TOPLANTI VE SEYAHAT ORGANİZASYONLARI

SEKRETERLİKTE TOPLANTI VE SEYAHAT ORGANİZASYONLARI

SEYAHAT ÖNCESİ YAPILACAK HAZIRLIKLAR

Yöneticiye seyahat süresince ihtiyaç duyabileceği her türlü evrakı kontrol etmesi hatırlatılır. Örneğin kırtasiye detayları (kalem, not defteri, yedek kalem içleri vs.) , antetli kağıt, şirket kaşesi, toplantı için lazım olabilecek yazışmaların bulunduğu  evrak dosyası, katalog, kartvizit  vs. gibi ayrıntılar kesinlikle unutulmamalıdır. Yöneticinin ilk kez seyahat ettiği bir ülke ise, bağlı bulunduğu GSM şebekesinden mobil telefon kullanımı hakkında bilgi alınmalı ve yöneticiye bu bilgi aktarılmalıdır. Yönetici asistanı tüm seyahat bilgilerinin detayları bulunan bir seyahat çizelgesi hazırlayarak yöneticisine vermeli ve 1 kopya da kendinde bulundurmalıdır. Meteoroloji Genel Müdürlüğünden seyahat süresi içerisindeki hava durumu öğrenilerek yöneticiye mutlaka önceden bilgi verilmelidir. Yöneticisinin hangi tarihler arasında seyahatte olacağının kurum içine dahili bir yazışma ile bildirilmesi Seyahatte süresince iş görüşmesi yapacağı kişi veya kurumlara uçuş bilgilerini ve kalacağı otelin bilgisinin gönderilmesi Yöneticiden seyahate çıkmadan once kendisinin bulunmadığı günlerde yapılmasını istediği işler sorulmalı ve not alınmalıdır.

PASAPORT ÇEŞİTLERİ

Pasaport kanunda belirtilen yetkili makamlarca verilen ve hamiline bir ülkenin milli hudutlarından diğerlerine geçmesini sağlayan belgedir.   - Umuma Mahsus Pasaport (Lacivert kaplı normal vatandaşların kullandığı pasaport) - Diplomatik Pasaport (Kırmızı kaplı Cumhurbaşkanı, Başbakan, TBMM Bakanlarının kullandığı pasaport) - Hususi Damgalı Pasaport (Yeşil kaplı Devlet dairesinde 1.2.3. derecedeki memurların kullandığı pasaportlar)  Yeşil Pasaport'lara ABD, Bulgaristan, İngiltere, İspanya, İsveç, Kanada, Portekiz, Rusya, Yunanistan haricinde vize istenmemektedir. - Hizmet Damgalı Pasaportlar (Gri kaplı öğretmen, doktor, subay vb görevlilere verilen pasaport), - Yabancılara ait pasaportlar (Lacivert kaplı Dışişleri Bakanlığının onayı ile Türkiye de 3 ila 6 ay arasında kalma hakkına sahip olan kişilere verilen pasaport), PASAPORTUN GEÇERLİ OLMASI İÇİN GEREKEN ÖZELLİKLER -         Pasaport’un sahibi tarafından mutlaka imzalanmış olması -         Pasaportun en az altı ay geçerlilik süresi olması -         Dışişleri Bakanlığı’nın konsolosluklara gönderdiği genelge ile pasaportların yalnız vizeler yazan bölümüne vize basılmaktadır.  Döviz ve gümrük kayıtları ve açıklamalar yazan bölümlere vize basılmamaktadır.Vize sayfaları dolu pasaportların yenilenmesi gerekmektedir.

SEYAHAT VE ULAŞIM

Sekreter, yöneticilerinin yurtiçi ve yurtdışı seyahat rezervasyonlarını düzenlemek, gerek gidiş-geliş gerekse otellerde kalma durumlarını, tarih ve saatleri isabetli, doğru ve eksiksiz bir şekilde ayarlamak, seyahat programının aksamadan işlerliğini sağlamak gibi önemli işlerini yürütmekle görevlidir. Bu işler için mutlaka planlı çalışmalı ve aşağıdaki hususlara dikkat etmelidir; -  Seyahate gidecek olan kişilerin isimleri -  Nereye gidileceği ve hangi araçla seyahat edileceği -  Seyahatin kaç gün süreceği -  Gidilecek yerde görüşülecek şahısların isimleri -  Gidilecek yerin adresi, telefon numarası ve gerekli diğer bilgiler -  Giderken götürülecek şahsi eşyalar -  Yurtdışı seyahati ise; pasaport, döviz işlemleri vs. Bu plan hazırlandıktan sonra detaylar geliştirilir; -  Seyahat acentasıyla görüşmeler yapılıp, gidiş-geliş biletlerinin ayarlanması -  Gerekli kişilere haber verilip, randevu saatlerinin bildirilmesi -  Gidilecek seyahat vasıtasının kalkış-varış saatlerini kaydeder, unutulma   olmaması için ilgililere gerekli hatırlatmaları yapar -  Görüşülecek kişileri, görüşme yerlerini, saatlerini belirler -  Aldığı tüm bilgileri, yaptığı planı düzgün bir şekilde kağıt üzerinde gösterir (tape eder), çoğaltarak birini kendi alır, diğerlerini ilgili kişilere dağıtır. Seyahat programı düzenleyecek sekreterin elinin altında bulunması gerekli şeyleri şöyle sıralayabiliriz; Havayolları, demiryolları yıllık programlarını içeren kitapçık veya broşürleri, havayolları, demiryolları, otobüs işletmelerinin telefon, fax numaraları, çeşitli telefon rehberleri, .eşitli yurtiçi ve dünya haritaları, döviz kurlarını belirleyen günlük veriler, banka hesap numaraları, seyahat acentaları adres ve telefon numaraları vb.

Toplantı Organizasyonu

Sekreter bir toplantıyı organize ederken yönetimin beş temel fonksiyonunu uygulamalıdır.  Bu şekilde hazırlanan bir toplantıda hata yapma olasılığı en aza iner. TOPLANTIYI PLANLAMA   1.                  Toplantının yapılacağı yer, tarih, saat olarak saptanması 2.                  Başka toplantılarla çakışmamasına dikkat edilmesi 3.                  Toplantıya davet edilecek kişilerin belirlenmesi 4.                  Toplantıya katılacak kişilere haber verilmesi (yazılı davetiye, ilan tahtası, mektup, telefon, e-mail vs.) 5.                  Gündemin hazırlanması   Bir sekreter, toplantıdan önce görüşülecek gündemi hazırlamalıdır.  Gündemde gün, yer ve saati belirlemek şarttır.  Öncelikle eski toplantıların gündemleri incelenmeli, çözümlenmemiş bir maddenin olup olmadığı kontrol edilmeli varsa yeni gündeme eklenmelidir.   Gündemin bir kopyası ilgililere gönderilmeli ayrıca toplantı sırasında birer nüsha da her katılımcının önünde olmalıdır.  Gündem yazılırken sağ marj biraz geniş bırakılmalıdır, toplantı sırasında katılımcılar her maddenin yanına not alabilirler.   TOPLANTIYI ÖRGÜTLEME   1.                  Toplantı yerinin hazırlanması 2.                  Masa ve koltuk düzeninin ayarlanması 3.                  Katılımcıların isim kartlarının oturma şekline göre yerleştirilmesi 4.                  Gerekli olan araç-gereç temini (kırtasiye malzemeleri, tepegöz, video, küllük vs.) 5.                  Gündem maddeleri ile ilgili raporlar, belgeler, grafikler vs. hazırlanması 6.                  İkram edilecek yiyecek ve içeceklerin hazırlanması (Misafirperverlik, güleryüz, hoş karşılama ve konuklara yapılan ikram onlara verilen değeri gösterir). 7.                  Havalandırma, ısıtma, aydınlatma işlemlerinin yeterli düzeyde olmasını sağlama   TOPLANTIYI YÜRÜTME   1.                  Resepsiyona toplantı hakkında bilgi verme 2.                  Gelebilecek ziyaretçiler ve telefonlar için önlem alma 3.                  Toplantı odasına önemli olmadıkça hiçbir telefonun bağlanmaması 4.                  Toplantıya şehir dışından katılacak olanlar için ulaşım ve otel rezervasyonlarını ayarlama 5.                  Çıkabilecek ekstra istekler için önlemler alma, hizmetlilere direktifler verme 6.                  Gerekli hatırlatmaları ve uyarıları zamanında yapma   TOPLANTI KOORDİNASYONUNU SAĞLAMA   1.                  Birbiriyle ilgili kişilerin yan yana oturması 2.                  Araç-gerecin kim tarafından kullanılacağının belirlenmesi 3.                  Dinlenme aralarının belirlenmesi ve ikram düzeni 4.                  Gerekebilecek fotokopi, telefon vs. hizmetlerinin sağlanması 5.                  Eğer varsa, basına duyurulacak konularla ilgili hazırlık 6.                  Dikte alma ve not tutma   Dikte “yazdırma, yazdırılan şey” demektir.  Sekreterin iyi dikte alabilmesi için geniş bir kelime haznesi olmalı, türkçede ve uluslararası alanda kullanılan kısaltmaları da bilmesi gereklidir.   Toplantılarda raportör yoksa sekreter dikte alır, bunları düzenleyerek toplantı tutanağının hazırlığını yapar.  Toplantıda sekretere direk olarak birşey söylenmez, oturum esnasında katılımcıların konuşmaları belli bir system içinde ele alınmalıdır, her söylenen değil sadece önemli noktalar kaydedilmelidir.  Daha sonra kendi gözlemlerine dayanarak yazıyı gereken forma sokmalıdır.   TOPLANTININ KONTROL EDİLMESİ   1.                  En az 15 dakika önce toplantı yerinde bulunma 2.                  Yapılan planın işleyip işlemediğini denetleme 3.                  Eksik veya yanlış bir durum varsa, acilen tedariki ya da düzeltilmesi 4.                  Toplantı tutanağının son şekli için;   Toplantı yapan grubun ismi Toplantı yeri, günü ve saati Katılımcıların isim listesi Daha önceki toplantı tutanaklarına, (varsa) ilave ve düzeltmelerin yapılması Bitirilmiş işler ve bunlara getirilen çözümler Yeni konular ve verilen kararlar Gelecek toplantının tarihi ve yeri Toplantıya son verilmesi ve toplantının bitiş zamanı Tutanakta gerekli düzeltmelerin yapılarak ilgili kişilere ve kuruluşlara dağıtılması   TOPLANTI SONRASINDA YAPILACAK İŞLER   Toplantı salonuna götürülen tüm dökümanların büroya geri getirildiğinden emin olmak Toplantı salonuna getirilen tüm araç gerecin yerlerine gönderimini sağlamak Toplantıda kullanılan tüm yazışmaları dosyalamak Bir sonraki toplantı tarihini ajandasına ve ilgililere bildirmek

TOPLANTILARIN ÖNEMİ VE ÇEŞİTLERİ

Modern iş yaşamının önemli bir bölümünü toplantılar kaplar.  İşletmenin önemli kararlar alması, yaptıkları çalışmaların değerlendirilmesi, çeşitli konularda verime ve çözüme yönelik bilgi ve görüş alışverişinde bulunulması, planlama yapılması gibi konular için gereklidir. -                     Yönetim kurulu toplantıları -                     Müdürlerin, şeflerin katıldığı periyodik toplantılar -                     Müşterilerin katılımıyla yapılan toplantılar olarak sınıflandırılırlar