerini yapıyorlar.

Ziyaretçilerle İlgilenmek ve Randevuları Takip

Gelen ziyaretçiler danışma bürosundan geçse de, esas elemeyi sekreter yapar. Yöneticiler şirkete gelen ziyaretçiler konusunda % 80 eleme yapılmasını istemektedirler.

Satış yapmak, davetiye veya bağış toplamak, iş istemek gibi nedenlerle pek çok davetsiz misafire karşı sekreter, müdürünü “koruyucu / paravan / filtre” görevi çerçevesinde korumalıdır. Bazı ziyaretçiler ise, yöneticiye hiç muhatap edilmeden başka bölümlere yönlendirilebilir.

İyi bir sınıflama yapılmalıdır. Bu bağlamda sekreter;

- Yöneticisinin görüşmek istediği kişileri
- Görüşmek istemediği kişileri
- İlk defa gelen -hiç tanınmayan- kişileri
ayırt etmek durumundadır. Bunun için, müdürünün arkadaşlarını, işle ilgili ilişkilerini, amaçlarını, çalışma tarzını ve tercihlerini bilmek gerekir.

Ziyaretçiler “ev sahibi” anlayışıyla karşılanmalı, rahat etmeleri sağlanmalıdır. Gerekli ikram yapılmalı, bekletileceklerse, gazete, dergi gibi şeyler verip, sıkılmamalarına çalışılmalıdır. Ziyaretçilerle laubali olmak doğru bir hareket değildir.

Randevuları çoğunlukla yöneticiler kendileri verir, ancak bazen sekreterin de yöneticisi adına bazı randevuları ayarlaması söz konusu olabilir. Bu durumda:
- Yöneticiyi iyi tanımalı, tercihleri ve beklentileri iyi bilinmeli - Yöneticinin günlük programını bilmeli - Ajandaları her gün kontrol etmeli - Emin olmadıkça kimseye randevu verilmemeli - Randevu günü, saati, yeri ajandaya kaydedilmeli ve yöneticiye bildirilmeli - İptal edilen randevular, zamanında her iki tarafa da duyurulmalı - Randevu öncesi, konuyla ilgili hazırlık yapılmalı - Her türlü hatırlatma sorumluluğu asla unutulmamalı

Hatırlatmalar - Ajandalarda Parallellik – Not Alma

Yöneticiler işleri yoğun olan çok meşgul kişilerdir ve zihinleri oldukça karışıktır. Güvenilir bir sekreter yöneticinin âdeta “beyni” dir.

Yöneticiler sekreterlerinde “geriye dönük hafıza” isterler; 6 ay önceki bir olayı, bir işi bilmesini, o işle ilgili dokümanları hemen ortaya koyabilmelerini beklerler.

Bu yüzden her şeyi yazarak çalışmak işe yarar. Not almak, günlük yapılacak işleri sıralamak ve kâğıt üzerinde göstermek iyi bir alışkanlık olacaktır. Yapılacak işlerle ilgili liste, her an gözönünde bulundurulmalı, bir nüshası da yöneticinin masasında olmalıdır. Böyle bir iletişim için bilgisayardan da yararlanılabilir. Küçük Post-it kâğıtları da hatırlatmalar için idealdir.

Her sabah veya yönetici işyerinden ayrılmadan önce akşam, birlikte 5-10 dakika düşünüp, yapılacak işleri önem ve öncelik derecelerine göre sıralamalı, ajandaları kontrol edip, aynı notların her iki ajanda da bulunması sağlanmalıdır.

Not alma, sekreterin en önemli görevi sayılabilir. Aldığı notları gerektiği gibi değerlendirmesi, mesajları mutlaka yöneticisine iletmesi sorumluluk ve dikkat isteyen bir iştir. Not alırken, anlamadığı bir noktayı ânında sormalı, yanlışlık yapmamak için dikkatle dinlemeli, isimleri, tarihleri, rakamları eksiksiz ve doğru almalıdır. Yazarken bazı kısaltmalar kullanılabilir, cümleler ana noktalarıyla kısaltılarak alınabilir. Şöyle ki; örneğin bir toplantıda 4 kişi var ve bu kişilerden Satış Müdürü Cemil Bey; “Bu ayın sonunda yurt içinde üç şube açmayı planlıyoruz; bunlar da büyük bir olasılıkla İzmir, Adana ve Bursa’da olacak, çalışmalarımızı sürdürüyoruz…” dediğinde, sekreter bu sözleri şu şekilde kısaca not alabilir: [Cml By – ay sonunda; İzm, Adn, Brs’da şube açılacak: Plnlm aş.da] … gibi, kısa notlarla, en önemli hususları kaydeder.

Işyerinde “âhenk kurucu” görevi üstlenmiş olan sekreterin, notları, mektupları, mesajları ilgili kişilere iletmesi, yönetimin “koordinasyon” evresi için destek çabaları olarak yorumlayabiliriz.

Ve tabii ki, “iz sürücü” niteliği çerçevesinde de ilettiği mesajları izlemesi, yerine ulaşıp ulaşmadığını anlaması iyi bir çalışma yaptığının da bir kanıtı olacaktır.

Telefonla Konuşmanın Teknik Gerekleri

1)      Telefon, kolayca erişilebilecek bir yere konmuş olmalı ve sekreter, telefon konuşmaları esnasında gerekecek kalem, not defteri, telefon kayıt formu vb. malzemeyi el altında bulundurmalıdır.

2) En çok kullanılan telefon numaraları, telefon rehberi, otomatik telefon kodları vs. bilgiler telefonun yanında bulundurulmalı ve gereken numaralar telefon makinalarının çağdaş teknolojilerinden yararlanarak telefon hafızasına kayıtlanmalıdır.

3) Sekreter, bürosunun özelliklerine göre bir kayıt formu düzenlemelidir, aranan kişi büroda değilse verilecek bilginin esaslarını (isim, telefon numarası, konu, tarih, saat vs.) telefon formuna kaydedilmeli ve bu şekilde ilgiliye aktarılmalıdır. Düzensiz olarak küçük not kağıtlarına yazılan bilgiler kaybolmaya mahkumdur ayrıca aranan kişi bu düzensiz notlardan doğru bilgi alamayabilir.

4) Mümkün olduğu ölçüde telefona iki defadan fazla çalmadan cevap verilmelidir. Böylelikle;
- İşyerinin dinamizmi yansıtılır,
- Zaman unsuruna önem verildiği ifade edilir,
- Hemen cevap alınması, karşı tarafa güven ve rahatlık verir,
Örneğin; sizin çok acil bir işiniz olduğunu ve bir yeri aradığınızı düşünün... telefon defalarca çalıyor ve açılmıyor ne hissedersiniz?

5) Ahize ağıza yaklaştırılarak 2 cm mesafede tutularak konuşulur, bu esnada ahize çene altına kaydırılmadan konuşulmalıdır.

6) Masa üstü derli toplu olmalı, düzensizliğin dikkati dağıtmasına izin verilmemelidir.

7) Mecbur kalınmadıkça telefonla ayakta konuşulmamalıdır, oturarak rahat bir pozisyonda görüşme yapılmalıdır.

8) Bağlanmayı bekleyenleri hatta bekletirken her 20-30 saniyede hatırlatma yapılmalı, dakikalarca hatta bekleyen birisi, beklemekten vazgeçmiş olabilir, size not bırakmak isteyebilir vs. karşısında uzun süre muhatap bulamaması uygun değildir.

Yönetici Asistanlığı Üzerine

SEKRETER ROLÜNÜN DEĞİŞİMİ

1890’larda stenograflar…
1920’lerde savas nedeni ile shorthand typist rolünün ön plana geçisi…
1950’lerde sekreterlik egitimi kolejlerinin kuruluşu…
1960’larda kadın hareketleri…
1980’lerde teknolojik gelisme sonucu wordprocessing programları, yöneticilerin kendi yazılarını kendilerinin yazması…
1990’larda sekreterliğin, yönetici asistanligi pozisyonu ile yer degistirmesi…
2000’lerde yönetici asistanının, ekip oyuncusu-yönetim desteği rolünü alması… (çok uluslu şirketlerde mesleki uzmanlaşmaya, kariyer planlamasına, yatay organizasyona, ekip çalışmasına, ofis otomasyonuna geçildi)

YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI İÇİN MOTİVASYON FAKTÖRLERİ

* Gelismek için değisim
* Başarı duygusunu hissetmek
* Değerlendirilmek, ödüllendirilmek
* Diğer ekip üyelerinden destek almak
* İs tatmini
* İş
* Maaş getirisi
* Sorumluluk
* Promosyon

YÖNETICI ASISTANLIGI IÇIN HİJYEN FAKTÖRLERI

* Prosedürler
* Yönetim stili
* Firma yönetimi
* Sağlanan yardımlar
* İş çevresi
* Maaş
* Takım ruhu
* İş arkadaşları ile ilişkiler
* İş koşulları ve ergonomi

YÖNETİCİ ASİSTANININ NİTELİKLERİ

1. YÖNETİM BECERİLERİ
* Ekip çalışması
* İnisiyatif kullanmak
* Değişen önceliklerle başedebilmek için yeterli esnekliği gösterebilmek, dakik ve hızlı olmak
* Stres ve zamansızlıkla başa çıkabilmek
* Yönetici ve diğer çalışanlara geri besleme yapabilmek, geri besleme istemek
* Personel/iletisim toplantılarında müdürünü temsil edebilmek
* Ofis giderlerini takip etmek. Maliyet indirimi çalışmalarına katkıda bulunmak
* İç ve dış müşterilerin memnuniyetini sağlamak
* Planlı olmak, kriz anında soğukkanlı olmak
* İyi bir telefon tekniğine sahip olmak
* İyi bir sözlü ve yazılı iletisim tekniğine sahip olmak
* Yöneticinin yokluğunda ofis işlerinin yürütülmesi sağlamak
* Zor ve karmaşık seyahat organizasyonlarını düzenleyebilmek
* İyi bir raporlama tekniğine (görsel, anlaşılır, basit vb. özellikler) sahip olmak
* İyi bir dosyalama sistemine (alfabetik, numerik, coğrafi, önem derecesi, bölümler, vb. özellikler) sahip olmak
* Güncel ve basit yazışmaları yöneticinin yerine yapabilmek

2. KİŞİSEL YETENEKLER
* Kararlı, inatçı ve sabırlı olmak
* Sadık olmak ve sır saklamak
* Dürüst ve güvenilir olmak
* Yüksek enerjiye sahip olmak
* Olayları ve insanları anımsayabilmek
* Gruba hitap yeteneğine sahip olmak
* Eleştiriye açık olmak
* Reaktif yerine proaktif olmak
* Empati yaratmak

EĞİTİM
* Mesleki tüm eğitimlere açık olmak
* Kendini geliştirme istek ve yeteneğine sahip olmak
* İyi bir zaman yöneticisi olmak
* Proje gruplarında ve takım çalışmalarında yer alabilmek
* Sayılar ve matematik prensipleri konusunda bilgi ve beceri sahibi olmak
* Yeni teknoloji ve yazılımları takip edebilmek

4. GENEL KÜLTÜR
* Farklı kültürler ile basa çıkabilmek
* Çevreye saygılı ve duyarlı olmak
* Topluma katkı olanaklarını değerlendirmek
* Medyayı ve şirketle ilgili haberleri takip etmek
* Sirket içi ve dışı sosyal aktivitelerde yer almak

YÖNETİCİ ASİSTANINDAN BEKLENTİLER

* Değişen iş dünyasına ayak uydurma
* Yönetimin dinamik ortamında çalısabilmek
* Liderlik yeteneklerini geliştirmek
* Üst düzey yönetim ekibinin bir üyesi olarak çalışmak
* Yeni iletişim tekniklerini kullanabilmek
* Kişisel eğitimi sürekli kılmak

YÖNETİCİ ASİSTANININ BEKLENTİLERİ

* Hakedildiğinde takdir-teşekkür edilmelidir
* Yönetici ve asistan sorumlulukları karşılıklı olarak konuşulmalı, kariyer planı yapılmalı, günün sonunda günün kısa bir değerlendirilmesi yapılmalıdır
* Rutin işler yanında, yaratıcılık isteyen işler de verilmelidir
* Eleştiriler kalabalık ortamlarda değil, izole ortamlarda yapılmalıdır
* Ekibin üyesi gibi davranılmalıdır
* Gerektiği zaman bağımsız olarak çalışmalarına izin verilmeli, çalışmalarına her zaman karışılmamalıdır
* Beklentiler önceden açıklanmalıdır

Stresle Başa Çıkabilme

İş ve özel yaşamda zaman zaman içinden çıkılamayan sorunlar olur ve bunlar gerçekten insan için birer gerilim kaynağı olurlar.

Uzmanlar stres karşısında üç temel tercih olduğunu söylüyorlar:

- Düşmana (soruna) anlayış göstermek
- Karşı savaş açmak
- Geri çekilmek

Bu yaklaşımlardan hangisinin en iyi sonucu vereceğini değerlendirebilmek stresle başa çıkabilmenin ön koşulu olarak söylenebilir. En iyisi sorunu anlamak, nedenini bilmek ve hangi yöntem en uygunsa onu uygulamak gerekir.

Gerilimi azaltıcı bir etken de kişinin özsaygısını geliştirmesidir.

Bazen bilgi ve beceri eksikliği sorun kaynağı olur ve gerilim yaratır; bunu aşmak için mutlaka o konuyu öğrenmek gerilimi azaltacaktır.

Kişisel ve mesleki nitelikler hatalardan arındırılarak, güçlendirilmelidir.

Fiziksel güç, spor ve beden hareketleri yapmak, stresle daha etkili biçimde başa çıkabilmeyi sağlar.

Dinlenme molaları, hem beynin işleyişine olumlu etki eder, hem kaslardaki gerginliği azaltır.

Kendi kendine telkin; “Bir daha o kişiyle tartıştığımda gergin olmamalıyım” yerine “Bir daha o kişiyle tartıştığımda daha sakin olacağım” demek iyi bir enerji oluşturur.

Optimist (iyimser) olmak da güçlü bir enerji kaynağıdır. Sorunları çözmek için aklın iyi çalışmasına etki eder. Kötümserlik ve öfke ile sağlıklı düşünebilmek pek kolay değildir. Sorunlar ise “düşünülerek” çözümlenebilir.