İKRAM VE PROTOKOL KURALLARI

İKRAM VE PROTOKOL KURALLARI

İyi Bir İzlenim Bırakmak İçin

İyi bir izlenim bırakmak için hiçbir zaman ikinci bir şansınız olmayacaktır. İzlenimler önemlidir; başkalarının sizi nasıl gördüğünü ve sizinle nasıl etkileşimde bulunacağını belirler. Siz de daha iyi bir izlenim bırakmak isterseniz aşağıdaki önerilerden yararlanabilirsiniz.

Herkesin karamsar olduğu, bütün suratların asıldığı, yüzlerin hiç gülmediği bir dönemde her şeye rağmen sizlere gülerek kocaman bir merhaba diyorum. Çünkü ben mutlaka beni mutlu edecek bir şeyler bulurum. Sizlerle yeniden birlikte olmak ise büyük bir mutluluk...

1- Her şey sağduyuya uygun ve nazik davranmakla başlar. Sağduyulu ve nazik davranmanın basit kuralları herkes için geçerlidir.

2- Başkaları ile iyi geçinin. Çoğu zaman tanıdığınız birinin nasıl olup da işinde yükseldiğine şaşarsınız; çünkü o kişi, işinin gerektirdiği niteliklerin tümüne sahip değildir. İşinizde ilerlemek için her zaman en bilgili, en deneyimli aday olmak yetmez; bazen de başkalarıyla iyi geçinip geçinemediğinize bakarlar.

3- En kötüye hazır olun ve soğukkanlılığınızı koruyun. İster toplantılarda, ister sunuşunuzda olsun ya da bulunduğunuz herhangi bir yerde eğer kötü bir şey olma olasılığı varsa olacaktır.

4- Gündelik konularda konuşarak insanları rahatlatın. Hiçbir şey, koyu bir sessizlikten daha rahatsız edici olamaz. Eğer kendinizi bu konuda yetersiz buluyorsanız, arkadaşlarınız arasında ve ailenizle birlikteyken bol bol alıştırma yapın.

5- İnsanları bekletmeyin, geç kalmayın. Dakik olmak en genel görgü kurallarından biridir.

6- Başka insanların zamanlarına saygı gösterin. Bugünün rekabetçi ortamında iş arkadaşınız bir işi yetiştirmek için kan ter içinde koştururken, sohbet etmek için zamanını almanız ya da iyi planlanmamış bir toplantı ile katılanların zamanını çalmanız hiç hoş karşılanmayacaktır.

7- Dinleme becerinizi geliştirmek için çalışın. İyi bir dinleyici olmak başarının anahtarıdır. Şu iki şeyi sakın yapmayın; karşınızdakinin sözünü kesmeyin ve lafını ağzından kapmayın. Ama soru sorabilirsiniz.

8- Duruma uygun giyinin. Uygun bir giyim profesyonel bir izlenim bırakmanın anahtarıdır. Eğer eteğinizin boyu size fazla kısa gibi geliyorsa, büyük olasılıkla öyledir. Erkekler, siz de lütfen insanın gözünü alan o vahşi kravatlarınızı evde bırakın.

9- Bir başkasının alanına saygı gösterin. Çantanızı bir başkasının masasına koymak, izin almadan telefonunu kullanmak ya da toplantının başlamasını beklerken masanın üzerini karıştırmak saygısızlıktır.

10-Telefonla sizi arayıp bulamayanları mutlaka arayın. Daha sonra cevaben sizin aramanız çok genel bir görgü kuralıdır. O anda yardımcı olacak durumda değilseniz bile karşı tarafın isteğini dinleyin, beklemede bırakmayın.

 

KUSURSUZ TOPLANTILAR...

Toplantı Düzenleme
Toplantı Düzenlemede Sekreterin Görevleri

- Amaca uyan bir toplantı yeri ayarlamak.
- Toplantıya katılacak kişileri, toplantı yerini, saatini, tarihini bildirmek.
- Toplantı gündemini yazmak, çoğaltıp dağıtmak.
Amaca uygun bir gündem için yapılması gerekenler:

· Toplantı dosyasının oluşturulması.
· Gündemin katılımcılara önceden dağıtılması.
· “Yapılacak İşler” maddelerinin belirlenmesi.
· Gündem girdilerinin belirlenmesi. (Öneriler istenmesi, toplanması.)


* Yöneticisinin toplantı sırasında ihtiyaç duyacağı tüm bilgi ve belgeleri hazır bulundurmak, kendisini uyarmak.
* Toplantı sırasında kullanılacak belgelerin katılımcı sayısı kadar çoğaltılmasını sağlamak.
* Toplantı mekanının tüm düzeni ile ilgilenmek.
* Şehir dışından gelecekler için otel rezervasyonu yapmak, gerekirse ulaşımlarını sağlamak.
* Basın duyurusu yapılacaksa, hazırlıklara katılmak.
* Toplantı tutanaklarının hazırlanmasını sağlamak ya da bizzat hazırlamak.
* Toplantı bittikten sonra gerekli tutanakların dağıtılması, ödemelerin kontrolü ve teşekkür mektuplarının yazımını takip etmek, gerekiyorsa yapmak.


Sekreterin Toplantı Sonrası Yapması Gerekenler

* Alınan kararların toplantıya katılanlara sunulması.
* Toplantıda bazı komiteler kurulması kararlaştırılmışsa ilgililere duyurulması.
* Alınan kararlara göre ilgili kişi ya da kuruluşlara teşekkür ya da tebrik mektuplarının yazılması.
* Alınan kararlar çerçevesinde yöneticinin yapması gereken işler konusunda hatırlatıcı ve yardımcı olunması.
* Toplantıya ait tüm evrakın dosyalamasının yapılması.

Toplantıya Evsahipliği Yapılıyorsa Sekreterin Görevleri

* Yapılmak istenen değişikliklere zaman kalacak şekilde erken saatte toplantı mekanında olmalı.
* Toplantı mekanının arzu edilen düzende olmasını sağlamalı.
* Masaların üzerine not kağıdı veya kağıt bloklar ve kalem hazırlamalı.
* İçeceklerle ilgilenmeli.
* İsim kartları kullanılacaksa hazırlanmasında ve kullanılmasında bizzat çalışmalı.
* Toplantı sırasında katılımcıların istek ve ihtiyaçlarıyla ilgilenmeli.
* Molalarda katılımcılar arasında dolaşıp, ihtiyaç belirlemeli. Bunu yaparken sosyal bir toplantıda değil iş toplantısı ortamında olduğunu unutmamalı.

İŞ TOPLANTILARI (5)

1- Herhangi bir konuyu tartışmaya açtığını belirtinceye kadar, başkanın toplantıyı yönetmesine fırsat verin (örneğin, katılımcılardan biri rapor sunumunu bitirdikten sonra). Eğer toplantıya ilk kez katılıyorsanız, daha kıdemli üyeler kendi görüşlerini açıklayıncaya kadar söz istemeyin. Söz aldığınız zaman da kısa, nazik ve konudan ayrılmadan konuşun; olabildiğince olumlu görüş bildirin, asla salt eleştiri yöneltmeyin. Doğrudan üyelere hitap edildiğini açıkça gözlemlemediğiniz sürece, konuşmalarınızda mutlaka başkana hitap edin ('Bu konuya şöyle yaklaşmamızı öneriyorum, Sayın Başkan') gibi. Konuşurken üslubunuzun ve duruşunuzun kibirli ve gösterişli olmamasına özen gösterin. Toplantının resmi olması, doğal davranmamanız gerektiği anlamına gelmez.

2- Düşünceleriniz diğer üyelerin görüşlerine ne kadar aykırı olursa olsun, onlara ve düşüncelerine saygı göstermelisiniz. Nazik ve ikna etmeye yönelik tartışma üslubu, her zaman, alaycı ve kişiliklere yönelik konuşmalardan çok daha etkilidir. Terfi kararları verilirken, toplantılardaki davranış biçiminizin de önemli bir etken olduğunu sakın aklınızdan çıkarmayın.

3- Görüşülen her konunun karara bağlanıp bağlanmadığına dikkat edin. Aslında bu başkanın işidir, ama zaman zaman bazı konuların herhangi bir karara bağlanmamış olduğunu fark edebilirsiniz; böyle bir durumda, örneğin, o konuların bir sonraki toplantıda mı ele alınacağını, ya da daha derin bir inceleme için üyelerden birine mi verildiğini sormanız çok yerinde bir davranış olacaktır. Eğer katıldığınız toplantının geleneğinde, karar önerilerinin sunulması ve oylanması varsa, bazı ekler önerebileceğinizi -ama bunun için, önce başkandan izin almanız gerektiğini- de unutmayın.

4- Çoğu zaman toplantıda tartışılan konuların gizli olduğunu hiç aklınızdan çıkarmamalısınız. Bir toplantıda olup bitenler hakkında fazlaca konuşmanın ağır bir görgüsüzlük sayılabileceğini ve adınızın bir kez 'boşboğaz'a çıktıktan sonra bundan kurtulmanın çok zor olacağını unutmamalısınız.

5- Toplantı tutanakları katılımcılara dağıtılmadan önce genellikle başkanın onayından geçer ama resmen kabulü bazen bir sonraki toplantıda gerçekleşir. Herhangi bir konuda tutanağın eksik veya yanlış olduğunu düşünüyorsanız, tutanak kabulünün oylanacağı toplantıdan önce başkanı o konuda uyarmak, bir görgü kuralıdır.

6- Toplantıya katılanlarla aranızda herhangi bir konuda ciddi bir görüş ayrılığı varsa, o konunun görüşüldüğü oturumdan çekilmeye veya o organdan istifa etmeye karar verebilirsiniz. Bir toplantıdan çekilmeye karar verdiyseniz, bunun mutlaka tutanağa geçirilmesini istemelisiniz ki, daha sonra varılan kararları desteklemediğiniz bilinsin. İstifaya karar verirseniz, bunu doğrudan başkana hitaben yazacağınız bir yazıyla bildirmelisiniz. İstifanızın yürürlüğe girmesi için bir sonraki toplantıyı beklemeniz gerekmez. Düzenli toplanan bir organdan ayrıldıktan sonra da o toplantının üyesi olduğunuz zamanki bağlılık ve gizlilik kurallarına uymak, bir ahlak ilkesi

Kaynak: İş Töresi, David Robinson

 

 

Resmi Toplantılar

Bölüm toplantıları, yönetsel toplantılar, bağlantı toplantıları, yönetim kurulu toplantıları gibi resmi toplantılarla ilgili kurallar, bu işlerin kıdemlileri için dahi, zaman zaman oldukça karmaşıktır. Eğer özellikle bu tür toplantılarda 'yeni' iseniz, mahcup duruma düşmemek ve çok acemi görünmemek için kuralları iyice öğrenmelisiniz.

Resmi toplantılar haftalık, aylık, üç aylık gibi düzenli zaman aralıklarıyla, seçilmiş bir başkanın yönetiminde, önceden dağıtılan gündem, rapor veya tutanaklardaki konuları görüşmek üzere düzenlenir ve bu toplantıların aksamadan yürümesinden sorumlu bir sekreteri olur.

Bu toplantılarda çoğu kez oylamalar ve oy çokluğu ile alınan kararlar söz konusudur (örneğin, şirketlerin ortaklar genel kurullarının nasıl yapılacağı, yasayla belirlenmiştir). Eğer katılacağınız toplantıda yeniyseniz, toplantıya girmeden önce, bu konuların her birinin, o toplantı türü için ne gibi kurallara bağlanmış olduğunu mutlaka -büyük olasılıkla sekretere- sorarak öğrenmelisiniz.

Her toplantıda uymanız gereken ortak kurallardan bazıları şunlardır:

1- Katılacağınız toplantıya mutlaka son tutanakları, gündemi ve benzeri tüm yazılı malzemeyi okuyarak hazırlanın. Gündemde olmayan bir konuya dikkat çekmek istiyorsanız, bunu özellikle 'diğer konular' veya 'öneriler, dilekler' gibi bir başlık sırasında, sözlü olarak yapabilirsiniz. Konu büyük bir önem taşıyorsa ya da karmaşık bir sorunsa, o maddenin gündeme eklenmesini toplantıdan hiç değilse üç işgünü önce önermeli ve toplantıdan önce sirküle edilmesini sağlamalısınız. Aksi takdirde, toplantı sırasında ortaya bir yazılı belge atıp bu konuda hemen o toplantıda bir karar çıkmasını sağlamaya çalışmak uygunsuz bir davranış olur.

2- Aksi bildirilmedikçe, resmi bir kıyafet (şık iş elbiseleri) giyin ve toplantıya mutlaka zamanında girin. İdeal olanı, toplantı yerine başlama saatinden hiç değilse beş dakika önce -eğer ilk toplantınız ise, on dakika önce- ulaşmaktır. Bir toplantı başkanını, katılımcılardan birinin gecikmesi nedeniyle toplantının açılışı geciktirmekten ya da zaten daha önce duymaktan bıktığı iş yoğunluğu nedeniyle gecikildiği nakaratından daha fazla hiçbir şey rahatsız edemez.

3- Belirlenmiş olan oturma planına uyun. Bu türden çoğu toplantının, artık alışkanlık haline gelmiş bir oturma planı vardır (genellikle masanın başı başkana aittir) ve yeni katılan birinin, düşüncesizce, kıdemli bir üyenin yerini alması hiç de iyi bir başlangıç olmaz. En pratiği, üyeler yerlerine geçmeye başladığı sırada, nereye oturabileceğinizi sormaktır.

4- Eğer bir toplantıya ilk kez katılıyorsanız, başkanın sizi sunup hoş geldiniz demek için yapabileceği kısa bir konuşmaya, asla cevabi bir konuşmayla karşılık vermeyin. Kısaca 'teşekkür ederim' demeniz yeterlidir.

 

 

 

Hazırlıksız Toplantılar

Hazırlıksız toplantılar, çoğu kez bir amir tarafından elemanlarından bir bölümünün çağırılması ya da bir üst yöneticinin diğer departmanlardaki meslektaşlarıyla buluşması yoluyla gerçekleştirilir.

Bu tür toplantılar hemen her zaman, diğer insanların iş programlarını aksatır. Genellikle kötü hazırlanmışlardır ve doğru dürüst bir sonuca bağlanmadan biterler. Hazırlıksız bir toplantı çağrısında bulunacaksınız, telefonu elinize almadan önce kendinize şu soruyu sormalısınız:

"Bu konu hemen şimdi mi ele alınmalı, yoksa düzgün bir toplantı gerçekleştirinceye kadar bekleyebilir mi?"

Çoğu organizasyonlarda -özellikle de katı iş hedefleri belirlenmiş olan firmalarda, başlıca hoşnutsuzluk nedenlerinden biri, üzerinde fazla düşünülmeden yapılan hazırlıksız toplantılardır; çoğu amir, bu toplantılar yüzünden, kendisinin uygun zamanını elemanlarının etkinliğinden önde tutmakla eleştirilir. Bu nedenle, eğer yukarıdaki hassas soruyu yanıtlamada çekinceniz varsa, hazırlıksız toplantı yapmaktan vazgeçmelisiniz.

Hazırlıksız toplantılar genellikle toplantıların en plansızıdır. Bunlar ya yoğun bir işgününün ardından gevşemek amacıyla, ya da yeni fikirler için beyin fırtınası amacıyla kullanılabilir.

Özel bir konu üzerinde yoğunlaşılıyorsa (örneğin, bir üretim darboğazı karşısında iş dağıtımını yeniden belirlemek gibi), büyük olasılıkla, katılımcıların hepsi toplantı içeriğini yakından biliyordur; bu durumda toplantı basit ve eylem merkezli olabilir. Yine de, önceden belirlenmiş toplantılarla ilgili altın kuralları daima akılda tutmakta yarar vardır; çünkü hazırlıksız toplantınız, başlangıçta niyetlendiğinizden daha büyük bir önem kazanabilir.

Kaynak: İş Töresi, David Robinson

İŞ TOPLANTILARI (2)

4- Katılımcıların tümü, toplantıya zamanında gelmelidir. Geç kalmak hem saygısızlık, hem de başkalarının zamanını ve parasını boşa harcamaktır. Toplantıya geç kalmak, bir tek şey dışında hiçbir şeyi -örneğin ne kadar önemli ya da meşgul bir kişi olduğunuzu- kanıtlamaz; tek kanıtladığı, sizin düzensiz bir insan olduğunuzdur!

5- Çağrı sahibi, toplantıyı olabildiğince kısa ve etkili tutmalıdır. Toplantı, yönergeler hazırlamak veya bir kararı duyurmak için düzenlendiyse, konuşmanın çoğunu çağrı sahibi yapar. Eğer bir sorunu çözmek ya da bir fırsatı değerlendirmek üzere toplanıldıysa, çağrı sahibi herkesi konuşmaya özendirmeli ve en sonunda vardığı kararı açıklamalıdır. İzleme çalışmaları gibi; bire bir görüşülebilecek konulardan toplantının sonuna kadar kaçınılmalıdır.

6- Toplantıya katılanlardan birinin, alınan kararları ve başlıca çıkış noktalarını not alması istenmelidir. Bu görev genellikle en geç katılımcıya düşer; bu nedenle, eğer toplantıdaki en geç katılımcıysanız, hanenize bir 'Aferin' yazdırmak için, iş size düşmeden gönüllü olmalısınız. Toplantı notları olabildiğince çabuk yazılmalıdır (örneğin, 48 saati geçmemeli); eğer önemli konular içeriyorsa, temize çekmeden önce çağrı sahibinin onayına sunulmalı ve katılanların tümüne dağıtılmalıdır.

7- Toplantıdan sonra, toplantı sonucundan etkilenebilecek olan herkesle iletişim kurmak büyük önem taşır. Bu iletişim, toplantı notlarının yazılı olarak veya toplantıda öyle kararlaştırıldıysa, sözlü olarak gerçekleştirilmelidir. Toplantı sonuçlarının neler olduğunu bilmesi gereken herkesi, bu iletişime dahil etmek zorunludur. Çünkü çoğu iş sorunları veya başarısızlıkları, yapılanlardan veya sonuçlardan habersiz yöneticilerin ve kadrolarının, çalışmalarını önceden olduğu gibi sürdürmelerinden kaynaklanır!

Kaynak: İş Töresi, David Robinson

İŞ TOPLANTILARI (1)

Birlikte iş görüşen üç ya da daha çok insan, toplantı yapıyor demektir. Bu tür toplantıların çoğu, gayrı resmidir, belirli bir sorunu ya da fırsatı değerlendirmek için yapılmaktadır. Bu toplantıların bir kısmı da resmidir, belirli bir amaçla ve gündemle, düzenli olarak yapılmaktadır.

Resmi de olsa, gayrı resmi de olsa, bu toplantılar, eğer katılanlar bir süreçle ilgili kuralları bilir ve gözetirse, daha etkili olacaktır. Bir veya birkaç katılımcının bu kurallara uymaması yüzünden, toplantıların çoğu gereğinden fazla uzun, dağınık ve sonuçsuz olur.

Gayrı Resmi Toplantılar

Bunlar önceden belirlenmiş ('Seninle ve Muhasebeden Mehmet Bey ile saat dörtte, benim odamda buluşup şu sorunu çözmeye bakalım') veya hazırlıksız (Ahmet ve Semra'yı da çağırdım, şu yazıya ne yanıt vereceğimizi birlikte tartışalım') olabilir.


Önceden belirlenmiş başarılı bir toplantı düzenleyip yürütmenin yedi altın kuralı vardır:

1- Toplantıya çağıran kişi (çağrı sahibi) toplantıya katılacak olanların makamca en üstü veya harcama yetkisi olan kişidir. (Örneğin, müşteri tedarikçiyi toplantıya çağırır). Katılanların tümü de aynı düzeyde ise, tartışılacak konuyla en doğrudan ilgisi olan ve en önce yararlanacak olan kişi çağrı sahibi olmalıdır. Alt kademedeki biri, kendisinden üst mevkide olanları toplantıya çağırmamalı, gerekiyorsa bunu onun amiri yapmalıdır.

2- Toplantı yerini ve zamanını çağrı sahibi belirlemeli, ama karara varmadan önce toplantıya katılacak olanlara da mutlaka danışıp onlar için de, belirleyeceği yerin ve zamanın uygun olmasını sağlamalıdır. (Tabii, görüşülecek konunun ivediliğini göz önünde bulundurarak.)

3- Çağrı sahibi toplantının amacını, ne kadar sürebileceğini ve herhangi bir hazırlık gerekip gerekmediğini ('Lütfen toplantıya gelmeden önce son üç aylık bölge satış verilerini incelemiş olun') katılımcılara mutlaka bildirmelidir

Kaynak: İş Töresi, David Robinson

KENDİNİZDEN SÖZ ETME ve GÖRÜŞMEYİ PEKİŞTİRME

Kendinizden Söz Etmek

Başarılarınızdan söz ederken utanmayın, ama onları abartmaktan veya onlarla böbürlenmekten de sakının.
* Genel Müdür, atölyenin otomasyon projesini gerçekleştirebilecek en iyi elemanın ben olduğumu gördü; nitekim proje büyük bir başarıyla sonuçlandı.
Demek yerine;
* Atölyenin otomasyon projesini yönetme fırsatı buldum.
Demek daha uygun olacaktır.

Olayları kendi çıkarınız doğrultusunda çarpıtma dürtüsüne engel olun.
Önceki işinizin önemini ve aldığınız ücreti şişirmeyin. Eleman seçiminde deneyimli olanlar, bu türden abartmaları veya tutarsızlıkları kolayca fark ederler.

Eğer görüştüğünüz kişinin, önemli bulduğunuz bazı yeteneklerinizi ya da deneyimlerinizi göstermenize fırsat tanımadığını düşünüyorsanız, görüşme sırasında uygun bir duraklama anında, nazikçe insiyatifi ele alabilirsiniz.

Pekiştirme

Görüşmeniz bittikten sonra gülümsemek, tokalaşmak ve karşınızdakinin gözlerinin içine bakmak, en az başlangıçta olduğu kadar önemlidir. Görüştüğünüz yetkiliye, görüşme sürecinde bir sonraki aşamanın ne olacağını sormaktan çekinmemelisiniz (tabii eğer size görüşmeniz sırasında söylenmemişse.) Ayrıca, söz konusu işe duyduğunuz ilginin devam ettiğini belirtmeniz de son derece yerinde bir davranış olacaktır.

Sizinle görüşen yetkili üzerinde olumlu bir izlenim bırakmanız son derece önemlidir; bu nedenle, görüşmenizin sonunda işin size uygunluğu konusunda herhangi bir endişe, kişisel bir sorun veya kuşku belirtmekten kaçınmalısınız.

İş Töresi, David Robinson

SORULARI YANITLAMA

Sizinle görüşecek kişi hem size sorular soracak hem de sizin ona, eleman aranan işle ilgili sorular sormanızı bekleyecektir. Çoğu kez ilk sorular karşı taraftan gelir; bu soruları nasıl yanıtladığınız, genellikle yanıtlarınızın kendileri kadar önem taşır.

Soruları yanıtlamanın altın kuralları şunlardır:

1- Ne dalkavukluk ölçüsünde 'çıtkırıldım' olun (“izninizle, bu muhteşem bir soruydu diyebilir miyim, Efendim!”), ne de diline geleni söyleyen bir münasebetsiz (“Amma kıyak soruydu, ha!”); tepkileriniz ağırbaşlı, ölçülü ve doğal olsun.

2- Size sorulmuş olmasını istediğiniz soruya değil, size sorulmuş olan soruya cevap verin (bunun için, size söylenenleri dikkatle dinlemelisiniz.)

3- Yanıtınız kısa ve tutarlı olsun -uzun ve gereksiz bir tartışma başlatmak yerine, sizinle görüşen yetkiliye daha fazla ayrıntı isteyip istemediğini sormak daha uygun bir davranıştır.

4- Yanıtı bilmiyorsanız (örneğin, teknik bir konuda), bunu hemen belirtin -blöf yapmaya, bilirmiş gibi görünmeye çalışmayın.

Mizahtan korkmayın, ama fıkra anlatmaktan kaçının; bu davranış, bir işe alma görüşmesi ortamı için hiç de uygun sayılmaz.

Soru sorarken de sorgulama tuzağına düşmekten sakının; daha önce size söylenmiş olan konuları aynen veya başka biçimlerde sormak, karşınızdaki kişiye güvenmediğiniz veya onun açığını bulmaya çalıştığınız izlenimi uyandırır.

Öğrenmek istediğiniz bilgiyi, karşınızdaki kişiyi tedirgin etmeden, en etkili ve zarif bir biçimde sormayı amaçlamalısınız. Eğer soracak hiç sorunuz yoksa, bunu belirtin; ama mutlaka, size soru sorma fırsatı verildiği için teşekkür etmeyi unutmayın.

İş Töresi, David Robinson

GÖRÜŞME

Görüşme sırasında

Büyük bir olasılıkla, iyi bir izlenim yaratmak için çok sınırlı zamanınız olacaktır; ayrıca, sizinle görüşecek kişinin toplantıyı nasıl yürüteceği hakkında herhangi bir bilginiz de olmayacaktır. Bu nedenle, şu olasılıklara karşı hazırlıklı bulunmalısınız:

* Sizden kariyerinizi anlatmanız istenecektir. Ağırlığı en son ya da hala çalışmakta olduğunuz işinize vererek, kısa ve ilginç bir özet hazırlayıp prova edin. Hiç soru sorulmayabileceğini gözönünde bulundurarak, on dakikayı geçmeyecek biçimde hazırlayacağınız bu özet içinde, başvurduğunuz görevle ilgili deneyimlerinizi özellikle belirtin.

* Size bu işin neden çekici geldiği ve neden bu işe uygun olduğunuzu düşündüğünüz sorulacaktır. Bu soruya hazırlanmak daha güçtür, çünkü elinizde bu bölümle ilgili fazla malzeme olmayabilir (gerekiyorsa, bunu görüşeceğiniz kişiye söylemelisiniz). Yine de, hiç değilse, aklınızda iyi belirlenmiş 'başlıklar' bulundurmalısınız.

* Size rasgele seçilmiş teknik veya kişisel sorular sorulacaktır ; üstelik, bir olasılıkla, düşünme hızınızı ve esnekliğinizi sınamak için, saldırgan bir üslupla. Hızlı düşünmeye, serinkanlılığınız yitirmemeyi, hepsinden önce de, harikalar yaratmaya yeltenmemeye hazırlıklı olun (sizinle görüşen kişi, hakça sayılmayacak kadar zor sorulara karşı tepkilerinizin olgunluğunu ölçüyor olabilir.)

Görüşmenizin ilk 30 saniyesinde, görünüşünüz, görgünüz ve kişisel üslubunuz, karşınızdaki kişi tarafından -olumlu veya olumsuz- belirlenecektir. Bu nedenle, daha görüşmenin başından itibaren özgüveniniz yerinde, uyanık ve neşeli olmanız (kendinizi çok gergin hissetseniz bile gülümseyin) çok büyük önem taşır.

Selamlama, tokalaşma, karşınızdakinin gözlerinin içine bakma ve düzgün duruş (ister ayakta, ister otururken) her zaman büyük önem taşır.

Görüşeceğiniz kişi yorgun, aksi, dağınık, dikkatsiz ('İsminiz ne demiştiniz?') ya da ilk bakışta sevmediğiniz biri olabilir. Yine de, bunların hiçbirine aldırmadan görüşmeyi sürdürmelisiniz -sonradan, hiç değilse kendiniz, kendinize hakça davrandığınızdan emin olmalısınız!-.

İş Töresi, David Robinson

ÖZGEÇMİŞİNİZ

Yalnızca işe alma görüşmelerinde uygulanan bazı özel kurallar vardır. Bunun nedeni, görüşmeyi yapan kişinin, adayın -iş görgüsü de dahil olmak üzere- işe uygunluğunu her yönüyle değerlendiriyor olması ve çoğu kez, iş başvurusunda bulunanın, yaptığı hataları düzeltmek için ikinci bir şansının olmamasıdır.


Başvurduğunuz iş için katıldığınız görüşmede başarılı olmanın sırrı, sadece iş görgü kurallarına uymayı becerememekten dolayı reddedilme tehlikesini ortadan kaldırmaktır. Doğal olarak, yalnızca bu görgü kurallarını bilmeniz, işe alınmanızın güvencesi olmayacaktır! Ama, yalnızca bilgi ve becerilerinizin değerlendirilmesini sağlayacaktır.

Özgeçmişiniz

İşe alma görüşmesine katılmadan önce, büyük olasılıkla özgeçmişinizi göndermeniz gerekecektir. Yetenekli birçok insan, özgeçmişlerinin içeriği ve biçimiyle okuyanı etkilemeyi başaramadıkları için, görüşmeye dahi alınmadan reddedilmektedir. Aşağıdaki yalın ilkelere uyarak, bu konuda fazla yanlış yapmaktan kurtulabilirsiniz.

* Hem özgeçmişinizi, hem ona ekleyeceğinizi kapak mektubunu daktiloyla veya bilgisayarda yazın. (Bazı işverenler el yazısıyla hazırlanmış başvuru isterler ve eğer böyle bir yere başvuruyorsanız, yazınızın olabildiğince okunaklı olmasına özen gösterin.)

* Özgeçmişiniz, iki sayfayı geçmesin (Ön değerlendirmeyi yapacak kişinin düzinelerce başvuru mektubu okuyacağını unutmayın.)

* Önce kişisel bilgilerinize (Adınız, soyadınız, adresiniz, cinsiyetiniz, medeni durumunuz, yaşınız vs) sonra özet bir biçimde eğitim durumunuza (bitirdiğiniz okullar, bölümler, başarı düzeyiniz vb) yer veriniz.

* Sonra şu andaki işinizi anlatın (Aldığınız ücret ve sosyal haklarınızı, neden iş değiştirmek istediğinizi de belirtin.)

* Kronolojik sırayla, önceki işleriniz hakkında bilgi verin (Neden ayrıldığınızı da belirtin.)

* Kişisel meraklarınız ve iş dışı alanlarınızı özetle anlatın.

* Söz konusu işin size neden çekici geldiğini belirten birkaç cümleyle bitirin.

Görüşme aşamasına kadar referans belirtmenize genellikle gerek yoktur; özgeçmişinize bonservis mektupları eklemeden önce iyi düşünmelisiniz. Bu aşamada, özgeçmişinizde belirttiğiniz iş deneyiminiz herhangi bir ek kanıt gerekmeden de ikna edici olabilmelidir.

İş Töresi, David Robinson

Toplantı Düzenleme (2)

Toplantı Düzenlemede Sekreterin Görevleri

* Amaca uygun bir toplantı mekanı ayarlamak.
* Toplantıya katılacak kişileri, toplantı yeri-saati-tarihi konularında bilgilendirmek.
* Gündemi yazmak, çoğaltarak dağıtımını yapmak.

Amaca uygun bir gündem için yapılması gerekenler:
* Toplantı dosyasının oluşturulması.
* Gündemin, katılımcılara önceden dağıtılması.
* Yapılacak iş maddelerinin belirlenmesi.
* Gündem girdilerinin belirlenmesi. (Öneriler istenmesi, toplanması.)

* Yöneticisinin toplantı sırasında ihtiyaç duyacağı tüm bilgi ve belgeleri hazır bulundurmak, kendisini uyarmak.
* Toplantı sırasında kullanılacak belgelerin katılımcı sayısı kadar çoğaltılmasını sağlamak.
* Toplantı mekanı düzenlemelerinin tümüyle ilgilenmek.
* Şehir dışından gelecek katılımcılar için otel rezervasyonu yaptırmak, gerekirse ulaşımlarını organize etmek.
* Basın duyurusu yapılacaksa hazırlıklara katılmak.
* Toplantı tutanaklarının hazırlanmasını sağlamak ya da bizzat hazırlamak.
* Toplantı bittikten sonra gerekli tutanakların dağıtılması, ödemelerin kontrolü ve teşekkür mektuplarının yazımını takip etmek, gerekiyorsa yapmak.

Sekreterin Toplantı Sonrası Yapması Gerekenler

* Alınan kararların toplantıya katılanlara sunulması.
* Toplantıda bazı komiteler kurulması kararlaştırılmışsa ilgililere duyurulması.
* Alınan kararlara göre ilgili kişi ya da kuruluşlara teşekkür ya da tebrik mektuplarının yazılması.
* Alınan kararlar çerçevesinde yöneticinin yapması gereken işler konusunda hatırlatıcı ve yardımcı olmak.
* Toplantıya ait tüm evrakın dosyalamasının yapılması.

Toplantıya Ev Sahipliği Yapılıyorsa Sekreterin Görevleri

* Yapılmak istenen değişikliklere zaman kalacak şekilde erken saatte toplantı mekanında olmalı.
* Toplantı mekanının arzu edilen düzende olmasını sağlamalı.
* Masaların üzerine not kağıdı/kağıt bloklar ve kalem gibi araçları yerleştirmeli.
* Yiyecek ve içecek düzenlemesiyle ilgilenmeli.
* İsim kartları kullanılacaksa hazırlanmasında ve kullanılmasında bizzat görev almalı.
* Toplantı sırasında katılımcıların istek ve ihtiyaçlarıyla ilgilenmeli.
* Molalarda katılımcılar arasında dolaşıp, ihtiyaç belirlemeli. Bunu yaparken sosyal bir toplantıda değil iş toplantısı ortamında olduğunu unutmamalı.

Sekreterlik Bilgisi, AÖF İş İdaresi

 

 

Toplantı Düzenleme (2)

Toplantı Düzenlemede Sekreterin Görevleri

* Amaca uygun bir toplantı mekanı ayarlamak.
* Toplantıya katılacak kişileri, toplantı yeri-saati-tarihi konularında bilgilendirmek.
* Gündemi yazmak, çoğaltarak dağıtımını yapmak.

Amaca uygun bir gündem için yapılması gerekenler:
* Toplantı dosyasının oluşturulması.
* Gündemin, katılımcılara önceden dağıtılması.
* Yapılacak iş maddelerinin belirlenmesi.
* Gündem girdilerinin belirlenmesi. (Öneriler istenmesi, toplanması.)

* Yöneticisinin toplantı sırasında ihtiyaç duyacağı tüm bilgi ve belgeleri hazır bulundurmak, kendisini uyarmak.
* Toplantı sırasında kullanılacak belgelerin katılımcı sayısı kadar çoğaltılmasını sağlamak.
* Toplantı mekanı düzenlemelerinin tümüyle ilgilenmek.
* Şehir dışından gelecek katılımcılar için otel rezervasyonu yaptırmak, gerekirse ulaşımlarını organize etmek.
* Basın duyurusu yapılacaksa hazırlıklara katılmak.
* Toplantı tutanaklarının hazırlanmasını sağlamak ya da bizzat hazırlamak.
* Toplantı bittikten sonra gerekli tutanakların dağıtılması, ödemelerin kontrolü ve teşekkür mektuplarının yazımını takip etmek, gerekiyorsa yapmak.

Sekreterin Toplantı Sonrası Yapması Gerekenler

* Alınan kararların toplantıya katılanlara sunulması.
* Toplantıda bazı komiteler kurulması kararlaştırılmışsa ilgililere duyurulması.
* Alınan kararlara göre ilgili kişi ya da kuruluşlara teşekkür ya da tebrik mektuplarının yazılması.
* Alınan kararlar çerçevesinde yöneticinin yapması gereken işler konusunda hatırlatıcı ve yardımcı olmak.
* Toplantıya ait tüm evrakın dosyalamasının yapılması.

Toplantıya Ev Sahipliği Yapılıyorsa Sekreterin Görevleri

* Yapılmak istenen değişikliklere zaman kalacak şekilde erken saatte toplantı mekanında olmalı.
* Toplantı mekanının arzu edilen düzende olmasını sağlamalı.
* Masaların üzerine not kağıdı/kağıt bloklar ve kalem gibi araçları yerleştirmeli.
* Yiyecek ve içecek düzenlemesiyle ilgilenmeli.
* İsim kartları kullanılacaksa hazırlanmasında ve kullanılmasında bizzat görev almalı.
* Toplantı sırasında katılımcıların istek ve ihtiyaçlarıyla ilgilenmeli.
* Molalarda katılımcılar arasında dolaşıp, ihtiyaç belirlemeli. Bunu yaparken sosyal bir toplantıda değil iş toplantısı ortamında olduğunu unutmamalı.

Sekreterlik Bilgisi, AÖF İş İdaresi

Toplantı Düzenleme (1)

Şirketlerde yöneticiler toplantılar yaparak yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya bilgi akışını sağlamaktadırlar.

Toplantılar; birçok kişiye kısa bir sürede veya aynı anda bilgi aktarmak, karar almak veya farklı görüşleri öğrenmek nedeniyle düzenlenir.

Toplantı Amaçları

* Bilgi alış-verişi ve sorun belirleme
* Bilgilendirme, haberdar etme
* Sorun çözme
* Eğitim
* Karar alma
* Koordinasyon, katılımcıları aynı anda bilgilendirerek aralarında birlik ve beraberliği sağlamak

Toplantı Çeşitleri

* Sohbet toplantıları
* Konferanslar
* Kongreler
* Açık Oturumlar
* Paneller
* Forumlar
* Seminerler
* Resmi Toplantılar

Toplantı türlerini belirleyen faktörler:

• Katılımcıların sayısı ve özellikleri.
  * Tartışmanın süresi.
  * Ne şekilde bilgi verileceği. (Tebliğ ya da tartışma)
  * Toplantı akışı.
  * Toplantının yürütülmesinde uygulanacak kurallar.
  
  Kaynak: Sekreterlik Bilgisi, AÖF İş İdaresi

Konuşmalarda Nezaket Kuralları (2)

'Sekreterler konuşmalarında nazik olmayı bir ilke haline getirmelidirler'

'DOZU' KAÇIRMAYIN! ELEŞTİRİNİN DOZU: Bir arkadaşınızı eleştirirken yaklaşımınızda dikkatli olmalı, aklınızdan geçtiği gibi eleştiri yapmamalı ve yıkıcı değil, yapıcı cümleler kullanmalısınız. Bir değişiklik, bir çözüm yolu önerirken, diğerlerini kırmamalı mümkün olduğunca nazik olmalısınız. SORULARIN DOZU : Konuştuğunuz konuların yer ve zamana uygun olmasına özen göstermelisiniz. Örneğin, koridorda karşılaştığınız birine özel yaşamı ile ilgili sorular sormaktan kaçınmalısınız. Ayrıca sorduğunuz sorular kilo, yaş, maaş gibi karşınızdakini rahatsız edecek türden olmamalıdır. ŞAKANIN DOZU: Hiçbir zaman diğerlerinin kusurlarına dayalı şakalar yapmamalı, karşınızdakini kırmamalısınız.

ARAYA GİRMEYİN !

İki kişi konuşurken aralarına girip –sorulmadığı halde- görüş bildirmek yanlış bir davranıştır. İkide bir soru sorarak koruşmacının sözünü kesmemeli ya da kendinizi ön plana çıkarmak için, diğerlerinin koruşmalarını sık sık kesip "ne demek istediğini biliyorum, bir kere benim başıma da gelmişti… " gibi cümlelerle konuşmaya girmeyiniz.

SIRLARI KENDİNİZE SAKLAYIN!

Sır saklamayı bilmeli, konuşmalarınızla, mektuplardan, toplantılardan veya bürodaki konuşmalardan dolayı öğrendiğiniz sırları hiçbir zaman açığa çıkarmamalısınız.

ÖZÜR DİLEMEKTEN KAÇINMAYIN!

Dürüst bir sekreter yaptığı yanlışları kabul eder. Konuşmalarında bu yüzden başkalarını suçlamaz. Bu nedenle yaptığınız yanlışlığı açıkca belirterek "özür dilemeyi" bilmelisiniz.

ALÇAKGÖNÜLLÜ OLUN!

Konuşmalarınız alçak gönüllü olmalıdır. Yaptığınız ve başardığınız çalışmalarla sürekli övünmeniz yerine başkalarının övgülerini kibarca "teşekkür ederim" diye yanıtlamanız daha akıllıcı bir yoldur.

ZERAFETİNİZİ GÖLGELEYENLER…. :

Konuşurken "evet" yerine "hı", "efendim" yerine "ha" gibi ünlemler kullanmak, ikide bir "efendime söyleyim", "ondan sonracıma", "anladım mı", "tamam mı" gibi sözleri kullanmak zerafetinizi gölgeleyeceği gibi konuşmanızın etkisini azaltacaktır.

'HAYIR' DERKEN….:

Bir iş arkadaşınıza "hayır" demek zorunda kaldığınızda, bunu karşınızdakini kırmadan yapmalısınız.

Son bir hatırlatma!

Yöneticisinize ve çalışma arkadaşlarınıza sabahları gösterdiğiniz içten karşılamayı, çalışma bitiminde de göstermeli, "iyi akşamlar" dilemeyi unutmamalısınız.

Kaynak: Sekreterlik Bilgisi, AÖF İş İdaresi

Nazik konuşma ilkeleri

Mutfak arasında çay almaya giderken küçük dedikodular yapmaktan zevk alabilirsiniz. Ya da “ben dobra bir insanım,düşündüğümü pat diye söylerim” diye düşünebilirsiniz. Özel yaşamınızda da bunların hiçbir sakıncası olmayabilir. Fakat sekreterler için nazik olmak bir ilke haline gelmek zorundadır.

“Sekreterler konuşmalarında nazik olmayı bir ilke haline getirmelidirler. “

SİZ VE SEN :

Konuşurken sürekli “siz” diye hitap etmeli, gerekmedikçe “sen” dememelisiniz. Örneğin, “Bunun bir fotokopisini alır mısınız?” şeklinde hitap etmek daha doğru olacaktır.

RİCA ETMENİN NEZAKETİ :

Ricada bulunurken, sesiniz asla emreder ya da azarlar gibi olmamalıdır. Konuşurken sesinizin sert, alaycı, kırıcı olmamasına; yüz ifadelerinizde kızgınlık ya da alaycılık olmamasına dikkat etmelisiniz.

NAPOLYONUN GAFI Konuşurken gaf yapmaktan kaçının. Hele orada bulunan, gözünüze ilişen kişiler hakkında ileri geri şeyler söylemeniz gaf yapmanın en kestirme yoludur. Bir keresinde Napolyon bir toplantıda uzaktaki bir hanımı işaret ederek yanındaki adama: "Şuna bakın ne çirkin kadın değil mi?" demiş. Adam "karımdır ekselans" diye yarşılık vermiş. Napolyon yaptığı gafı onarmak için "o değil yanındaki" demiş. Adam da "kızımdır ekselans" demiş. Gaf yapmaktan kaçınmak için ; Her düşündüğünüzü söylemeyin, uluorta konuşmayın.

ALAY VE KİNAYE :

Görgülü bir sekreter alay, kinaye, dedikodu, iğneleme vb. içeren türde konuşmalar yapmaz. Örneğin, büroya birisi girip çıktığında, odadan ayrılır ayrılmaz arkasından “Aman, bu da kaç yıldır bu işi yapıyor. Hala öğrenemedi, hep açıklama bekliyor” türü konuşmalar yapmanız doğru olmaz. Onlarla ilgili eleştirileriniz varsa ya yüzlerine söylersiniz (tabii ki başkalarının yanında değil) ya da arkalarından konuşmazsınız. İnsanların yüzüne gülüp, arkasından çekiştirmek ya da söylenenlere cevap verirken imalı konuşmak, karşınızdakileri küçük düşürecek bir şey söylemek doğru değildir.

HERKES DEDİKODUYU SEVER AMA...

Sırf insanları kırmamak, konuşmayı nasıl sona erdireceğini bilmemek ya da grup içinde kalmak gibi nedenlerle de olsa dedikoducuları dinlemeyin. Dedikodu yapmak kadar dinlemek de size zarar verir.

FARKLI DÜŞÜNSENİZDE...

Herhangi birisi bir düşüncesini açtığında hemen karşıt fikir üretmeyin. Sonuna kadar dinlemeyi bilin. Hiçbir zaman kendi düşüncelerinizi kesin doğrularmış gibi ifadeler kullanmayın. “Böyle şey olmaz”, “bu çok saçma” gibi cümleler yerine “deneyimlerime göre…”, “bana göre…” gibi cümlelerle düşüncelerinizi ortaya koyabilirsiniz.

Kaynak: Sekreterlik Bilgisi, AÖF İş İdaresi

Tanışma ve tanıştırılmanın incelikleri (2)

Birisiyle tanışırken size hiç ben x Hanımn ya da Bey diyen oldu mu ? Ya da Nasılsınız diye sorduğunuzda size oğlununun okuldaki problemlerini anlatan birisiyle karşılaştınız mı ? Bunlar belki uç örnekler olabilir. Ancak tanışma ve tanıştırılma sırasında hepimiz bazı önemli kuralları atlayabiliyoruz.

TANIŞMADA ÇAĞDAŞ BİR YONTEM

Bir kimseye tanıştırıldığınızda “Memnun oldum”, ardından da “Nasılsınız?” diyebilirsiniz. Bayanlar sessizce gülümsemekle de yetinebilirler. Şimdilerde tanıştırmalarda daha gerçekçi yeni bir yöntem uygulanıyor: Tanıştırılan kişi adını soyadını tekrarlıyor. Böylece tanışana yardımcı oluyor. Aslında çok da yararlı böylesi. Alıştığımız türdeki tanıştırmalarda çoğunlukla, tanıştırılan kimsenin ismi pek iyi anlaşılmaz. Çoğu zaman daha sonra tanıyanlara ya da kendisine sorup öğrenmek zorunda kalırız.

Kibar ve nazik bir sekreter birisi ile tanıştırıldığında “Nasılsınız?” sorusuna “Teşekkür ederim. Siz nasılsınız?” demeyi bilmelidir. “Ay sormayın….”, “Nasıl olalım, dün…” diye kişisel sorunlarını ortaya dökmemelidir. Yani tanıştığı kişiye çocuğunun astım krizinden, işsiz yeğeninden, arabasının lastiklerinden, köpeğinin yaramazlıklarından, ayağındaki nasırdan vs. bahsetmemelidir.

NASIL AYRILMALI ?

Ayrılırken de “Tanıştığımıza sevindim”, “Tanıştığımıza memnun oldum” demeniz yerinde bir incelik olacaktır. Bunu yaş ve statü olarak büyük olanın söylemesi, diğerinin de nazikçe teşekkür edip “Ben de…” demesi daha uygun olur.

KENDİNİZİ NASIL TANITMALISINIZ?

Kendinizi tanıtmanız gerektiğinde, gittiğiniz bir büroda, bankada vb ilişki kuracağınız kişiye isminizi söylemelisiniz. Konuşmacı olarak katıldığınız bir seminerde de kendinizi tanıtmalısınız.

Kendinizi tanıtırken, karşınızdakinden izin almanız gerekir. Bunu yaparken, ad ve soyadınızı söylemeniz yeterlidir. Fakat mesleğiniz, göreviniz tanışmanıza neden olmuşsa bu konularda kısa bilgi verebilirsiniz. “İzninizle, kendimi tanıtayım… Alp Yüce, …… firmasında yöneticiyim” gibi.

BEN HANDAN HANIM: Ne telefonda, ne de yüzyüzeyken kendinizi Alp Bey, Defne Hanım şeklinde tanıtmayın. Gülünç olabilirsiniz.

Yazan: Handan Kaylan

Tanışma ve Tanıştırılmanın İncelikleri

Birisiyle tanışırken acaba ayağa kalkmasanız kabalık yaparmısınız ? Tanıştırırken kimi kiminle tanıştırmalı, nasıl bir üslup kullanmalısınız. Uzmanımız Handan Kaylan, tanışma ve tanıştırılmanın inceliklerini anlatıyor.

KİM KİMİ TANIŞTIRMALI ?

Erkek, bayana; genç yaşlıya; ast, üste; yeni gelen orada bulunanlara tanıştırılır. Ancak, sonra gelenin statüsü çok yüksekse o zaman hazır bulunanlar, yeni gelene tanıştırılır.

KİMİN İSMİNİ ÖNCE SÖYLEMELİ ?

Yaş ve statüleri aynı olan kişileri birbirine tanıştırırken "Sizleri tanıştırayım, Defne Hanım, Didem Hanım" diyebilirsiniz. Böylelikle her ikisini de birbirine aynı anda tanıştırmış olursunuz. Elbette birinin ismini ötekinden önce söylemiş olacaksınız. Yapılacak bir şey olmadığı için kimsenin alınması söz konusu olmaz.

KALABALIKLARDA TANIŞTIRMA

Bir kişiyi kalabalık bir grupla tanıştırmanız gerektiğinde sadece onun ismini söylemeniz yeterlidir. Çoğunlukla diğerlerini tek tek tanıştırmanıza gerek yoktur. Ama grup çok kalabalık değilse, bunu yapmanızda yarar vardır.

AYAĞA KALKMALI MI ?

Erkek ya da kadın, bir kimseyle tanıştırılan erkeğin mutlaka ayağa kalkması gerekir. Ancak ağır hastalık halinde bu kurala uyulmaması hoşgörülebilir. Bizde kadın erkek, tanıştırılan herkes için ayağa kalkmak Türk terbiyesinin bir gereğidir.

NASIL BİR ÜSLUP ?

Tanıştırırken "Size arkadaşım Gökçe'yi tanıştırabilir miyim?" "Efendim, izninizle sizi eşimle tanıştırmak istiyorum", "Arkadaşlar, sizi Sekreter.org'dan Alp Bey ile tanıştırmak istiyorum" şeklinde ifadeler kullanılabilir. Bir anlamda tanıştırmak için izin istenir.


Yazan: Handan Kaylan

İş Yaşamı Töreleri ( 2)

Yüzyüze ilişkide olduğumuz kişi kim olursa olsun tüm görgü kuralları geçerlidir. Ancak özellikle üç kategoriden insanlar söz konusu olduğunda gözetmeniz gereken bazı özel konular vardır. İşte müşteriler, tedarikçiler ve iş arkadaşları ile lişkilerde geçerli olan iş töreleri...

Müşteri ile ilişkilerde...
İnisiyatif kimin elinde?

Bir müşteri ile görüşüyorsanız, göreviniz, müşterinin ne istediğini anlamaktır. Karşı taraf bilgi mi almak istiyor yoksa sipariş mi vermek, bir şikayette mi bulunmak istiyor ? Karşı tarafın ne istediğini anlayıp inisiyatifi ele alarak yardıma hazır olduğunuzu belirtmeli -sonra konuşmayı kesip dinlemelisiniz!-

Satış görevlilerinin büyük bir bölümü, müşterinin gereksinimleri konusunda varsayımlarda bulunup etkisiz satış yöntemlerine başvururlar. Bu aynı zamanda rahatsız edicidir.

Anahtar cümleler: Müşterinin ne istediğini öğrendikten sonra nazik ve işinize yönelik davranmalısınız. Konuşmayı, daha sonra ne olacağına ilişkin açık ve net bir cümleyle bitirmelisiniz; örneğin, “siparişinizi hemen bugün işleme alacağım. Teslimatı gelecek salı gününden önce yapmış oluruz. Çok teşekkürler,” gibi.

Tedarikçilerle olan ilişkilerinizde...

Eğer tedarikçi ile görüşüyorsanız, ne isteyeceğinizi ya önceden biliyor olmalısınız, ya da size önerilecek ürün ya da hizmetlerde ne gibi özellikler aradığınızı belirlemiş olmalısınız. Ne istediğini iyi bilen alıcılar genellikle daha iyi fiyatlar bulurlar! Bir alıcı olarak görüşmede inisiyatifi ele almak ya da almamak size kalmıştır; yeter ki bu tür görüşmelerde kibarca ama güçlü bir biçimde, konuşmayı satış görevlisinin size satmaya çalıştığı şey üzerinde değil, sizin almak istediğiniz şey üzerinde tutun!

İş arkadaşlarınızla olan ilişkilerinizde...

Eğer toplantıya siz çağırdıysanız ya da ilk girişim sizden geldiyse (örneğin, bir iş arkadaşınızın bürosunu ziyaret ediyorsanız), onlara
+ Neden onlarla konuşmak istediğinizi,
+ Sorunun ne kadar acil olduğunu,
+ Olguların, verilerin neler olduğunu
söylemeyi unutmamalısınız.

Karşınızdaki kişi sizden daha yüksek bir mevkideyse, görüşmek istediğiniz konuyu başka bir zaman veya başka bir biçimde ele almak istemesine şaşırmamalısınız. Unutmayın ki onun da kendi programı ve öncelikleri vardır. Karşınızdaki kişi sizden daha alt bir kademedeyse, yalnız saygı gereği bile olsa, sizi dinlemekten başka seçeneği yoktur. Bu nedenle, onun zamanını boşa harcamamak için dana fazla özen göstermelisiniz.

Kaynak: İş Töresi , David Robinson

İş yaşamının töreleri

Yöneticinize şirketin sahibi ya da başka bir yönetici ile ilgili ilgili sorduğunuz bir sorunun o şirkette yükselmenizi önhleyecebileceğini düşündünüz mü hiç ? Kariyerinizdeki yükselişiniz kuşkusuz yeteneğiniz ile doğrudan alakalı. Ama yöneticiniz sizin pasamakları tırmanmanızı sağalayan anahtarlardan birini elinde tutan kişi. Yöneticiniz ve iş arkadaşlarınızla olan ilişkilerde de iş yaşamının bazı "törelerine"uymak kaçınılmaz.

Yöneticimiz ile çalışırken görgü kuralları
GEREKSİZ SORULARDAN KAÇININ

İlişkilerinizi ne kadar samimi olursa olsun, patronunuzun firma hiyerarşisi içinde uyması gereken sorumlulukları bulunduğunu asla unutmamalısınız. Onu sıkıntılı durumlara veya açmazlara düşürmekten kaçınmalısınız.

(Örneğin; ona astlarının ya da üstlerinini kişilikleri üzerine sorular sormamalısınız); büyük itirizlarınız olsa dahi, onun kararlarını desteklemelisiniz.

Hiçkimse, kendi potansiyelini patronunun tam olarak kavradığını garanti edemez. Yapabileceğiniz ve yapmanız gereken şey, işyerindeki davranışlarınızın, iş arkadaşlarınıza karşı da, iş nedeniyle görüştüğünüz firmalarınızın dışından kişilere karşı olduğu gibi ince düşünceli ve ilgili olmasını sağlamaktır.

SADIK OLUN

Ona ve iş arkadaşlarınıza sadık olun. Onları çekiştirir duruma düşmekten, şirket dedikodularından kaçının. Böyle ortamlara düştüyseniz, gerektiğinde, patronunuzu eleştirilere karşı savunun. Aynı şekilde, astlarınıza da hata payı bırakın ve onların hatalarının sorumluluğunu şahsen üstlenmeye de hazır olun.

İMA ETMEYİN. SÖYLEYİN

Patronunuzu ilgilendiren şikayetleriniz varsa, bunları ona uygun bir zamanda ve biçimde, yalnızken iletin. Derdinizi başkalarının yanında şifreli mesajlarla anlatmaya kalkışmayın.

TAKIMINIZA UYUM GÖSTERİN
Birlikte çalıştığınız ekibe, onlarla en iyi uyumu sağlayacağınız güvenini verecek bir kişisel davranış üslübu benimsemelisiniz. Bu asla, kimliksiz biri haline gelmeniz demek değildir; yalnızca, üstünüze, yetenekleriniz ve çabalarınızın ekip arkadaşlarınızınkinden bambaşka olduğunu düşündürecek kadar farklı bir üsluptan kaçınmalısınız (örneğin; giyiminiz, işe geliş-gidiş saatiniz, kullandığınız sözcükler ya da iş arkadaşlarınızla sosyal ilişikilerinizde).

HİYERARŞİYİ ATLAMAYIN

Üstünüzün bir konuyla ilgileniş biçiminden rahatsızsanız, bu konuyu yalnızca, onun bilgisi dahilinde ve tutumunu gözden geçirmesine yetecek kadar bir süre bırakarak, mutlaka ondan daha yüksek makamdaki birine açmalısınız. Bir karar çıkarmak veya bir konuda rapor vermek için asla bu zinciri kırıp, üstünüzü atlamamalısınız.

Kaynak: David Robinson "İş Töresi"

"Merhaba" demenin incelikleri

Gün içerisinde birkaç kez karşılaştığınız iş arkadaşlarınıza her defasında selam vermelimisiniz? Tanımadığınız birisi size selam verirse na yapmalısınız ? Bir çok durumda selam verip vermeme konusunda kararsızlık yaşarız. Nezaketin ilk basamağı olan selamlama kişilerin birbirlerine karşı duydukları sevgi ve saygının da bir göstergesidir. Ve bu önemli göstergeyi iş yaşamında iyi kullanmamız gerekir.

GÜNE BAŞLARKEN

Sabahları işyerlerimize gittiğimizde herkesi selamlamalıyız. Aynı şekilde ayrılıyorken de ortamda bulunan herkese selam verilmelidir.

PLANLAMA YAPIN

Belirli bir dosyalama planı geliştirin. Örneğin, dosyalama işi için her iki haftada bir yarım gün veya her ay bir tam gün ayırabilirsiniz. Böyle günlerde sadece bu işe yoğunlaşarak daha etkili çalışırsınız. Dahası, dosyaların içine fazladan konmuş nüshaları ayıklayıp atabilirsiniz.

Yürüyen kişi duranı, hızlı yürüyerek bir tanıdığını geçen kişi arkada kalanı, arabadakiler yaya olanları selamlamalıdır.

ÖNCE BAYANLAR

Bir gruptakileri selamlamak gerekirse önce bayanları, sonra çiftleri, en son da yalnız erkekleri selamlamak gerekir. (Belki günümüzde bu kadar ince düşünmeye vakit yok ama vakit yokluğu da "selam millet!" demenin bir özrü olamaz. En azından içten bir "herkese merhaba!" denebilir.

TANIMADIĞINIZ BİRİ SİZE SELAM VERİRSE...

Verilen bütün selamlar alınmalıdır. Hiç tanımadığınız birinden bile gelse bu selamlama, kesinlikle karşılıksız bırakılmamalıdır.

Başkalarının da bulunduğu bir ortama girildiğinde "merhaba Defne" diyerek orada bulunanlardan yalnız birine selam vermeyin. Bu, diğerlerini hiçe saymak demektir. Sadece "merhaba" diyip girmek daha doğru olacaktır.

GÜLÜMSEMEK DE SELAMLAMAKTIR

Yaşınız, sosyal konumunuz ne olursa olsun bir odaya, kalabalık bir salona vb girdiğinizde selam vermek size düşer. Bunun için başınızı eğip gülümsemek yeterli olacaktır. En çok da bu ihmal edilir.

SIK KARŞILAŞTIKLARINIZ...

İşyerinizde iki kişi aynı gün pek çok kez karşılaşabilir. Bir kere semlamladığınız birisini, aynı gün her görüşünüzde selamlamanız gerekmez.

SELAM VEREYİM DERKEN GÖZ ÇIKARMAK

Bir arkadaşanızla koridorda ya da herhangi bir yerde konuşurken, bir yandan da yanınızdan gelip geçenlere selam verip laf yetiştirmeyin. Bu davranış saygısızlıktır ve her şeyden önemlisi karşınızdaki insanı dikkatli dinlemediğinizin bir göstergesidir.

Kaynak: The Professionel Secretary's Guidebook'tan alınmıştır

Başarının tamamlayıcı anahtarı:Protokol kuralları.

21.yüzyıla girdiğimizde artık şirketlerin hangi mevkide olursa olsun calışanlarında aradığı takım içerisinde uyumlu calışabilmeleridir. Artık istediği kadar yetenekli ve zeki olsun bu özelliğe taşımayan kişilerin istedikleri noktalara gelmeleri oldukça güçtür. Başarı için takım oyununu, bunun içinse yazılı olmayan bazı protokol kurallarını bilmek gerekir.

Bir futbol takımı düşünün; futbolcu istediği kadar iyi savunma yapsın, belirlenen oyun düzeninde hareket etmeyen ekip arkadaşlarının görevlerini tam yapmamaları sonucu maç kaybedilir.

İş hayatında hiçkimse tek başına bir güç değildir. Başarıya götüren ise birlikte çalışabilme gücüdür. İş hayatında hiçkimse tek başına bir güç değildir. Başarıya götüren ise birlikte çalışabilme gücüdür. İşte bu birlikte çalışabilmeyi sağlayan, sonuç olanak ta da kişinin gelişmesi ve yükselmesi iş yaşamındaki görgü kurallarına uyabilmesine bağlıdır. Is yaşamının yazılı olmayan kuralları, basarının tamamlayıcı anahtarıdır.

Bu kuralları bir anlamda iş yaşamının görgü kuralları olarak adlandırabiliriz. Ancak bir ortamda kabul edilebilir olan davranışın, başka bir ortamda oldukça hatalı sayılabileceğini akıldan çıkarmamalıdır. Örneğin bir odaya girenken eğer iceri davet edilmişseniz artık oturmak için yeniden İzin almanıza gerek yoktur. Oysa yöneticinizin odasına girdiğinizde, içeri davet edilmiş bile olsanız oturmadan önce izin istemek ona karşı olan nezaketinizin bir göstergesi olacaktır.

Protokol kurallarını bilmemek ya da uygulamamak sizi başarısız yapacak demek değildir. Ancak, başka kriterlerde eşit olan insanlar içinde bu kurallara uygun davranan bireyin üstün geleceği kaçınılmazdır.

Bu yasaları nasıl öğrenebilirsiniz ?

İlk şart, buna gerçekten hevesli olmanız ve bu kuralları öğrenmenizin başarınıza katkıda bulunacağına inanmanızdır. Hareketlerimizi, davranışlarımızı tanımak, daha etkili kılmak için neler yapmamız gerektiğini bilmek ve protokole iliskin kuralları iyi bir şekilde öğrenmememiz kısacası bu konuya biraz zaman ayırmamız yeterli olacaktır. Tıpkı ilk yaptığımız pilav gibi. İlk başlarda asla tutmaz. Ama üzerinde çalışıla çalışıla, yaptığımız hayatı farkeder ve gerekirse deneme-yanılma metoduyla en uygun pişirme şeklini bulur, sonra bir bakarsınız misafir bile ağırlamaya başlamışız.

Başlarken altın kurallar;

1. Dengeli olun.
2. Dürüst olun.
3. Gerçekçi yaklaşın.
4. Görgülü olun. Toplumda gerçerli kurallara göre hareket edin.
6. Kendinizi ifade edebilin. Değer yargılarınızı, duygu ve düşüncelerinizi ifade edin.
7. Kendinizi her zaman en iyi göründüğünüz biçimde gösterin. Bu, her şeyden önce kendinize saygınızın bir göstergesidir.
8. Kendinize, başkasının bakış açısıyla bakın ve değerlendirin. Kendinizi umursayın.
9. Konuşmadan önce düşünün.

Protokol Kuralları

Ziyaretçiler, konuklar, kokteyller, toplantılar... Nasıl ki evimize gelen misafirleri ağırlamak, onlara mümkün olduğunca en iyi şekilde hizmet etmek kültürümüzün bir parçasıysa iş hayatının bir parçası da protokol kurallarıdır. Ve yöneticilerin sağ kolu olarak sekreterler, protokolleri en iyi bilmesi ve uygulaması gereken kişilerdir.

Yönetim bilimlerine göre protokol, bir anlamda resmi görgü kuralları demektir. İş hayatında özellikle üst düzey yöneticilerin iş yaşamları daha çok protokol kuralları içinde geçer. Resmi toplantılar, seminerler ve konferanslar, kokteyller, ziyafetler ikramların yapıldığı ve protokol kurallarının uygulandığı yerlerdir.

Televizyonda sıkça devlet adamlarının bir konuğu ağırladıklarında, resmi karşılamalarda aslında attıkları hemen hemen her adımda bazı kurallara uyduklarını izliyoruz. Devlet adamlarının uyması gereken bu kurallar kuşkusuz profesyonel kişilerin kontrolü altındadır.
İşletmelerde ise yöneticinin alternatifi olması gereken sekreterin -belki diğer çalışanlardan daha fazla- protokol kurallarını bilmesi ve uyması gerekmektedir.

Ancak, evimizde misafir ağırlarken nasıl ki bir takım görgü kurallarını ailemizden öğreniyorsak, işletmelerde de belirli protokol kuralları mevcuttur ve bu kurallar öğrenilir. Bu nedenle istenen standardı yakalayabilmek için :

1. önce ana altyapı ve görgü kuralları bilinmelidir
2. Şirketlerin de aileler gibi kendi kuralları vardır . Bu nedenle şirket kurallarının bilinmesi şarttır.
3. Belli protokol kurallarının uygulanması zorunludur.

Bu bölümde sekreterin; yöneticisi, misafirleri, çalışma arkadaşları, müşterileri ve diğer yöneticileri 'bir evsahibi' anlayışı ile ağırlaması için gerekli tüm bilgiler ve aynı zamanda toplum içinde saygın bir yer edinebilmek için gerekli tüm kuralları bulacaksınız.