Seminer Notları, Anba Otel, İzmir

21 Aralık 2002, Cumartesi

Seminer Notları, Anba Otel, İzmir

Yönetici Sekreter:

Şirket içerisinde olan, gelen telefonlara bakan yönetici sekreteri şirketi ilgilendiren konuları bilmelidir.

İletişim Kanalları:

Becerileri olan, günlük programlara hakim olan dikkatli kişidir.

Profesyonel olanlar asla şikayet etmezler, asla dert yanmazlar.

Amatörler şikayet ederler, dert yanarlar.

Asistan Sekreter:Yurtdışına seyahate çıkabilmeli.

Santral Sekreteri: İyi düşünmesi, iyi konuşması, notu iyi alan, arayanı doğru yönlendiren, nezaket kurallarına uyabilen (pardon, affedersiniz kelimelerini sürekli kullanan) sesi ile ve konuşması ile  şirketi en iyi temsil eden kişidir.

Basın Sekreteri: Medyanın her zaman gözü önünde olduğu için medya ile ilişkilerini iyi ayarlamalı. Gerekli iletişim kanallarını iyi kullanabilmelidir.

Tıp Sekreteri: Tıp terimlerini iyi bilmeli.

Hukuk Sekreteri:

Basın Sekreteri:

Bilgi alanında unutkan olmayan, her kapıyı açabilen, Notu bırakmasını iyi bilmesi gerekir. Bunun için notu bırakırken etkili bırakabilmeli.

Bürokrat, teknik, ticari, finans, uluslararası sekreter.

Teori-Pratik yöntemleri:

Zekanı, becerini, bilgini, cesaretini, aklını kullanan

• Ahlaki bilgi
• Görev bilgisi

Seçici davranınız, kendimizi sevmeliyiz, inanmalıyız. Düzenli bir yaşantımız olmalı.

Teori bilgilerini alırsanız pratik olarak uygulayabilirsiniz.

Teori ve pratiğe önem verin ve harmanlayın.

Bir sekreterin elinin altında olması gerekenler:

Adres defteri,

Telefon fihristi,

Harita,

Sözlük,

Klavuz,

Deyimler kitabı,

Şirket faaliyeti ve sahipleri hakkında bilgi

Tüm çalışanların listesi ve telefon bilgileri

Günlük programı uygulaması

(Günlük plan-programı uygulayın)

• İşe zamanında gitmek
• İnançla gitmeli (iyi şeyler hayal etmeli)
• Ajanda, günlük tutulmalı
• Teori, pratik olarak uygulanmalı
• Güne iyi başlamak istiyorsak acil ve acil olmayan işleri ayırabilmemiz gerekli.

Bir sekreterin dış görünüşü ve davranışları:

Vücut dilini kullanabilmeli, Duruşunuzu mükemmel kullanırsanız başarılı olabilirsiniz. Kendimiz için gelişmek için yatırım yapmalıyız. Dost kazanmalıyız. Bir sekreter davranışlarını, konuşmasına önem vermeli. (Ressama poz verir gibi durmalıyız).

1. İnsan kendisine inanmalı, işini sevmeli, mesleğini mükemmel yapmalı.
2. Bir başkasına bağlı olduğunu unutmamalı.
3. O insanlarla uyum içinde olmak zorundasınız.

Sekreter Rolüne Girmek ve Yapmak:

Teoriyi almamız gerekir. Teoriyi aldıktan sonra yöneticiniz herşeye rağmen aksi olabilirse siz o kişiden çok şey beklemeyin. Siz görevinizi mükemmel yapmaya çalışın.

Bir sekreter şirket için çok önemli.

Mesleki bilgileriniz olduğunda aksi de olsa yöneticiniz sizi daha sonra mutlaka kollayacaktır.

Yönetici Sekreterler ve Asistanlar Güçlü Bir Görüntü Gösterin:

• Daha fazla enerji içinde üretken bir kişi olmalı,
• Güçlü ve kuvvetli yönlerinizi göstermelisiniz.
• Şirketteki eksiklikleri görmelisiniz.
• Bir sekreterin işi o şirketi düzene sokmaktır.
• Güçlü tarafınızı göstermelisiniz.

Yönetici Sekreterler ve Asistan Sekreterler İyi bir önder olmalı.

Olumlu bir etki bırakmalı,

Canlı durabilmeli, hızını kesmemeli,

Görevden kaçmamalı, pratik ve önder olmalı

Bunları yaptıkça lider olabilirsiniz.

Yönetici Sekreterleri ve Asistan Sekreterleri Gelişmenizi Üstünüze Gösterin:

Bir insan kendisini karşı tarafa saydıracaksa hanımlığıyla sağlayacak. Üstüne zeki olduğunuzu, düzenli olduğunuzu, sadık olduğunuzu kanıtlamak zorundasınız.

İyi bir Asistan olabilmek için:

Dürüstlük, anlayış, coşkunluk, bilgi, ilişki kurabilme, olumlu yaklaşım, bağımlı olabilme, güven, saygılı karar verebilen, sabırlı, esprili, plan yapabilen, samimi, iyi dinleyen, kendisine güvenen, mesleğine aşık olan sekreterlere ihtiyaç var.

Bir sekreterin başarılı olması için:

Olumlu tutum

Kuvvetli disiplin: Sizin hakça disiplinli olduğunu siz otoritenizi kullanıp otoritenizi sağlarsanız yöneticiniz sizi takdir eder.

İnsan İlişkileri: İnsan ilişkileri mükemmel olmalı. Samimiyet kurmamalı. İnsan ilişkilerinde yaptırıcı olmalısınız.

Ayrıntılara dikkat: Şirketteki herşeyi kontrol eder. Ayrıntılara dikkat eder. Ayrıntı çok önemli. Şirketine kendi şirketi gibi sahip çıkabilmeli.

İş Hayatınızda ve Hayatınızda Başarılı Olmanın Sırları:

• Şefinizi yüceltin
• İyi görünün
• Okuyun, İlişki kurarsanız kendi menfaatiniz olacak
• Nazik olunuz, İnsanlara güzel yaklaşmak için nazik olacaksınız.
• Başkalarının bilmediğini bilin: İleriyi hayal edebilirseniz ve görebilirseniz size  faydası var.

·         İlk izlenimleri bir daha gözden geçirin: Tebessümlü olarak

 (nasılsınız efendim vb. gibi kelimeleri kullanabilmelisiniz)

• Öğrendiklerinizi kullanmakta acele etmeyin: Bir takım bilgileri öğrenin. Yeri geldiği zaman satın.
• Bildiklerinizi açığa vurmayın: Bazı yerlerde bazı bilgi eksikliği görürsünüz. İyi bildiğiniz bilgiyi hemen açığa çıkarmamalısınız. Mütevazi olmalı ve birtakım sıkıntıları gözönünde bulundurmak zorundasınız.
• Uzak durun: Dağınıklıktan, arkadaşlardan uzak durun. İyi giyinin, aşırı makyaj yapmayın. Atmosferin güzel olmasını sağlayın.

Siz diplomatik olacaksınız. Menfaatinizi düşünmek için diplomatik olun, yani (kıvırmasını da bilin).

Bazı insanlar vardır, o insanları değiştirmeyin. O insanın tekniğini alın, ona değer verin.

1.      Çalışma sürelerinizi uzun tutun

2.      Sinirli tavırlarınızı evde bırakın

3.      Akıllı dedikodu yapın

4.      Bazı bilgilerinizi aklınızda tutun

5.      Neşeli olun.

Ben mutlaka iyi birşey yapacağım derseniz yaparsınız. Bilgiye açık olun. Her insanın yapısını bilin ki davranışlarınız da öyle olsun.

Yazışmalara önem verin. Her zaman evet deyin.

Firma ekonomisini düşünün.

(Para sıkacak insan şirketini koruyacak insan)

İnsanların istemediği işi üzerinize almayın:

• Sakin ve soğukkanlı görünün: Kendinizden emin olmalısınız. Her yerde bir grubunuz olsun. Dostlarınız olsun. Çevrenizi genişletin, vizyonunuzu geliştirin, İlişkilerinizi geliştirin.
• Kendinize güven duyun.
• Güvenilir olun. Güvenilir olmak çok önemli.
• Tarzınızı bulun, saç, giyim ve vücut dilinizle bir tarzınız olsun.
• Hedef belirleyin: Doğru yöneticiyi bulun. Zekanızı ve becerinizi kullanmak istiyorsanız teorilerinizi kullanmanız lazım.
• Yalan söylemeyin. Şirkette bir yalan olursa o kimseyi korumamalısınız. Hiç kimseyi kırmayın ve yalancı olmayın. Harbi olmak ve doğru olmak çok önemli.
• Zamanlamayı iyi yapın. Herşeyi atılganlıkla dinleyin.

Kişisel Düzeyde İletişim:

Başarılı bir iletişim için:

·         Açık düşünme

·         Anlaşılır konuşma 

·         Konuşma isteğine karşı koyabilme

·         İyi dinleme

·         Anlaşıldığından emin olmak.

Sözlü İletişim: Kuruluş elemanları vakitlerinin büyük bir kısmını çalışanlarıyla yüz yüze konuşarak, telefonda konuşarak, toplantılara katılarak geçirirler.

Diplomatik davrandıklarında iletişimi doğru kullanırlar.