HOTEL ARMADA SEMİNER NOTLARI

HOTEL  ARMADA

YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI SEMİNER NOTLARI

(2 Eylül 2000 Cumartesi)

Patronlar sekreterleri nasıl çalıştıracaklarını bilmiyorlar. Mesleği geliştirmek lazımdır. İşi biliyoruz ama işimize sıkı sıkı sarılamıyoruz. Çırak olamıyoruz. Önce çırak olacağız ki sonra usta olabilelim.

Daha profesyonel eğitimin yolu nedir?

Bilginin peşine düşün, okuyun, içinizdeki yetenekleri geliştirin. Ben kimim? Hepimiz neysek onu ortaya çıkaralım. Biz yöneticinin gözü, kulağı, eli olan, sorumluluklar alan, sır saklamasını bilen yardımcılarıyız, kalecileriyiz. Bir sekreter her zaman aklını kullanmak zorundadır.

Kendinizi geliştirmek için teoriyi geliştireceksiniz. Pratik olacaksınız, pratik olmak sizin teorilerinizi ortaya çıkarır. Doğru bilgilere ulaşacaksınız. Doğru bilgilere ketçap nasıl konur? Onu sofraya nasıl çıkaralım? Bilgileri iyi sunarsak başarılı oluruz. Ben kimim? Nerden geliyorum? Bugünkü durumum nedir? Hedefime nasıl ulaşabilirim? Nereye gidiyorum? diye düşünerek ve kendimizle bir içgörüşme yaparak hayatımızın haritasını gözden geçirmeliyiz.

Yaratıcı insanlar sürekli üretmek zorundadırlar. Kafanızın içinde neler var? Notlar yazın, değerlendirin, size lazım olmayacağını düşündüğünüz fazla şeyleri kafanızda tutmayın. Bunun yanında kafanızdaki projeleri geliştirip yıkamanız da gereklidir.

Hedefe Nasıl Ulaşabiliriz?

Siz bu işleri yıllardır yapıyorsunuz. Ben neler yapmalıyım ki başarılı olabileyim?

Hedefe koşmak için ileriyi görmemiz gerekir,

Hedefte başarıyı bulmak zorundayız.

Hedefe ulaşmak için bilgi toplamamız lazım.

Hedefe ulaşmak için nereye ve nasıl gideceğimizi bilmemiz lazım.

Önümüzdeki engelleri aklımızla çözeceğiz. Kaleyi korumak zorundasınız. Notu aynen iletmeniz gerekiyor. Beceri, zeka ve akıl kullanılarak kaleyi koruyabilirsiniz. Bunun için yeteneklerinizi geliştirmek zorundasınız.

Kafa Yapımız:

% 40 Ekonomik Sorun,

% 35 Aile Sorunu,

% 15 Çevrenin Etkisi Sorunu,

% 15 Baba ve Akraba Yönlendirmesi Sorunu,

% 5 Gençlik Hayalleri Sorunu.

Kafamız böyle sorunlarla doluysa yeteneklerimizi geliştiremeyiz. Doğru yerde doğru bilgiler satılır. Kafanızda neler sizleri meşgul ediyor? Bunların farkında olun. İlk başta evdeki sorunları çözelim sonra dışarıya çıkalım. Ne yaparsanız yapın, kendinizi kandırmayın. Zaman kazanmak istiyorsanız öncelikle kendinizi temizleyin. Kafanızın içine güzel şeyler koyarsanız bilgi ve görgünüz sizi iyi yere götürür. Kendinizi ne kadar geliştirirseniz o kadar yükselirsiniz.  Bunun için insanların niyet etmesi ve çaba göstermesi gerekiyor.

Kafamızdaki Engeller Nelerdir?

Özel hayatınızda ne gibi engelleriniz var?

İş hayatınızda bazı engeller var, onları bulun ve nasıl eriteceksiniz bunu bilin.

Yatırım yapmalısınız, bunun için her ay maaşınızdan bir kenara atmasını bilin.

Bunun yanında, programlı çalışmak gerekir. Programlı çalışırsak hayatımızı kontrol altına almamız daha kolay olur.

Kendimizi nerde görmek istiyoruz?

Herşeyin bir bedeli vardır. O bedeli yapmadığınız sürece alamazsınız. Herşeyden önce kendinizden emin ve tatlı dilli olmalısınız.

Bilgilerinizi teorik olarak bilip, yapmamanız da bir hatadır. Sekreter göze iyi hitab edebilmeli ve örnek olmalıdır. Kendinize mutlaka bir iş çantası alın. Ajandanız içinde olsun, vücut dili, ses tonunu toparladığınız zaman göze hitab edeceksiniz.

Başarılı olmak istiyorsanız niyet ediniz, “evet”ve “hayır” kelimelerini kendi menfaatiniz için kullanın. Evet ve hayırı kendi frenfactiniz için kullanın. Doğru ve dürüstçe “evet” veya “hayır” deyin. Kısacası net ve açık konuşarak evet veya hayırı yerinde kullanın.

Hayat Merdivenlerini Tırmanırken

1-      İnanmanız(Kuranı okumanız) sevmeniz,

2-      Töreleri, geçmişi (coğrafya, tarih) bilmeniz,

3-      Kendinizi ufkunuzu zorlamanız,

4-      Kendinize hesap sormanız lazım.

Kendimize Hesap Sormak?

·         Beş yıl öncesini düşünün,

·         On yıl sonrasını düşünün,

·         Gelecek oniki ay içinde şunları yapmak istiyorum: diye düşünün ve o düşünceniz sizi faaliyete geçirecektir, amacınıza ulaşacaksınızdır.

Siz kendinize yatırım yapmadığınız sürece gelişemezsiniz.

Süper Yönetici Sekreteri Olmak İçin:

Kendinizi güvenli gösterin,

Kendinizden emin olun,

Kararlı, azimli yürüyünüz,

Kendinize yatırım yapın,

Kendinizin gizli yeteneklerini ortaya çıkartın.

“Sizi” siz yapan siz olacaksınız.

Yorum yapmayın işyerlerinde hiçbirşey hakkında yorum yapmayın.

Beyin Takipçisi miyiz?

Hırs, beceri, akıl, zeka.

Kafanızda sektörleri ayarlamanız lazım. Doğru insanları bulana kadar kapı çalmalısınız. Sizde hırs olmalı, hırs zekanın arkasında kullanılmalıdır ve asla zekanın önüne geçmemelidir.

İş dünyasında kendinizi şansın iki yolu ile kuşatın. Şansımı ikiye katlamalıyım demelisiniz. Başarıyı düşünün, mutlaka başarılı olmalıyım deyin mutlaka başarılı olursunuz. Sürekli kendinizi istediğim yere getireceğim derseniz olur, sadece isteyin.

Teori Pratik Yöntemleri:

Teori: Zekanı, becerini, bilgini, cesaretini aklını kullan.

Mesleki Bilginizi  makyajınızla donatmalısınız. Pratik olmalı, görgü ve bilginizi artırmalısınız. Sağduyulu, sabırlı, akıllı ve sagduyulu olursanız ve affetme duygularınız olursa siz kazanırsınız.

İş Dünyasında Zekayı Kullanmanın Üç Yolu:

1-      Kendi zekanızı asla hafife almayın,

·         Baskalarının zekalarını asla hafife almayın,

·         Kendi zekanızı gereğinden fazla büyütmeyin,

·         Kendinizi ucuza satmayın,

·         Önemli olan beyninizin ne kadar olduğu değildir,

·         Beyninizi ne kadar kullandığınız önemlidir.

·         Endişeleneceğinize

·         Beyninizi iyi kullanın.

2-      Kendinize hergün sürekli tutumunuzu -daha önemli olduğununuzu, zekanızı olumlu şeyler yaratmak için kullanın. Size kazanma yollarını bulması için kullanın, ispat etmek için değil.

3-      Unutmayın, bilgileri ezberlemek yerine daha iyi cümle kullanmasını öğrenmelisiniz. Düşünmeden karşımızdakilerin cümlesini kesiyoruz. Düşünün ki doğru konuşasınız. Kendi zekanızı hafife almayınız.

*(ayıdan  post, kayseriliden dost olmaz)

Iş Hayatında Güven Geliştir ve Korkuyu Yoket:

Korku başarının bir numaralı düşmanıdır.

Korku fırsatların üzerine gitmeyi engeller.

Korku fırsatları kaçırtır.

Elinizden geldiğince korkuları, endişeleri atın ve kendinize güveninizi geliştirin. Net konuşun, mert olun. Zaten yöneticiler analiz ederek sizi çözerler, bundan emin olunuz.

Korkularınızı atın kendinizden emin olun yeter.

Konuşanı Anlamada Önemli Kurallar:

• Hafızanız çok önemli,
• Konuşmada dikkatli dinleme,
• İyi dinleyin, iyi not alın,
• Yöneticinize değer verin ve dinleyin, Bu büyük bir saygıdır.

Bazı fikirler size ters gelebilir. Sizin şahsiyetle ilgili bir güveniniz yok. Fikirleri ters gelse dahi görevinizi yapınız. Herşeyi not alın. Bunun için not alma alışkanlığı yaratın.

İş Hayatında Güven Geliştir ve Korkuyu Yoket:

Korku, başarının bir numaralı düşmanıdır.

Korku, fırsatların üzerine gitmeyi engeller,

Korku, fırsatları kaçırtır.

Elinizden geldiğince korkularınızı endişelerinizi atın ve kendinize güvenmenizi geliştirin. Net konuşun, mert olun. (Zaten yöneticiler analiz ederek sizi çözerler).

Bunun için korkularınızı atın kendinizden emin olun yeter.

Konuşanı Anlamada Önemli Kurallar:

·         Hafızamız çok önemli,

·         Konuşmada dikkatli dinleme çok önemli,

·         İyi dinleyip iyi not almak çok önemli,

·         Yöneticinize değer verin dinleyin. Bu büyük bir saygıdır. Bazı fikirler size ters gelebilir. Sizin şahsiyetle ilgili bir güvensizliğiniz yok. Fikirleri ters gelse bile siz görevinizi yapınız. Herşeyi not alınız. Not alma alışkanlığı yaratınız.

İşitme:

Kulağın hakkını vermek bir sanattır. Kulağımız uydu anteni gibidir. Dinleme, çalışma düşünme organlarımızı geliştirmek zorundayız.  Bilgileri yerinde alıp başka yerde pazarlayın. Kişinin kendini kontrol etmesi önyargılardan sıyrılması. Kişileri anlamaya gayret gösterin. Onları anlamak için gayret gösteriniz.

HOTEL  ARMADA

YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI SEMİNER NOTLARI

(3 Eylül 2000 Pazar)

Güçlü Bilinçli Sekreterlik:

• Güleryüzlü olmak,
• Kibar olmak,
• İnsiyatif sahibi olmak,
• Arkadaşlıklarla işi karıştırmamak,
• Ciddi ve sorumluluk sahibi olmak,
• Güvenilir bir kişiliğe sahip olmak,
• Sır saklamak düzenli olmak, zevk sahibi, yaratıcı olmak,
• Sabırlı olmak,
• Anlayışlı olmak,
• Görgülü olmak,
• İş ortamında arkadaşlıklardan ziyade iş disiplinini koymak zorundasınız.
• Yeri geldiğinde kendinizi korumak zorundasınız.
• İşinizdeki sorumlulukları bilmelisiniz.
• Ciddi ve sorumluluk sahibi olmak zorundasınız.

İş hayatında güvenilir bir insan nasıl olunabilir?

• İş dünyasında çalışan insanlar orda ne yapıyorlarsa orada kalsın, o sırlar dışarıya taşmasın.
• Kendi sırlarınızı kendinize saklayın. Sorunları da olmalı, o sorunları çözmek mücadele etmek zorundayız.
• Sır saklamalıyız, şanslı olduğumuzu düşünmeliyiz.
• Yaratıcılığımızı nasıl kullanacağımızı bilmeliyiz.
• İnsanlarda umut olmalı arkaya korku öne umut konmalı.

Patron Üzerinde Olumlu Etki Bırakma:

Patronlar ve  Yöneticilerin istedikleri sekreterler şöyle olmalıdır:

• Güçlü,
• Bilinçli,
• Kendinden emin,
• Çalışkan.

Kendinizi Geliştirmek Elinizde:

1. Okumanız,
2. Araştırıcı olmak,
3. Çevreyi sıkı takip edip dinlemek,
4. Toplantılardan, seminerlerden, kokteylerden hoşlanmak,
5. Sürekli yenilenmek, sürekli gelişmek.
6. Kalite düşünmek.

Örtünmeyin! Giyinin:

Yemek yemek mi?

Tıkınmak mı?

Giyime çok dikkat etmek zorundayız.

Yemek yerken kalorilerinizi dikkatli alırsanız kilo sorununuz olmaz.

Yemek yemek bir sanattır.

Düzenli beslenmeye dikkat etmelisiniz.

Günde en az bir kez bunları yapıyoruz:

• Dişlerini fırçalayanlar,
• Duş alanlar,
• Banyo yapanlar,
• Şampuan kullananlar,
• Sabah saat 6’dan once uyananlar,
• Şekerlemee yapanlar,
• İşe gidenler,
• Restorana gidenler,
• TV izleyenler
• Toplu taşıma aracı kullananlar,
• Evinde bilgisayar kullananlar,
• İşinde bilgisayar kullananlar,
• Alışveriş yapanlar,
• Kredi kartı kullananlar,
• Gazete okuyanlar,
• Dergi okuyanlar,
• Radyo dinleyenler,
• Herhangi birine bağıranlar,
• Kendini şanslı hissedenler,
• Kendini suçlu hissedenler.

                                                                      Araştırma

 

Yeni Bilgiler                                                                                                             Çevre Edinme

Dünya Penceresiyle Bakan

 

                                  

                                                                                                                             Tecrübe sahibi olma

 

              Din Bilgileri

                                                            Bir meslekte uzmanlaşma

İnsanlarda birikim varsa, tasarruf varsa, kısacası alt yapı oluşmuşsa kendisini geliştirmesi için hiç bir engel kalmaz.

Kendinizi geliştirmek için İlk başta küçük çaplarda tasarrufa başlayın. Birikim olması için parayı biriktiren bilgiyi biriktiren insanlar siz olmalısınız. Bunun için aklınızı ve mantığınızı kullanmak zorundasınız.

Büyük Düşünmenin Büyüsü nedir?

Herşeyden once şükretmek lazım. İyi birikimleriniz olmalı.

Bir işi mükemmel yapmak zorundayız.

“Büyük düşünme gücüne erişeceğim deyin”.

Büyük Düşünmenin Büyüsü:

• Gerçek şevkin gücünü geliştirmek,
• “Sen önemlisin” tavrını geliştirmek,
• “Önce hizmet” tavrını elde ederek daha başarılı olmak,
• Diğer insanlara karşı doğru düşünceler besleyerek onların desteğini kazanmak,
• Kendini kaldıracak kadar hafif hale getirerek daha çok sevebilen birisi olmak,
• Arkadaşlıklar kurmada girişken olmak,
• İnsanlar hakkında sadece güzel şeyler düşünme tekniğinde uzmanlaşmak,
• Bol sohbet yapmada pratik yaparak arkadaş kazanmak,
• Kaybettiğinizde veya bir engelle karşılaştığınızda bile büyük düşünmek,
• Düşüncelerinizle ilgili olarak birşeyler yapmak için aklınızı toparlamak,
• Korkuyu tedavi etmek ve güven kazanmak için faaliyette bulunmak,
• Zihnin eyleminin gizini keşfetmek,
• ŞİMDİ’nin büyüsünden yararlanmak,
• Sesini yükseltme alışkanlığını elde etmede kendini güçlendirmek,
• Her engelden birşey kazanmak gücünü kullanmak,
• Kendini yapıcı olarak eleştirme gücünü kullanmak,
• Sebat ve denemeyle olumlu sonuçlar elde etmek,
• Hayatta nereye gideceğiniz ile ilgili olarak net bir çözüm bulmak,
• Bir plan kullanarak 10 yıllık amacınızı belirlemek,
• Başarıyı öldüren 5 silahtan kaçınmak,
• Kesin hedefler belirleyerek enerjiyi katlamak,
• İşleri yapmanızda size yardımcı olacak hedefler belirlemek ve daha uzun yaşamak.

Sekreter amirinden bilgili olmalıdır:

* Sekreter

·         Yöneticinin üzerinden yükü almak,

·         Gelen telefonları değerlendirmek,

·         Gelen faksları değerlendirmek,

·         Ofis içinde zaman çalanlarla uğraşılması,

·         Yöneticisine zaman, rahat ortam yaratması,

·         Günün işini omuzlarına alıp yük taşırsanız,

·         En an %60 yüklerseniz,

·         Bu yük, bu sorumluluk,

                          Sizi ağır, önemli, kaliteli

·         İş bitiren, bu şirketin (bu derneğin) kalecisi

                          dedirtirseniz, siz pahalı sekreter olursunuz.

Sizin işiniz, tüm beyninizi ve aklınızı  göreve vermeniz lazım.

Sizin iş saatinde sabahtan akşama kadar enerjiniz aynı olmalıdır.

Sekreterlik nedir?

İş hayatında herşeyi organize eden, başarıya ulaşmasını sağlayan, beşeri ilişkilerini ortaya seren, yönetime bilgi veren, büro içerisinde düzeni sağlayan, gören, duyan, herşeyi yöneticisine duyuran, organize eden birisidir sekreter.

Sekreterin 3 yönü vardır:

1. Fiziki kavramı,
2. İnsanlarla diyaloğu,
3. Mesleki bilgileri.

Fiziki Kavram: Giyiminizle, bakımlılığınızla kendinizi saydırmanız gerekir. O masada varlığınızı hissettirmeniz gerekiyor. O masayı aydınlatın, insanlara hitap edin bunları ihmal etmeyin. Siz siz olan giyiminizi kuşamınızı ihmal etmeyin. Sürekli bakımlı olun, orta makyaj yapın, zarif görünün.

İnsan Diyaloğu: İnsanlar kazık atarak deneyim sahibi olurlar. İş dünyası savaşsız bir silah gibidir. Biz insanlar iş hayatında disiplin sistemine girmek zorundayız. Çevremizdeki insanları güzel şekilde görmeliyiz. Deneyimlerimiz, tecrübemiz artacak. Bunun için iyi ilişkiler kurmak, yeteneklerimizi geliştirmek önemli. Bugünün işini yarına bırakmayın. Çevrenizdeki insanlara inançla, sevgiyle, sabırla bakmanız gerekir.

Mesleki Bilgiler: Kullandığınız makinalarınızın haftada bir kontrolünü yapmak. Siz siz olun küçük hatlarınıza dikkat edin mutlaka yöneticiniz bunu görür. Zamanınızı iyi kullanın, işiyle uğraşan, dosyalamayı geliştiren, gelen raporları, güzelce sunan duyarlı ve zeki insanlar olmak için gayret etmek mesleki bilgilerin içeriğidir.

Sekreter Rolüne Girmek ve Yapmak:

Şirket içerisinde yöneticisinin işini yapan, oradaki işleri düzenleyen insan demektir. Giyiminde, bakımında titiz olan, iletişim kurallarını iyi kullanabilen dikkatli kişi demektir. Görgüde ön planda olmak zorundadır. Sert insan bile gelse onu yumuşatabilen olmak zorundadır. Bir yönetici sekreter bunu becerebilmelidir.

Santral Sekreterinin Görevleri:

Yerlerinde yoklar nasıl yardımcı olabilirim?

Hızlı, becerikli olmalı.

Pardon, affedersiniz, bir dakika, tabii ki, kelimelerini sık sık kullanınız.

X Bey tamam efendim. Hemen bağlıyorum.

Bu yönde mükemmelliğinizi ortaya çıkarın.

Ne duyuyorsanız  onu aynen yazın, notu tek tek yazınız.

_Bana şans tanıdığınız için teşekkür ederim.

Bir Sekreterin Dış Görünüşü ve Davranışları:

Çantanız, ajandanız, kaleminiz çok önemli. Giyiminiz, davranışlarınız, vücut diliniz önemlidir. Her insan duyarlı, zarif, sessiz insanlara bayılırlar, hayran kalırlar.  Davranışlarınızı asgariye indirin. Şirketinizi tanıyın, ne gibi evraklar gerekiyorsa onları biliniz.

Yönetici Sekreterler ve Asistanlar Güçlü Bir Görüntü Gösterin:

Kişiler bir bayanda zariflik, zeka ararlar. Sizler yakışanı başarı için giyinin, kararlı olun. Üretken bir model çizin. İşler ters giderse bilgileri toplayın. Duyarlı olup hemen düzeltin. Bunları yapmak için mutlaka sabırlı olmak lazım. Her konunun bir çözümü mutlaka vardır. Her sorunun bir cevabı vardır. Yetkinizi akıllı kullanmaya çalışın. Biraz canlı, biraz mizah duyguları gelişmeli (gırgır, fırt dergileri okuyun!) Zayıf yanlarım nerelerde diye kendimize soru sormalıyız. Zayıf taraflarımızı bir haftada toplayabiliriz.

Bir Sekreterin Günlük İş Takibi:

Bir sekreter yöneticisinin sağ koludur, onu gözü, kulağı ve ayağı gibidir.

İşine erken gelip geç giden iyi bir sekreterdir.

Güne hakim olun, programlı olun, notlarınızı ihmal etmeyin, mutlaka not alın.
(Tabi efendim, haklısınız efendim demelisiniz). Gelen konukları misafir gibi karşılamalısınız. Düzgün konuşmalısınız. Amirinizin düzenli olmasına gayret göstermelisiniz. Yardım, duyarlılık ve dikkatli olmalısınız.

İyi Bir Asistan Olmak İçin:

Ekibine üretkenliğini kabul ettirebilmesi gereklidir. Anahtar oyuncu olduğunu ihmal etmemeli. Siz imkanlarınızı bırakıp başka iş ararsanız, sizi bırakıp başka birini arayacaklardır. Onun için ekibine üretkenliğinizi kabul ettirebilmelisiniz. Amirinizin sırlarını siz duyacaksınız, işiteceksiniz ama başkalarına değil. Anahtar olduğunuzu unutmayın. Dikkatli ve seri çalışın. O akşam işleri gözden geçirin, eleyin ve temizleyin. Yapılacak işleri yapın, yapılacakları kenara koyun. Böylece asistanlık görevinizi en iyi yaptığınızı farkedeceksiniz.

Günlük Plan-Program Uygulama:

Güne erken başlayın ve erken kalkın. Masanızın düzeni, posta ile ilgili evraklar, randevu defterlerini gözden geçirin. Açık olun ve net konuşun.

Arkadaşlığa değil, iş kurallarına önem vermek gerekir. Siz siz olun kendi başarılarınızla kendinizi övün ve yöneticinize hissettirin. İşinizi sevmesini öğrenin. Dostunuzu ve düşmanınızı iyi tanıyın.  Herşeyden once bizim kendimizi iyi ifade etmemiz lazım.

Yöneticime daha iyi nasıl hizmet verebilirim?

Herşeyi ben yapmalıyım diyebilmeliyiz.

Uyanık olacak, duyarlı olacak, her konuyu bilecek; ama yerinde konuşacağız.

Bir Sekreterin Elinin Altında Bulunanlar:

·         Şirketin faaliyetleri,

·         Şirket sahipleri hakkında bilgiler,

·         Harita, Deyimler kitabı ve sözlük.

Bir Sekreter Bu Gibi Kaidelere Önem Vermeli:

Hoşgörülü, iyiliksever, açık fikirli olmalı, başkalarının fikirlerine saygı duymalı, ağırbaşlı olmalı, türkçeyi daha güzel kullanabilmeli, güleryüzlülüğünü asla ihmal etmemeli. Sır saklayan olabilmeli (teori, pratik yaparak uygulamak lazımdır).  Öğrenme isteği içinde olmalı. Herşeye olumlu yaklaşmalı. Bağımlı, güvenilir, karar verebilin biri olabilmeli. Espri anlayışı olmalı.

İdare etme kabiliyetinizi artırın. Tasarruf sahibi olun. İnsanların kültürlerini öğrenin. Ülkemizdeki insanları tanıyalım. Milletlerin kültürleriyle ilgilenelim. Haritayı öğrenelim, Harita bilginiz olsun. Otelleri tanıyın, imkanları bilin.

Bir sekreter bu gibi kaidelere önem verirse başarıdan başarıya koşacaktır.