SAVOY OTEL SEMİNER NOTLARI

SAVOY OTEL SEMİNER NOTLARI

(23 OCAK 2000)

SEKRETERLİK

1. Kendini yenilemek,

            Stres, makyaj ve bilgi, Yıpratıcı bir meslek,

Mücadele, Giyim.

Bugün ne öğrendiniz?

Bunu eve gidince kendinize sorun.

Ne kadar para kazandınız?

* Makyaj

* Giyim

* Bilgi

Hayatınızın haritasını gözden geçirin:

Planlı ve disiplinli çalışmak demek, herşeyden önce günün planını düzenli yapmak. Sekreterin günlük düzeni içerisinde kendilerine ayırması gereken zaman kısıtlı ve alabildiğince özveri isteyen bir bölümü oluşturur.

Sekreterin giyimi kendine yakışan ve doğal güzelliğini ortaya çıkartan sade kıyafetler olmalı.

Kendine güven duyduğu ve mesleğini layıkı ile yaptığı zaman onu kimse yıpratamaz. Bu insan mücadele etmeli, istek ve çaba harcamalı.

Olumlu düşünün. Mutlaka başarılı olacağım derseniz, bunu yüreğinize korsanız mutlaka olursunuz.

Sekreterlikte mantık ve düşünme ön planda, pratik zeka, el becerileri, dinleme ve uygulama öncelik kazanıyor.

            * Hayatımızın haritasını gözden geçirelim?

            * Yöneticinin eli, kulağı, gözü yardımcıları?

Organizasyon becerileri, çevre tanıma ve kişilerle diyalog kurarak bilgi alma becerisine sahip olmalı.

İşe nasıl başlayabilirsiniz?

"Ben yönetici sekreterim. Firmaların tüm sekreterlerini tanırım. İletişimi iyi kurarım. Profesyonelim. İstanbul'u iyi bilirim. Çevrem çok geniş. Çok iyi telefona bakarım. Erken gelirim geç giderim. Benden memnun kalırsanız süremi uzatır ve devamlı sizinle çalışırım" diye işe başlayabilirsiniz.

Sekreterlik yıpratmaz. Teknolojiyi kullanmak için geçerlidir. İçimizdeki karamsarlığı içerimizden atabiliyorsak hep ileriye gitme şansımız var.

Eğer bu meslekte yükselmek istiyorsak bilginin peşine düşeceğiz. Sürekli kendimizi geliştireceğiz.

Sekreterlik; sabır, azim, dikkat, saygı gerektiren bir meslektir. Bir profesyonel sekreterin bilgisini sürekli artırması gerekiyor. O çelik bilgileri yapınıza yerleştirdikten sonra siz dağı bile devirebilirsiniz. Spor yapın, kitap okuyun, ses tonunuza dikkat edin, geziniz, kendinizle uğraşınız. Hayat diplomasını kazanınız, bilginizi artırınız. Sürekli okumanız, sürekli araştırma yapmanız gerekiyor. Yönetici sekreterin ve profesyonel bir sekreterin saati yoktur.

Sekreterliğin Türkiye'deki yeri nedir ve neydi?

Kendinizi profesyonelce hazırlayın. Ufku geniş olan bir insanın yanında çalışmak size çok şeyler kazandıracaktır.

Bir sekreter; denetleyen, yönetim bilgisi olan, her şeyi bilen, büro işlerinin düzgün yapılmasını sağlayan, yöneticisinin adına kurum içi-kurum dışı işlerini ayarlayan kişidir.

1- Organize olma yeteneği olmalı,

2- Yönetime her konuda katkıda bulunmalı,

3- Liderlik yönü olmalı,

4- Beşeri ilişkilerini geliştirmek, okumak, firmanızı çok iyi tanımak ve çok iyi       temsil etmek zorundasınız.

5- Yönetimin bilgi ve becerilerini kendinizde toplamalısınız.

Bir Sekreterin Üç Yönü:

1- Fiziki Kavram: Giyim, makyaj, saç.

2- İnsanlarla Diyalog: Halkla İlişkiler, diyalog.

3- Mesleki Bilgiler: Araştırma, seminer, okuma, çevre.

Sekreterler inisiyatifinizi zamanında kullanın. Bağımsız olun. İnsanlarla fazla ilişkiye girmeyin, dostluklar kurmayın. Sizin enerjiniz sabahtan akşama kadar aynı olmalı. Bazı sekreterler öğleden sonra dökülmüş oluyor. Sizdeki enerjiyi eşit derecede tüketmelisiniz.  Davranışlarda ölçüler olmalı. Bunları kaçırırsanız olmaz. Genel kültür çok önemli. Gerçek okuyan, araştıran ve kendi fikirlerini ortaya çıkaranlardan olun. Emanet bilgilerle tartışılmaz.

İnsan ilişkilerinde ve serviste canlı olmalısınız. Bakımlılık, zeka sizden fışkırıyor. Türkiye'deki nimetleri iyi kullanmalıyız. Zamanı boşa harcamayın ve ben bunu bileceğim deyin. Tasarruf kişiliğinizde olmalıdır. Harita bilginiz olmalı. Haritayı kullanmak ta bir sanattır. Otelleri tanımak ta bir sanattır. Restorantları, şirketler misafir ağırladığı zaman sekreterler restoranları tanımalı ve önceden bilgi almalı.

Uçak biletleri nasıl alınır?

Yönetici Sekreterler ve Asistanlar Agresif İnsanları Tanımak:

İnsanları tanımak. İnsan nedir bu insanların yapısı neden bozuluyor? İnsan ruhu bambaşka birşeydir. İnsan nimetini maalesef bizler kullanamıyoruz. En güvenilir insanları sürekli tanıyın.

Asistan sekreterlerinin İşini Sevmesini Öğrenmesi:

Siz işinizi severseniz para da kazanmış olursunuz. İşin hakkını verin, ardından para mutlaka gelecektir. Elinizden geldiği kadar görevinizi en iyi şekilde yapın. Bu emekler mutlaka size geri dönecektir. Para kazanmak için çalışıyorsak, işimize ciddi sarılmamız gerekiyor. İşini seven işine aşık olana, birgün o iş ona gülecektir.   O işyerine duyacağınız alışkanlık çok önemli. İşinizle bol plan yapın, bol hayal kurun. Yapmak için teşebbüs etmeniz önemli. İş hayatında çaba olmazsa bereket olmaz (Kapıyı çalmayınca kapı açılmaz, Hz. İsa).

İşin olumlu ve olumsuz yanlarını düşünmemiz lazım. Sorunlarla başetmek lazım. Sekreter olarak kalbinizi yüreğinizi işinize verin. Başarı sizin beyninizde, yüreğinizde.

Sekreterin Yöneticisine Sunduğu Konular:

1- Bana benden ne beklediğinizi söyleyin.

2- Bana birşeyler yapmak için fırsat verin.

3- İhtiyacım olduğunda bana rehberlik yapar mısınız?

4- Sürekli bana iş verir misiniz?

5- Nasıl çalıştığım konusunda beni bilgilendirin.

6- Başarılarıma bağlı olarak beni ödüllendirin. İnşallah başarılı olurum da beni      ödüllendirebilirsiniz.

Onu şaşırtın ki hamle yapacaksınız.

Kurumlarda Çalışanları İş Ahlakına Aykırı Davranışa İten Ortam Nedenlerinden En Önemlileri Nelerdir?

Denetim eksikliği, organizasyon bozukluğu, disiplinsizlik.

Mutluluk için mutlu olma, hoşgörülü olmanın yolları.

Yaprağın kımıldayışından bile zevk alabilirsiniz o zaman mutlu olursunuz.

Sekreterler Güçlükleri Düşünmeyin, Bugünü Düşünün.

Gerçek insanı büyüten gündür. Eğer başarıyı, bilgiyi stoklarsanız parayı toplarsınız.  Günü iyi değerlendirmek lazım. Eğer kendinizi düşünüyorsanız mutluluğa önem verin. Bugün bugündür deyip bazı bilgileri atın. Endişe normal birşey değildir.

İnsan hasta, karamsar ve endişeli gibi düşünürse hastalık sizin içinizde olur. Sizde o hayatın karartan bir gölge gibi üzerinize düşmesin. Her bir acının sonu mutluluktur. Sabır et. Ama mutlaka tatlıyı bulacaksın. Günün nimetlerini alın. Hayalleriniz hedefleriniz olsun. Gün size sırtını dönmesin. Aylık planları yapın, hazırlıklı olun ve günlük yaşayın. Yaşadıklarınızdana sonra günü yakalamış olacaksınız.

Sekreterler Yükümlülük Alın:

Hayat parlayan taşkın bir mizahtır. Bir insanın içi çökerse hiçbirşey yapamaz. Amaç: iİnsanlar kendilerini amatörce çalışıp profesyonelce hazırlarsa acaip bir atak yapar. Gönülsüzlük, uyuşukluk hiç olmasın. Hareketli olursanız, her türlü imkanlar size hareket kazandıracak. Sürekli hareketle vücudunuza canlılık kazarsanız herşeyin üstesinden gelirsiniz.

Kalbinizi güneşe çevirin:

İnsana güvenme ölür, duvara yaslanma yıkılır. Siz siz olun kendinizi çözdürtmeyin. Kendiniz kale gibi olun, kazanın. Sizin cesaretiniz karşınızdaki insanları eritmeli ve önünüz açılmalı, çözülmeyeceksiniz. Zor olmalısınız, herkes sizi okumasın.

Sekreterler Hayatınızı Düzene Koyun:

Düzenli yaşamak elimizde. Düzen demek mutluluk demektir, hayatı sevmek demektir, insanlarla mücadele etmek demektir. Dağınık bir masa başarıyı göstermiyor. Gün gelecek masalarda kağıt ve kalem olmayacak. Bilgisayar hayatına alışmamız için çok düzenli olmalıyız. Alışkanlığımızın ne kadar iyi olup olmadığını tartışalım. İyi alışkanlık mı kötü alışkanlık mı kendimize soralım.

Sekreterler kafanızı, zekanızı işinize verin:

Kafanız işinizde yoksa bazı işler kendinize zor gelir. Panik ve sıkma, kendinizi batırma demektir. İşimizi kafamıza vermemişsek başarılı oluruz.

1- İşinizi sevmelisiniz.

2- Neşeli olmalısınız. İşinize espri katarsanız işinizi sarılarak yaparsanız iş size kolay gelir. Hayatı ve işi sevdiğiniz zaman eve gitmek istemeyeceksiniz. Bir insan işine konsantre olduğu sürece, insanlarla iyi iletişim kurduğu sürece, düşüncesini, yaratıcı özelliğini kullandığı müddetçe, iyi dinlediği müddetçe kendisini sorunluluk sahibi, iş bitiren ve sorumlu gördüğü biçimde, bağlı bir insan olarak gördüğümüz biçimde mutlu ve başarılı olursunuz.

Severek, inanarak yapılan hiç bir iş unutulmaz.

SAVOY OTEL SEMİNER NOTLARI

(30  OCAK  2000)

Bir sekreterin elinin altında olması gerekenler:

1- En önemli evraklar:

2- Adres ve telefon fihristi: Özel, kurum.

3- Tüm çalışanların listesi ve telefonu olmalı.

4- Görevleri, isim ve ünvanları yazılmalı.

5- Şirketimizin faaliyeti hakkında bilgi.

6- Şirket sahipleri hakkında bilgi.

7- Harita.

8- Deyimler kitabı mutlaka bulunmalı.

9- Sözlük.

Gemiyi lütfen terketmeyin.

Sabırlı olun, güvenilir olun.

Sekreterler Şirketinizi İyi Tanıyın:

1- Geçmişini iyi bilmeniz lazım. Tanıyın ki hata yapmayın.

2- Şirketinizin kuralları, prensipleri nelerdir, nelere sadıktır, bunu öğrenin.

3- Dağıtım kanallarını çok iyi bilmek lazım.

4- Şirketiniz ne satıyorsa:

fiyat listesi, toptan, perakende vb. gibi listeleri bilmeniz lazım.

            Şirketinizde yardıma ihtiyaç duyduğunuzda, sıkıştığınızda bilgi alabileceğiniz,     danışacağınız kişi.

Sekreterin Güne Başlarken Plan Programı:

Güne başlarken,

            -Posta

            -Ajanda Kayıt,

            -Dosyalama,

            -Ziyaretçiler,

            - Telefon.

Güne başlarken işe erken gidin. Siz siz olun düzenli ve sistemli olun. Erken gelen hiç sorun yaratmayan biri olmalısınız.

Sekreterlerini yöneticiler şu anda verimli bir biçimde çalıştıramıyorlar.

Gönderilecek posta var mı?  faks çekilecek mi? O gün yöneticinizi ziyaret edecek kişiler var mı? Ajandaya bakmamız lazım. Ajanda ile sekreter yapışmalı. Randevuları güzel sıraya koyup gelen insanları tanımamız lazım.

Evrakları mantıklı bir şekilde sıraya koymalıyız. Gelen ve giden evraklar tek bir dosyalama sistemidir.

Akşamdan bugünün işlerini bitirip yarın yapılacak işleri planlayın. Bugünün işini bugün bitirin.

İş gününe hazır olun:

Telefonla aramak ve telefona cevap vermek - canlı olarak cevap vermek- lazım. Gelen ziyaretçilerin önceden bilinmesi lazımdır. Gelen faks ve giden faksların bilinmesi gerekir. Kayıtları tutun ve söyleyiniz. Arayanların listesini biliniz.

Gelen telefonları sağlıklı yazar ve yerine ulaştırır, gözden geçirirseniz daha iyi olur.

"Başarılı Sekreterlerin Sırları" kitabı.

Bir Sekreterin Dış Görünüşü ve Davranışları:

İlk izlenim çok önemli.  Bir sekreter pratik ve cesur olmalı. Fırsatları ve günü iyi değerlendirmemiz lazım. Her türlü aksesuarı kullanmasını bilmeliyiz. Emniyet alın ama ihmal etmeyin.  Gelen, gidene karşı çok nazik davranışlar olmalı. Sizin ruh haliniz önemli. O gün kendinizi çok kötü hissediyorsanız izin isteyin. Davranış ve nezaket kuralları çok önemlidir.

Yetişmiş sekreterler için bu mesleğin önemi büyüktür.

Beceri, bilgi, akıl zeka içinizde. Sadece bunu uygulamaya geçirirmeniz gerekiyor. Zamanınızın bedelini alın ve birikim yapın. Hayatınızın diplomasını kazanmak istiyorsanız 100 milyona  10 milyonu yatırım yapın. Başarıyı yakalayan insanlar vardır. Torpile yer yok. Becerilerinizi ortaya çıkartın ve kendinize yatırım yapın. Ses tonu, giyim, iş bilgisi sizin yatırımınızdır.

Yönetici Sekreterler ve Asistanlar İçin Başarının Anahtarı:

- Olumlu tutum:                     Olumlu düşünmek,

- Kuvvetli disiplin:     Tuttuğunu koparan bir bayansa bu kız cin gibidir işini iyi                                                               yapar sorumluluk iyi yapar. İnsanlara kuvvetli olduğunuzu                                                                        hissettirirseniz insanlar o sorumluluğu size verirler.                                                             Kuvvetli disiplininizi, yaratıcılığınızı ispat etmeniz                                                             gerekiyor.

- İnsan İlişkileri:         Şirketlerde bayanlar birbirlerini çekemiyorlar. Siz daha                                                                  candan ve yürekten verici davranın. Onun gururuna                                                                       dokunmayın.

- Ayrıntılara Dikkat:   Ayrıntılara dikkat edilmesi gerekiyor. Çay servisi sonrası                                                               biten fincanlar hemen masadan alınmalı. Emniyet ve                                                                   ayrıntılar çok önemli. Sekreterin herşeyi cımbız gibi ayırması                                                  gerekiyor. Biz düşünmeden herşeyin önümüze gelmesini                                                               istiyoruz. Sekreterin ayrıntılara dikkat etmesi gerekir.

Yönetici Sekreterinde Olması Gerekenler:

Bir sekreter hoşgörülü olmak durumunda. İyimser olun. Umutlarınızı yıkmayın umutla bakın. Yarına umutla başlayın. Mantığınızı devreye sokun. Dedikodu yapan bir insan olmamalısınız. Soğukkanlı olun, açık fikirli olun. Başkalarının fikirlerine saygı duyun. Sizin güçlü olmanız gerekir. Güleryüzlülüğünüz sermayeniz olmalı. Çevrenizdeki kişileri şaşırtmalı. Bir insan kendinden emin olduğu zaman, gülme ve ses tonu taktiktir. Bunları kullanacaksınız.  (Her insan zengin olmak, mutlu ve huzurlu olmak ister). Farklı düşünün, sempatik olun. Herkesle sempatik olun. Sevgiye koşun. Sempatik ve  ağır başlı olmak gerekir. Ses tonu, anlayış, bilgi ve görgü çok önemli. Güzel ahlak, kibar, ciddi, sorumluluk, düzenli olmalı, zevk sahibi olmalı, yaratıcı olmalı ve iyi bir insan olmalı.

Siz kendinizi yönetin. Herşeyden birşey toplayın. Başarılı olacaksan git, başarılı olan insanlara soru sor? Nereden kazık yemiş, nasıl mutlu olmuşlar?

Soru sormasını bilirseniz içinden isteklerinizi alırsınız, gerisini çöpe atarsınız. Gözlerinizi açın hayata güzel bakmaya çalışın. Mükemmeli var, iyisi var, kötüsü var. Çevrenizde başarılı, başarısız ve kazık yemiş insanları dinleyin.

Ben sekretersem sekreterlik rolünü iyi bilmeliyim, ezberlemeliyim. Kesin kararlı olun ve birine bağlı olduğunuzu kabul edin. Ben bu insanın eliyim, kulağıyım diye düşünün.

Yöneticinin eli ve ayağı olmak demek?

Ben sekretersem, sekreterlik rolünü iyi bilmeliyim, ezberlemeliyim.

Sekreter, yöneticiyi taşıyan insan demektir. Bu çok ağır bir yüktür. Kesin kararlı olun ve birine bağlı olduğunuzu kabul edin. Ben bu insanın eliyim, kulağıyım diye düşünün.

1.) Bir Sekreterin Günlük Yaptığı İşler Nelerdir?

1- Bir sekreter işe erken saatte gelmeli.

2- Günlük programını önceden çıkarmış olmalı.

3- Önce gelen posta ve faksla ilgilenmeli.

4- İşleri acil ve acil olmayanları önem sırasına göre planlayabilmeli.

2.) Bir Sekreter Nelere Dikkat Etmeli?

1- Sekreter giyimine dikkat etmeli.

2- Ajandasında, tüm işlerin yapılışı hakkında bilgi sahibi olmalı.

Sekreterin Görevleri Nelerdir?

1.) Mesleğe İlişkin Görevler:

Dil yarası verem yarasından kötüdür. Siz kendinizden emin olduğunuzda kimse sizi yaralayamaz. Ben bugün erken gittim mi? Görevimi iyi yaptım mı? İşimi iyi mi düşündüm? Bugün ben neler yaptım, neler ettim?

Mesleki bilgi, mesleğini ihmal etmediği sürece işinde başarıyı hakeden kişi başarılara açıktır. En iyi arkadaş kendinizdir, kendinizle barışık olmalısınız. İşten korkmayın, İş verildikçe, sorumluluk aldıkça, kendinizi tartmanız lazım. Önemli olan farklı bir insan olmak önemli. Yazı yazmak bir sanat ama onu hatasız yazmak gerekir. İmla kurallarına dikkat etmek gerekir. Bilgiyi iyi kullanmak gerekir. Dosyaların ismini takip etmek gerekir. Önemli olan göze hitap etmeli.

Evrakların kalitesini göre dosya olması lazım.

Gelen mektuplara aniden cevap vermek önemlidir. Toplantılar ve konferanslara önem verilmeli.

2.) İletişime İlişkin Görevler:

Telefonu; biz akıllı olursak dünyaları fethedebiliriz. İyi duymamız lazım. İletişim kurmamız lazım. İyi duymak, sıcağı sıcağına not almak lazımdır.  Amirinizle ilgili ilişkilerinizi çok iyi ayarlamalısınız. Zamanı iyi kullanın. Konuşmalarınıza, gidişatınıza, yürüyüşünüze kadar çok şey önemli. Bu iletişimde bunlara önem verdiğiniz sürece itibarınız artar. Yöneticinin duyamadığını, göremediğini söylemelisiniz. Onun eli ve kulağı olmalısınız.

3.) Yönetime İlişkin Görevler:

Yönetim planlama yapar. İşbirliği, donatım ve kontrol.

İşveren planı oturttu mu?  başarılı oldu mu? ona bakmalısınız. Ekibini kurdu mu? ona bakmalısınız. Sizin başarılı olduğunuzu bilen biri olmalı ki size referans olsun. Haber, reklam ve duyuru yapsın. Bir konu üzerinde hamle yaptığınız konular olursa o  yazınızı bir takım insanlar yapar ve uyarsa sizler de mutlu olursunuz.

Tamamlayıcı Görevler: Makyajı asla ihmal etmeyiniz.

Sekreterler Hayatınızı Düzene Koyun:

Düzenli yaşamak elimizde. Düzen demek mutluluk demektir, hayatı sevmek demektir. İnsanlarla mücadele etmek demektir. Dağınık bir masa başarıyı göstermiyor. Gün gelecek masalarda kağıt ve kalem bile olmayacak. Bilgisayar hayatına alışmamız için çok düzenli olmalıyız. Alışkanlıklarımızın ne kadar iyi olup olmadığını tartışmalıyız. İyi alışkanlık mı kötü alışkanlık mı? kendimize sormalıyız.

Sekreterler kafanızı, zekanızı işinize verin:

Kafanız işinizde yoksa, bazı işler kendinize zor gelir. Panik ve sıkılma kendinizi bastırma demektir. İşimizi kafamıza vermemiş ve kafamızın içinde başka bir şeyler varsa nasıl başarılı oluruz?

1. İşinizi sevmelisiniz.

2. Neşeli olmasınız. İşinize espri katarsanız, işinize sarılarak yaparsanız, yaptığınız iş size kolay gelir. Hayatı ve işinizi sevdiğiniz zaman eve gitmek bile istemeyeceksiniz. Bir insan işine konsantre olduğu sürece, insanlarla iyi iletişim kurduğu, düşüncesini, yaratıcı özelliğini kullandığı müddetçe, iyi dinlediği müddetçe, kendisini sorumluluk sahibi, işbitiren, sorumlu gördüğü biçimde, bağlı bir insan olarak gördüğümüz biçimde mutlu ve başarılı olursunuz. Severek, inanarak yapılan hiçbir iş unutulmaz.