İLETİŞİM

 

İLETİŞİM

Çağdaş Organizasyonlarda Sekreterlik Mesleğinin Yönetsel Yapısı -1

Günümüzde yaşamın her alanında gözlemlenen hızlı değişim arzusu, örgütlerde farklı görev ve rol tanımları, çalışma yöntemlerini ve "işgören tipi"ni ortaya çıkarmaktadır.

Günümüzde yaşamın her alanında gözlemlenen hızlı değişim arzusu, örgütlerde farklı görev ve rol tanımları, çalışma yöntemlerini ve “işgören tipi”ni ortaya çıkarmaktadır. Bu anlayış, örgütlerin lider yöneticiler ve onların yardımcıları olan profesyonel sekreterler tarafından desteklenmesini gerekli kılmaktadır. Bir yöneticinin verimliliğine katkıda bulunan kaynaklardan hiç biri, mesleki bilgi ve becerisi gelişmiş olan profesyonel bir sekreter kadar önemli değildir.

İnsan kaynakları alanında yaşanan devrim, yeni ekonomi ve teknolojik gelişmeler sonucunda yepyeni bir kültürün hızlandırdığı çağdaş işgücünü ortaya çıkarıyor. Söz konusu değişim, örgütlerde önemli fonksiyonları yerine getiren sekreterlik mesleğinin içeriğini değiştiriyor. Geleneksel sekreterlik rolünün yerini, bugün daha sofistike fonksiyonları yerine getiren profesyonel sekreterler alıyor. Geleneksel ve çağdaş sekreterlik fonksiyonu üzerine aşağıdaki gibi bir karşılaştırma yapmamız olanaklıdır:

Klasik Sekreterlik
---------------------
Emek işçisi
Sözlü ve yazılı iletişim
Kurallardan hareket
Zamanı Kullanma

Çağdaş Sekreterlik
-------------------------
Bilgi (zihin) işçisi
İnteraktif iletişim
Koşullardan hareket
Zamanı Değerlendirme

Sekreterlik mesleğinin yönetsel yapısının bilgi işçiliğine doğru evrilmesinin nedeni, örgütsel etkinliğin, onların rakiplerinden daha iyi olmak değil, etkin olabilecek bir farklılık yaratmaktan geçmesidir. Çağdaş organizasyonlarda profesyonel asistanlar, örgüt içindeki bir çalışandan çok, yapılan işin ve örgütün sahibi gibi inisiyatif kullanma yeteneği gösterebilmelidirler. Örgütsel etkinlik için sekreterlerin operasyonel yetenekleri büyük bir önem taşımaktadır. Bugün sekreterlik mesleği hizmet işinden bilgiyi nicelleştirme (kantifiye) işine dönüşüyor.

Çağdaş organizasyonlar üretim ve hizmet faaliyetlerinde her zamankinden daha fazla bilgi işlemek durumundadırlar. Bugünün işi, zihin işi, işçileri de zihin işçileridir. Bu çerçevede, bir profesyonel asistan bugün sadece emirleri yerine getiren biri olamaz. Kendi katkısı için sorumluluk üstlenmelidir ve bilgisi nedeniyle, yöneticinin karar etkinliğine katkıda bulunan biri olmak durumundadır. Çağdaş örgütlerin yönetici asistanları, rutin büro faaliyetlerinin dışında, değişen iş yapma yöntemlerini kısa sürede algılayan, bunları kendi yöntemine göre yapma ve işi kimliklendirme yeteneğine sahip olmalıdırlar.

Çağdaş Ofisler ve Yönetsel Yapıları -1

Yeni ekonomi modeli, çağdaş organizasyon yapılarını değiştirdiği gibi, iş yapma yöntemlerini de değiştirmektedir. Bugün sanal organizasyonlar gelişmektedir. Doğal olarak "sanal ofis"ler ve sanal iş yapma yöntemleri gelişiyor. Bugün "evden çalışma devrimi" denilen, yeni bir iş yapma yöntemi ortaya çıkmaktadır. İşler evlerde yapılınca bürolar kendiliğinden anlamsızlaşıyor ve "ev büro"lar ortaya çıkıyor...

Yeni ekonomi modeli, çağdaş organizasyon yapılarını değiştirdiği gibi, iş yapma yöntemlerini de değiştirmektedir. Bugün sanal organizasyonlar gelişmektedir. Doğal olarak “sanal ofis”ler ve sanal iş yapma yöntemleri gelişiyor. Bugün “evden çalışma devrimi” denilen, yeni bir iş yapma yöntemi ortaya çıkmaktadır. İşler evlerde yapılınca bürolar kendiliğinden anlamsızlaşıyor ve “ev büro”lar ortaya çıkıyor. Bu süreç doğal olarak büro ve sekreterlik işlerinin yönetsel yapısında köklü değişimlere neden oluyor. Ancak bir şeyin önemi hiç azalmıyor, hatta gittikçe artıyor; o da mesleğini profesyonelce sürdüren, yöneticinin verimli ve etkinliğinin temel dinamiği olan sekreterlik mesleğinin.

“Sanal” kavramı ilk defa 1950’lerde bilgisayarlarda, “olmadığı halde, varmış gibi kullanılan” “sanal bellek” kavramı ile gündeme gelmiştir. Daha sonraki yıllarda ortaya atılan ve başında “sanal” olan tüm kavramlarda, “gerçekte fiziki olarak var olmadığı halde, etkisi olan” örgüt, işyeri ya da şirket karşılığı kullanılmıştır. Sanal işyerinde, geleneksel örgütlerin “fiziki” sınırları ortadan kalkmaktadır. Merkezdeki ofis, sanallık derecesine göre, alabildiğine küçülmektedir; hatta merkez yok olmaya yüz tutmuştur. Çalışanların sayılarında da önemli düzeyde azalma mevcuttur. Buna karşılık, sanal şirket yapısı gereği mevcut kaynakları ile karşılaştırılamayacak boyutlarda, geniş bir iş hacmine sahip olabilir. Örneğin Fin elektronik şirketi Nokia gibi yılda yaklaşık 160 milyon dolarlık satış yapan ve bu arada sadece beş çalışanı bulanan şirket türündeki yapılar gelişiyor. Geleneksel yönetim anlayışında yönetim insan yönetimi şeklindeydi ve bu nedenle yönetici ile diğer çalışanlar arasında koordinasyon görevi sağlamak sekreterlerin temel görevi durumundaydı. Oysa bugünkü yönetim anlayışı insanların değil, işlerin yönetimi şeklindedir. Bu nedenle bilgi işi niteliğinde olan işlerde sekreterin başarısı, bilgi işleme ve onu karar süreçlerinde kullanılacak bir biçime ulaştırma yeteneği ile ölçülmektedir.

Sanal şirket modeli, geleneksel şirketin sınırlarını, yeniden tanımlıyor. Taraflar arasındaki işbirliği, sınırların nerede başladığı, nerede bittiği konusunda karar vermeyi güçleştiriyor. Sanal şirkette, geleneksel bürokratik kurallar büyük ölçüde ortadan kalkmaktadır. Hiyerarşik yapılar yataylaşmaktadır. Özellikle şirket içinde intranet kullanımı her tür örgütsel engeli kolayca by pass edebilmektedir.

Bilgi teknolojileri alanında yaşanan büyük gelişmeler, özellikle karar organlarının işlerini büyük ölçüde kolaylaştırmış, onları iş yerlerine bağımlılıktan kurtarmıştır. Bu sayede, yöneticilerin sekreterleriyle, sekreterlerin de yöneticilerle herhangi bir zorluk ve gecikme yaşanmadan, kolayca iletişim kurmaları, bilgi alışverişinde bulunmaları mümkün olabilmektedir. Envanter denetimlerinden, stok kontrollerine kadar birçok alanda haberleşme olanağı sağlayan bilgi ve iletişim teknolojileri, yeni bir büro; veya bürosuz faaliyet yürütme anlayışının gelişmesine neden olmaktadır. Bürosuz faaliyet yürütme olanağı, bugünkü fonksiyonu ağırlıklı olarak bilgi işleyen sekreterin önemini daha da artırmıştır.

Ünlü yönetim bilimci Peter Drucker, “fikir ve bilginin insanın olduğu her yere ulaşabildiği bir dönemde, ofise gerçekte gerek yoktur. İkinci dünya savaşı sonrası kenti, temelde bir ofis kenti idi” diyor. Teknoloji, coğrafi bir değişim yaratıyor. Artık büyük şehirlerde sabit bürolarda bulunmak zorunda değiliz. Son zamanlarda mobil büro alanında ilginç gelişmeler yaşanıyor. Şimdilerde dört tekerlekli ofis kavramı sıkça kullanılmaya başlandı. Yöneticiler günlerinin önemli bir kısmını araçlarda geçiriyor. Bugün bu araçlar, yöneticilerin her türlü ihtiyaçlarını karşılayan tekerlekli ofisler olarak dizayn ediliyor.

Bugün gelişen bilgi ve iletişim teknolojileri ile birlikte, mobil bürolar ve “yönetim göçebeleri sınıfı” oluşmaktadır. İş, hareket halinde iken de yapılabilmektedir. Hareketli, çevik ve agresif insanlardan oluşan bir sınıfın doğuşuna tanıklık ediyoruz. Yönetimin karar organı olan yönetici sınıfının yaptığı iş yapma yöntemlerinde söz konusu farklılaşmalar olurken, doğal olarak bu gelişmeler, sekreterlik mesleğini büro ve klasik sekreterlik fonksiyonlarını yerine getiren biri olmaktan uzaklaştırarak, onları daha çok işleri eşgüdümleyen ve bilgi işleyip danışmanlık rolünü yerine getiren profesyonel çalışanlar haline getirmektedir. Çağdaş organizasyonda sekreterler klasik anlamda sekreterlik yapmaktan uzaklaşmıştır. Artık rakam dökümlerini yeniden toplamak yerine bunların analiz edilmesine yardımcı oluyorlar. Mektupları daktiloya çekme yerine araştırma işleri yapıyorlar. Toplantı için gerekli hazırlıkları yapmak yerine konferansları düzenliyorlar.

Çağdaş organizasyonlarda iş yapma yöntemleri değişiyor ve değişimle ilgili temel problem, değişimin herkesi bir gün mutlaka yakalayacağıdır. On yıl önce, iş dünyasında bir çok profesyonel analizci ve tahminci, iş yaşamında alıştığımız rutinlerin ve metotların radikal bir şekilde değişeceğini söylüyordu. İngiltere “ev çalışanları”nın oluşturduğu bir işgücü yapısı ortaya çıkarmaktadır. İnsanlar günlük koşuşturmacadan kaçmak için iletişim teknolojisinin imkanlarını kullanıyorlar. İngiltere’de yapılan en son resmi İşgücü Anketi’nin sonucuna göre toplam 255,000 ev çalışanı bulunuyor. Bu araştırmada “ev çalışanı”nın tanımı, hem telefon hem de bilgisayar imkanlarını kullanan, işini temel olarak evinden yürüten insanlar için kullanılmış. İşgücü Anketi'nin istatistiki sonuçlarının biraz daha derinine inersek, karşımıza çıkan resmin büyüdüğünü görürüz. Eğer evden çalışma kavramını evini ofis olarak kullanıp seyahat eden çalışanları ve haftanın en az bir günü evinden çalışan kişileri de kapsayan bir tanım için kullanırsak, rakam 1.3 milyona fırlıyor. Bu rakamın kayda değer olduğunu söyleyebiliriz, çünkü bu sayı İngiltere’nin toplam iş gücünün yüzde dördünü oluşturuyor. İşlerin bu ölçüde evlerden yürütüldüğü bir iş görme ortamında büro sekreterliği gibi sekreterlik türleri bir nostaljiye dönüşüyor.

Çağdaş Organizasyonlar ve Yönetsel Yapıları

1970'lerde bugüne gelişen yönetim düşünce ve yaklaşımlarını üç grupta ele alabiliriz. Bunlardan ilki yönetim yaklaşımlarında post-modernizm, ikincisi yönetim ve organizasyon konularına sosyolojik ve ekonomik açıdan bakan yaklaşım ve son olarak da günümüzde globalleşme ve bilgi çağı çerçevesinde gelişen ve popüler olan kavram uygulama ve yaklaşımlardır. ...


1970’lerde bugüne gelişen yönetim düşünce ve yaklaşımlarını üç grupta ele alabiliriz. Bunlardan ilki yönetim yaklaşımlarında post-modernizm, ikincisi yönetim ve organizasyon konularına sosyolojik ve ekonomik açıdan bakan yaklaşım ve son olarak da günümüzde globalleşme ve bilgi çağı çerçevesinde gelişen ve popüler olan kavram uygulama ve yaklaşımlardır. Bilindiği gibi, sosyal bilimlerde bir düşünce sistemi olarak post-modernizm yerleşmiş düşünce, uygulama ve kalıplardan kurtulmayı hedefleyen bir bakış açısını ifade etmektedir. Bu yaklaşım, yönetim ve organizasyon düşüncesinde çok farklı anlayış ve uygulamaları ortaya çıkarmıştır. Söz konusu uygulamalar, yöneticilik mesleğinde ve örgütün önemli bir insan kaynağı fonksiyonu olan sekreterlik mesleğinin yönetsel yapısında da farklılaşmalara neden olmaktadır. En başta çağdaş yönetim yaklaşımları, sekreterlik mesleğinin emek işçiliğinden “bilgi işçiliği”ne doğru evrilmesini sağlamıştır.

Günümüzde organizasyonlar fiziksel ve beşeri mimarilerini “yeni ekonomi”nin koşullarına göre dizayn etmektedirler. 1980’lerin ortasından itibaren uluslararası ekonomi alanında yaşanan gelişmeler, günümüzde “Yeni ekonomi” (new economy) denilen kavramın ortaya çıkarmıştır. Dünya ekonomisinin bugünkü yapısına bakıldığında, yeni ekonomi kavramının sanal bir olgu olmadığı anlaşılmaktadır. Son on yılda dünya ekonomisi ve ABD ekonomisindeki gelişmeler, yönetsel verimlilik ve etkinlik, yeniden yapılanmaya yönelik baskılar gibi bir çok alanda, yeni ekonominin geleneksel sistemleri kökünden değiştirdiği görülmektedir. Temel değişim ekonominin sermaye yapısındadır. Örneğin yeni ekonominin temel üretim faktörü yine sermayedir, ancak bu bildiğimiz klasik üretim faktörü olan sermaye değildir. Yeni ekonominin temel sermayesi entelektüel sermayedir ve bu sermayenin üreticisi bilgi işçileridir. Kurumları bilgi işleyen yapılara ve burada önemli fonksiyonel roller üstlenen sekreterleri de bilgi işçisine dönüştüren yeni ekonomi modelidir.

Bugün çağdaş organizasyonların mimarisi, Taylorist yönetim anlayışına göre örgütlenmiş organizasyon yapılarından önemli ölçüde farklılıklar göstermektedir. Klasik dönemlerin insan faktörünü göz ardı eden ve örgütü mekanik ve kapalı bir sistem olarak gören yönetim anlayışının yerini, çağdaş organizasyonlar alıyor. Post-modern organizasyonlar bilgi işleyen, insan kaynaklarının merkezi bir konumda olduğu açık sistem tarzında örgütlenmiş yapılardır. “Bilgi”nin madde ve enerjinin önüne geçerek, üretimin temel girdisi haline gelmesi, organizasyonları gün geçtikçe “bilgi işleyen” yapılara dönüştürmektedir. Eski sektörler ve organizasyon modelleri önemini, kârlılığını, istihdam gücünü ve şeklini, üretim kapasitesini yavaş yavaş yitirirken, yeni sektörler çığ gibi büyüyerek, ekonomik büyümenin lokomotifi konumuna gelmektedirler. Bu nedenle sekreterlik mesleğini yeni ekonominin gerektirdiği organizasyon yapıları ve insan kaynakları yetenekleri açısından yeniden gözden geçirmek gerekmektedir.

Bilgi bugün en önemli kaynak, araç ve zenginlik, hatta yeni bir varoluş tarzı haline gelince, doğal olarak tüm diğer kaynak, araç ve bunları üretme yapılarını değişime uğratıyor. Karşımıza yeni nitelik ve iş yapma tarzlarına nasıl yaklaşacağımıza, bilgiyi ve onun gerekli kıldığı zihin işçisini nasıl yetiştireceğimize, yeni entelektüel sermayeyi nasıl elde edeceğimize, çağdaş iş ve iş yapma tarzlarına göre örgütsel ve yönetsel yapılarda ne tür değişime gideceğimize, bir bütün olarak örgütleri ve büroları bu değişimi karşılayacak biçimde nasıl yeniden yapılandıracağımıza dair onlarca soru ve sorunla karşı karşıya kalmaktayız. Bu nedenle, genel olarak organizasyon yapıları ve onların iş yapma yöntemleri ele alınmadan, onların alt sistemleri olan büroların yönetimini ve büro işlerinin yönetsel yapısını, dolayısıyla sekreterlik mesleğini ele almak yanlış olur.

Günümüzde teknolojik gelişmeyle vücut bulan, büyük ölçüde dijitalleşmeye ve internete bağlı olan yeni ekonomi, tıpkı dominant bir gen gibi eski ekonomiyi, yani eski organizmayı kuşatıp yavaş yavaş yok ediyor. Yeni ekonominin dört temel özelliğinden söz etmek mümkündür; bunlardan ilki dijitalleşme (internet ekonomisini, yoğun olarak da elektronik ticareti bu kapsamda değerlendirebiliriz), ikinci olarak, araştırma geliştirme faaliyetlerinin artması, üçüncü olarak, küreselleşme ve küresel iş yöntemleri ve son olarak da, insan kaynakları profilinde yaşanan radikal değişim Özellikle bu son faktör profesyonel sekreterliğin önemini artırıyor. Söz konusu gelişmelerden her biri, üzerinde geniş araştırmalar yapılması gereken konulardır; ancak ben burada konumuz açısından önemli olan insan kaynakları profilindeki değişmeleri, post-modern organizasyonlar ve profesyonel sekreterlik mesleği açısından değerlenmeye çalışacağım.

Bir yöneticinin başarısızlığının pek çok kişi ve grubu etkilemesi, yönetici geliştirmenin önemini artırıyor. Yönetsel başarıda yöneticinin kendi bireysel gelişimi önemlidir; ancak en az bunun kadar önemli olan bir başka konu da yöneticinin etkinliğinde rolü olan yönetici sekreterliği mesleğinin geliştirilmesi, mesleki standartlarının “yeni ekonomi” koşullarına göre yeniden belirlenmesidir.

Yirminci yüzyıl başlarında ortaya çıkan ve yüzyılın ekonomik yaşamına damgasını vuran dev şirketler ve onların yönetim anlayışı tarihe karıştı. Fortune dergisinin ilk kez 1954 yılında yayımladığı en büyük 500 şirket listesinde yer alan şirketlerin üçte ikisi bu listenin kırkıncı yıldönümünde ortadan kalkmış durumdadır. Günümüzde yeni organizasyon modelleri arayışı başlamıştır. Çalışmalar daha çok bürokratik yapıları ortadan kaldırmaya yöneliktir. Bu yapılar, bazı faaliyetler için uygun olabilir; ama bugün artık organizasyonlar fabrika bacaları çağında oluşup, yerleşmiş bulunan merkezi bürokrasilerden sıyrılıyor. Günümüzün çağdaş organizasyonları, hızlı değişim sürecinde daha esnek bir yapı, açık, yatay, otonom ve devamlı öğrenen organizasyonlar olarak gelişiyor. Bu tür örgütler değişimi karşılamada yeterli olmayan klasik, otoriter, merkezi ve kapalı örgüt modellerine üstünlük sağlıyor. Bu nedenle örgütlerde “esnek işgücü”, “bilgi işçileri” gibi kavramlar yaygınlaşıyor ve geleneksel emeğin üreticisi personelin yerini insan kaynakları alıyor. Yönetsel ve örgütsel faaliyetlerin etkin biçimde yerine getirilmesinde karar organlarına yakınlığı bakımından yönetici asistanlarının önemi iyice artıyor.

Çağdaş Ofisler ve Yönetsel Yapıları -2

Gelecekteki planlar arasında, geçici çalışma istasyonlarını kullanacak mobil çalışanlar, üçüncü şahıslar, ya da işveren tarafından sağlanacak tele-merkezler ve uydu merkezler var. Bu tam anlamıyla iş yapma yöntemlerinin bir sanallaşmasını ve köklü değişimini işaret ediyor. Organizasyonların sanallaşması organizasyonu fiziki bir mekan olmaktan çıkarıyor ve "Her Yerde Çalışmak" olanaklı olmaya başlıyor...


Gelecekteki planlar arasında, geçici çalışma istasyonlarını kullanacak mobil çalışanlar, üçüncü şahıslar, ya da işveren tarafından sağlanacak tele-merkezler ve uydu merkezler var. Bu tam anlamıyla iş yapma yöntemlerinin bir sanallaşmasını ve köklü değişimini işaret ediyor. Organizasyonların sanallaşması organizasyonu fiziki bir mekan olmaktan çıkarıyor ve “Her Yerde Çalışmak” olanaklı olmaya başlıyor. Sanallaşmış ve dijital ortama dönüşmüş bir organizasyonun işlerinin eşgüdümlenmesi, daha büyük bir önem kazanmaya başladı. Bu fonksiyonu etkin biçimde yerine getirmesi gereken yönetici asistanlığının rolünün önemi artıyor.

9. Ulusal Kalite Kongresi’nde ünlü gelecek bilimci Alvin Toffler konferansında “Bugün esas olan imalat değil, ekonomik kalkınma için enformasyon teknolojisini üretmek ve kalkınmaktır. ABD’de çalışanların %75-80’i bilgi işçisi durumuna gelmiştir ve 20-30 milyon Amerikalı işe gitmeden evde çalışmaktadır” diyordu. Aynı kongrede “Yeni Ekonomi” uzmanı Kevin Kelly ise “yeni ekonomide verimliliği mükemmel hale getirmek yerine, fırsatları aramak gerektiğini, elektronik olarak bir birine bağlı olmanın her şeyi değiştireceği bir dünya yaratıldığı, bu yeni ekonomik düzende başarının yolunun ağ yapılarını anlamaktan geçtiğini” söylüyordu.

Sanal organizasyonların veya ev ofislerinin ortaya çıkması büro sekreterliği, bölüm sekreterliği, bölüm yöneticiliği sekreterliği, muhasebe ve finans sekreterliği, gibi sekreterlik türlerinin önemini azaltıp bunlardan bazılarını anlamsızlaştırırken, üst düzey yönetici sekreterliği, yönetici asistanlığı ve ilişki uzmanlığının önemi artırıyor. Çünkü organizasyonların sanallaşması yönetim etkinliğini ortadan kaldırmıyor, sadece onun şeklini ve içeriğini değiştiriyor. Bu nedenle yönetimin eşgüdümleme fonksiyonunun önemi artarken bu fonksiyonun yerine getirilmesinde önemli payı olan yönetici asistanlığının önemi artıyor.

Çağdaş örgütlerin yönetiminde bir başka uygulama biçimi de sürekli bürolardan geçici bürolara doğru bir geçişin yaşanmasıdır. Geçici bürolar, belli amaçlar için kurulan sonra da ortadan kaldırılan geçici yapılardır. Sürekli ve sabit bir biçimde kurulan bürolar, bürokrasiyi ortaya çıkarır ve bürokrasi aynı zamanda sanayi dönemlerine ait örgütsel hantallığı ifade eder. Elektronik iletişim araçları yardımıyla, bilginin bir yerden başka bir yere naklinin mümkün olması, kalıcı büroların yerine yenilerini getirmiştir. Bürokrasilerin üç özelliği vardır bunlar: “Kalıcılık”, “hiyerarşi” ve “iş-bölümü”dür. Bilgi teknolojileri alanındaki gelişmeler, hiyerarşiyi ortadan kaldıran yatay örgüt modellerine doğru geçişi getirirken, “bürokrasi”den “adhokrasi”ye geçişi de getirmiştir. Warren Bennis’in bulduğu özel amaçlı bir örgütsel yapı olan “adhokrasi” özel amacın gerçekleşmesi ile ortadan kalkan, geçici bir büro uygulaması anlamına gelmektedir. Geçici büro, mobil büro, sanal büro gibi çağdaş gelişmeler, büro hizmetleri sekreteri, departman yöneticisi sekreteri, muhasebe ve finans sekreteri gibi sekreterlik fonksiyonlarını ortadan kaldırıyor. Bunun yerine işlerin eşgüdümlenmesine ve karar süreçlerine katkıda bulunmayı gerekli kılan yönetici asistanlığının rolü önem kazanıyor.

Çağdaş Organizasyonlarda Sekreterlik Mesleğinin Yönetsel Yapısı -2

Fabrika bacalarına dayalı bir ekonomiden, bilgi işlemeye dayalı yeni ekonomiye geçtikçe, yönetici asistanları fikir üreten, yeni yöntemler geliştirip, dosya hazırlayabilen, örgütlenme planları, piyasa araştırması yapabilen, mektuplar yazıp, rapor hazırlayabilen, hukuki sorunları inceleyebilen ve bilgi işlem sistemleri konusunda yetenek sahibi olmak durumundadır.Söz konusu alanlarda bilgi ve beceriye sahip olma ihtiyacı, profesyonel sekreterlik ve yönetici asistanlığı mesleğinin klasik sekreterlik kavramının dışında yeni boyutlar kazanarak gelişmesine neden olmaktadır...

Bugün sekreterlik mesleği “üst düzeyde soyut” işlerde (bilgi işleme, tasarım vb) çalışan profesyonel sekreterlik ve “daha az soyut” işlerde çalışan klasik sekreterlik olarak ikiye bölünmüştür. Günümüzde büroları ve büro işlerini dönüştüren neden; toplumun sanayi toplumundan bilgi toplumuna, emeğe, klasik üretim faktörlerine dayalı ekonomiden bilgi ekonomisine doğru evrilmesidir. Bugün bilgi ihtiyacı o kadar artmıştır ki, ikinci dalganın katipler, sekreterler, daktilolar ordusu nedenli büyük olursa olsun, bu ihtiyacı karşılayamaz olmuşlardır. Gelecekte tüm organizasyonların karşısındaki temel uğraş alanı, sosyal mimarilerini, entelektüel sermaye yaratacak şekilde tasarımlamaları olacaktır. Geleceğin organizasyonları bilgiyi, yaratıcılığı, hatta dehayı örgütlemek durumunda kalacaklardır. Yirmi birinci yüzyıl yöneticilerinin en önemli fonksiyonu, kuruluşun beyin gücünü açığa çıkarmak olmalıdır. Bunun için, açık fikirli yaratıcı yeteneği olan sekreterlere ihtiyaç var. Kesin görüş ve sınırları olan insanlarla, serbest rekabet gücüne sahip bir organizasyon oluşturmak olanaksızdır.

Bilgi işleyen çağdaş organizasyonlarda sekreterlerin mesleklerini etkin bir biçimde yerine getirebilmeleri için, büro yönetimi teknikleri, büro servisi kuralları, büro otomasyonu ve yönetim bilgi işlem sistemleri konusunda bilgi ve beceri sahibi olmaları gerekiyor. Yönetsel alanda yaşanan gelişmeler, sekreterlik mesleğini klasik sekreterlikteki gibi ikincil nitelikteki işlerden çıkararak, daha karmalık örgütsel sorunlarla ilgilenme ve yerine göre, yöneticilerin yetkilerini kullanabilme, onlara danışmanlıklar yapmak gibi daha soyut ve sofistike işlere dönüştürmektedir. Profesyonel sekreterler, elle bilgileri kaydeden ve santral operatörlüğü yapan klasik sekreterliğin aksine, veri toplayan, bilgi işleyen ve bunları karar süreçlerinde kullanabilen bir bilgi işçisidir. Bu niteliklerdeki profesyonel bir sekreterin yöneticilerine yardımcı olabilmesi için, bazı özel yeteneklerinin bulunması gerekir.

Çağdaş Organizasyonlarda Sekreterlik Mesleğinin Yönetsel Yapısı -3

Organizasyonların küreselleşmesi, çağdaş organizasyonlarda, sekreterlerin üç özelliğinin önemini artırıyor. Bunlardan ilki, yabancı dil yeteneği; İçinde bulunduğumuz süreçte İngilizce evrensel dil haline geliyor. Bugün bir milyardan fazla insan İngilizce'yi anadil, ikinci dil ya da yabancı dil olarak konuşuyor. Dünyadaki tüm radyo yayınlarının %60'ı İngilizce yapılıyor, mektupların %70'i İngilizce yazılıyor. Tüm milletlerarası telefon görüşmelerinin %95'i İngilizce yapılıyor...

Dünyadaki milyonlarca bilgisayardaki verilerin %80’i İngilizce. Bugün artık İngilizce küresel piyasalarda stratejik öneme sahip dil durumunda. Bu nedenle sekreterlere verilen mesleki dil derslerinin amacına ulaşacak bir seviyeye çıkarılması gerekir. ikincisi, ofis araçlarının kullanımı gibi teknik becerilerdir. Çalışanların başarı ölçütleri de bu alanlardaki yeteneklerine göre belirlenmektedir. Bu iki alan profesyonel bir sekreterin teknik yeteneklerini ortaya koyar. Sekreterde aranan üçüncü bir özellik de, örgüt içi ve örgüt dışı iletişim gibi önemli görevler üstlenen bir sekreterin insan ilişkileri becerisinin bulunmasıdır.

Üst düzey yönetici sekreterleri, yöneticilerle örgütün iç çevresinden çok, dış çevresi arasında bağlantı kurarlar. Üst düzey yöneticiler, ağırlıklı olarak organizasyonun stratejik kararlarıyla ilgilenirler. Bu kararlar, örgütün iç ve dış çevre faktörlerinin analiz edilmesi, örgütü dışarıdan etkileyen parametrelerin ve onu içerden etkileyen değişkenlerin neler olduğu konularında araştırmalar yapılmasını gerektirir. Bu konularda, yöneticinin “yöneten” durumundan “yapan” durumuna düşmemesi için, mesleğinde profesyonel olan bir sekretere önemli görevler düşmektedir. Sekreterin, ister stratejik yönetim veya tepe yönetimi konularında, isterse fonksiyonel yönetim ve orta kademe yönetimi konularında olsun, mesleğin gerektirdiği bilgi ve beceriye sahip olması durumunda, yönetim işlerinin verimlilik ve etkinliğinin artırılmasında önemli katkısı olacaktır. Bugün üst düzey yönetici sekreterlerinin örgütte yerine getirdikleri işler, “ikincil” nitelikteki görevler olmaktan çok, “asli” ve “birincil” nitelikli görevlerdir.

 

Çağdaş Ofisler ve Yönetsel Yapıları -3

Özel amaçlı örgütsel yapılar ve geçici bürolar, "sanal ekipler" ve sanal "örgütsel yapılar" şimdilerde elektronik endüstrisinde ve diğer yüksek teknoloji ve hızla değişen sektörlerdeki yenilikçi firmalarda yaygınlık kazanmaya başlamıştır. Adhokratik yapılar, hızlı devinen, bilgi bolluğu içindeki değişim arzusu ile dolu insanların oluşturduğu yapılardır. Geçici yapılar, çağdaş uygulamaların çağdışı yapılarda söz konusu olamayacağı düşüncesinden kaynaklanmaktadır. Örgütsel yapılarda söz konusu değişimler yaşanırken, bu değişim kendini en çok örgütün insan kaynakları profilinde göstermektedir...

Günümüzde gelişmiş bilgi ve iletişim teknolojileri sayesinde, çalışanlar bilgisayar ve şebeke sistemleri ile birbirlerine bağlanabilmekte, bunun sonucunda farklı bölgelerde ve yerlerde bulunarak işlerini yürütebilmektedirler. Bilgi teknolojilerinin “esnek iş ortamı” kavramıyla birlikte düşünülmesi, günümüzde yeni çalışma ve yaşama biçimi olarak “tele-iş” (tele-work) kavramını gündeme getirmiştir. “Tele-iş”, “uzaktan kumandalı iş”, ya da “ırak iş” kavramları, temel olarak evde istihdam, uydu merkezleri, ve mobil iş gibi değişik çalışma yöntemleri anlamında kullanılmaktadır.

Ev ofislerin ortaya çıkmasında aşağıdaki faktörler etkili oluyor:
- Sınırlı sayıda becerisi olan insanları iş güçlerine katma ve tutma
- Büyük bina ya da ofislerin geometrik yapısı içinde sıkışıp kalmama isteği,
- Örgüt çatışmasından uzak, sosyal desteğin alındığı bir ortamda iş yapma isteği,
- Ofis harcamalarını kısma, ulaşım giderlerini azaltma,
- Müşterilere normal iş saatleri dışında da hizmet verme
- Karar verme için gerekli olan zamanı arttırma,
- İş hacmindeki ani iniş ve çıkışları daha iyi idare etme,

gibi nedenlerden dolayı evden çalışma yaygınlaşıyor. Uygulamalar, sanal şirket iyi organize edildiği takdirde, verimliğin arttığını göstermektedir. Sanal şirket uygulaması, ofis maliyetlerinde önemli düşüşler ortaya çıkarmıştır. Nitekim, Fortune 500’de, Sanal İşgücü Kullanımının Getirdiği Ortak Faydalar Araştırması’nda da gösterdiği gibi, sanal işgücü kullanımına ilişkin düzenlemeler, verimlilikte yüzde 75 gibi büyük bir oranda iyileşmeye yol açmıştır. Rank Xerox firması, 1982’de tele iş uygulamasına geçişle birlikte firmanın Londra ofisindeki maliyetleri %30 oranında düşürmüştür. Bu yeni iş ortamı, gerek iş zamanlarında, gerekse iş saatlerinde ve gerekse çalışma biçimlerinde esneklik sağlamaktadır.

Verimlilik Alanları % artış
Verimlikte iyileşme 75
Müşteriye cevap vermede iyileşme 75
Operasyon etkinliğinde iyileşme 63
Müşteri tatmininde iyileşme 63
Piyasaya hızlı cevap vermede iyileşme 50
Rakiplere daha hızlı cevap verme 50
Üretim ve servis kalitesinde iyileşme 50
Yaşam kalitesinde iyileşme 38

Tablo Sanal İşgücü Kullanımının Sonuçları (Yüzde Olarak), Kaynak: Greengard, S., Workers Go Virtual. Personnel Journal, Sep 94, Vol. 73 Issue 9

Sanal şirketlerin örgü yapıları geleneksel şirketlerden farklı olduğu gibi, liderlik türleri de farklıdır. Artık sanal ortamda liderlerin bütün problemleri çözmeleri beklenilmemektedir. Sanal lider, büyük ölçüde belli sorumlulukları, çalışanlara devretmektedir. Sanal ittifaklar içinde yer alan işgücü, bilgi işi yapan, nitelikli bireylerden oluşmaktadır. Dolayısıyla bunlar, elindeki işin nasıl yapılacağını üstlerinden daha iyi bilen kişidir. Ayrıca denetim konusu da geleneksel örgütlerden farklıdır. Sanal işgücü birtakım sorumlulukları kendisi üstlenmektedir. Bir diğer ifade ile çalışanlar kendi kendilerini denetlemektedirler.

Bu gün artık önemli olan, işi yapmaktır. Bunu nerede yapıldığının herhangi bir önemi kalmamıştır. Günümüzde esas olan zaman kullanımı ve verimlilik elde etmektir. İşlerin bürolar yerine evlerde yapılması bunu sağlıyorsa, “büro” kavramının ve klasik büro yönetimi ve sekreterlik kavramının yeniden gözden geçirilmesi gerekir.

“Atipik istihdam” modeli olarak da tanımlanan bu istihdam modelinde geçici, günlük, belirli dönem çalışma, tele-work, eve iş verme ve zamana dayalı kontrat türleri, tüm Avrupa ülkelerinde yaygınlaşmaktadır. Bu uygulama örgüt açısından esnek iş uygulaması, verimlilik artışı ve ücret maliyetlerinin düşürülmesinde önemli bir yere sahiptir. 1996 yılı rakamlarına göre, kısmi çalışma (part-time) tipi kapsamında çalışanların oranı, AB ülkelerinde %30’a ulaşmıştır. Part-time çalışma içinde kadın çalışanların oranı ise %80 civarındadır. Kısaca özetlersek “atipik çalışma” türleri “esnek çalışan işgücü tipi”ni beraberinde getirmiş ve standart çalışma uygulamaları önemini yitirmiştir. Aynı zamanda önemini yitiren bir başka unsur da klasik yöntemlerle işgören örgüt çalışanlarıdır. Personel yönetiminden insan kaynakları yönetimine klasik sekreterlik yaklaşımlarından bilgi ağırlıklı profesyonel sekreterliğe geçişi gerektiren de organizasyonel yapılarda yaşanan standart dışı gelişmelerdir.

İlişkileri geliştirmenin yolları.

İnsanlararası ilişkiler, mesajı gönderen kişinin kendisi, çalışma arkadaşları, astları ve üstleriyle kurduğu ilişkinin kalitesine bağlıdır.

İlişkileri güçlendirmek için;

1-Sıcak ve cana yakın tavırlar sergileyerek, konuştuğunuz kişiye kesintisiz ilgi göstererek, söylemek istediklerinizi dolaylı yollardan değil, doğrudan söyleyerek, karşınızdakini dinleyerek, diğerlerinin kendi düşüncelerinize ilgi göstermelerini sağlayın.

2-Kendi fikir ve amaçlarınızı dile getirmeden önce, karşınızdaki kişinin düşüncelerini ifade etmesine izin verin.

3-Somut örnekler verin. Bir başkasının benzer bir sorunu nasıl çözdüğünü açıklayın. Çalışanınıza / çalışma arkadaşınıza olumsuz sonuç vermiş başka bir örneği dile getirmeniz ise, hangi durumlardan uzak durması gerektiği konusunda yol gösterecektir.

4-Direnç veya umursamaz bir tavırla karşılaştığınızda siz kendi zihninizdekini dile getirin. Kişinin karşı çıkma sebeplerini somut olarak dile getirmesini isteyin. Değişime uyum sağlayabilmesi için zaman tanıyın.

5-Samimi ve içten yapılan geribildirimleri içeren tartışmalara açık olun. Ancak dile getirilen direnç ve şüphelerin ortadan kaldırılabilmesi mümkündür. Sürekli “aynı fikirde olduğunu dile getiren” bir çalışan / iş arkadaşı, yanlış anlaşılmaktan veya itirazını dile getirmekten korkuyor olabilir. Bu kişiler genellikle, konuşan kişinin kolaylıkla kabul edebileceği, kişinin söylediklerini açıklığa kavuşturan geribildirimlerde bulunurlar.

6-Ses tonunuzun farkında olun. İletişimleri zorlaştıran kullanılan kelimeler değil, sesimizin tonu ve vurgusudur.

Dinleme

Dinleme, her bireyin yaşamının ilk yıllarında geliştirmesi gereken temel bir beceridir. İş hayatında dinleme becerisinin eksikliği, iç ve dış müşterilerle etkin iletişimin en büyük engelidir.

İnsanlar çoğu zaman karşı tarafı dinlemek yerine sadece kendi ihtiyaçları ile ilgilenirler. Bu durum insanın doğasında olan bir özelliktir.

İnsanlarla Yakından İlgilenin

İnsanlar bana başarının sırrını sordukları zaman ağzımdan çıkan ilk ifade “insanlarla ilgilenmek” oluyor. Ardından da “karakter, değerler, dürüstlük ve iyilik yapmak” gibi sözcükler dökülüveriyor.

Uzmanlık, cesaret, azim ve çok çalışmak da tabii ki gerekli. Ama her şeyden önce, insanlar arasındaki farklılıkların yarattığı zenginliği ve herkesin birtakım yetenekleri olduğunu bilmek önemli.

Bir dönem yaşadığım küçük şehirde, bir yaz sabahı eşimle birlikte yürüyüş yapıyordum. Çevremdeki güzelliklerden büyülenmiştim. Sokaklar sakin ve huzurluydu. Güneş pırıl pırıldı. Yaşlı çınar ağaçlarının gölgeleri serin ve genişti. Yoldan geçen hemen herkes bize el sallıyordu. Burası, insanların birbirleri ile ilgilendikleri, birbirlerine özen gösterdikleri bir yerdi; herkes birbirinin ismini biliyor, yüzünü tanıyordu; yaşam pek çok başka şehre göre daha sıcak, daha dostçaydı; yaşamın temposu rahatlatıcıydı. Ben orada, yaşamdaki statüsü ne olursa olsun insanın her şeyden önemli olduğunu öğrendim.

Sağduyu, dürüstlük ve insanlara güzel yaklaşmak size çok şey kazandırabilir. Hepimiz pek çok konuda kaygılar duyuyoruz. Terfiler, ünvan indirimleri, projeler ve bitiş tarihleri, geciken uçaklar, sabahın erken saatlerinde toplantılar… Ben her şeyden önce insanlara sevgi, ilgi ve özen göstermek gerektiğine inanıyorum.

İyilik yapmalıyız. Birbirimize yardım etmeliyiz. Bu dünyadaki zamanınızın ne zaman dolacağını asla bilemezsiniz. Güneşin, çiçeklerin tadını çıkarın. Sevdiğiniz birine sarılın. Yaşayın, sevin, arkanızda sizi iyi hatırlayacak bir şeyler bırakın. Olaylara farklı açıdan bakın ve dünya üzerindeki, çevrenizdeki insanların farklılıklarını ve bu farklılıkların yarattığı zenginliğin değerini bilin. Başarı bunlarla gelir…

Üzüntüyü bırak, yaşamaya bak!

Üzüntü, sağlıksız ve yıkıcı bir zihinsel alışkanlıktır. Siz annenizin karnından üzülme alışkanlığı ile doğmadınız. Bu alışkanlığı sonradan edindiniz. Herhangi bir alışkanlığı veya sonradan kazanılmış bir tutumu değiştirmeye gücünüz yettiğine göre, üzülme alışkanlığını değiştirmeye de gücünüz yetecektir.
Bir şeyi ortadan kaldırmanın en kesin yolu, doğrudan o sorunun üstüne gitmektir. Üzüntü alışkanlığından kurtulmak için de onun üstüne gitmek ve buna hiç zaman kaybetmeden başlamak gerekir. Öyleyse neden hemen başlamıyorsunuz?

‘Üzülme alışkanlığı’nı niçin bu kadar önemli bir sorun olarak kabul ediyoruz? Seçkin bir psikiyatrist olan Dr. Smiley Blanton bunu şu çarpıcı sözlerle ifade etmektedir: “Üzülme, çağımızın en büyük hastalığıdır.” “Üzülme, insanoğlunun başına bela olan hastalıkların en sinsisi ve yıkıcı olanıdır.”

Bir insanın ömür boyu üzülme alışkanlığı ile birlikte yaşamasına gerek yoktur. İnsan isterse bu alışkanlığı yenebilir ve ondan kurtulabilir. Geçenlerde bir dergide “Ne kadar uzun yaşayabilirsiniz?” başlıklı bir makale yayınlandı. Bu makalede uzun yaşamak istiyorsak aşağıdaki önerilere uymamızın gerekli olduğu vurgulanmaktaydı:

- Sakin bir insan olmak,
- Manevi yaşama önem vermek,
- Üzülme alışkanlığından vazgeçmek!

TELEFONLA KONUŞMA SANATI

Telefon görüşmesi deyip geçmeyin. Bir telefonun iş hayatına kattığı ya da alıp götürdüğü değerler düşündüğünüzden çok daha fazla. Telefonda doğru bir şekilde konuşmak beceri istiyor. Siz telefonda doğru konuşanlardan mısınız?

Sakın Söyleme

1.Firmamız kurallarına göre...
2.Mevzuat gereği
3.Bunu bir yazıyla bildirmeniz gerekiyor
4.Bunu yapamayız
5. .... Hanım / Bey henüz gelmedi
6.Buyurun ne istemiştiniz?
7.Ödemenizi vaktinde yapmadığınız için...

Söyleniş Şekli

1.Bu tür işlemleri şöyle yapıyoruz.
2.Hiç bir zaman bu sözü kullanmayın
3.Hesaplarınızın emniyeti açısından lütfen bir yazıyla teyit edin.
4.Çok isterdim ama bunu yapabilmem için...
5. ... Hanım/Bey şu anda firma dışında
6.Size nasıl yardımcı olabilirim?
7.Havaleniz vade bitiminden sonra elimize geçtiğinden...

TELEFONDA

 Açık konuşun
 Karşınızdaki kişiye ismiyle hitap edin
 Vurgulamayı kullanın
 Güven uyandırın
 Sesinizle görüntü oluşturun
 Telefonla görüşürken başka şeylerle ilgilenmeyin.

TELEFONU YÖNETMEK

 Etkili telefon görüşmesi üç becerinin gelişmesine ve doğru yapılmasına bağlıdır;

1. Dinlemek
2. Soru sormak
3. Planlama yapmak

 Telefon görüşmeleri da tıpkı bir bütçe hazırlamak gibi, bu olguların dikkatli ve etkili kullanılmasına bağlıdır. Yukarıdaki teknikleri iyi kullanarak görüşmenin konusunu ve işleri denetim altına alıp, olumlu sonuçlara varabilirsiniz.

TELEFON KONUŞMASININ İNCELİKLERİ

 Temel Kurallar:

1.      Sesiniz

a) Hoş ve cana yakın
b) Mekanik değil, doğal
c) Zorlanmadan duyulabilecek nitelikte ve normal tonda
d) Ne çok ağır ne de çok aceleci
e) Sakin ve ne dediğini bilen

2.Yaklaşımınız / Tavrınız

a) Olumlu ve profesyonelce
b) Konuya sahip ses tonu
c) Yardıma ve çözüm getirmeye hazır
d) İş görüşmesi sınırlarında
e) Dürüst, hatalarını kabullenen
f) Gereksiz savunma duvarı oluşturmamış

TELEFONLA GÖRÜŞME (SİZİ ARADIKLARINDA)
 ISRARCILAR
Genel Kurallar

a) Emin, kendine güvenen ve işi iyi bilen bir tavırla konuşun
b) Yönetimle ilgili, iç işleriniz veya organizasyonla ilgili tartışmalara girmeyin
c) Karşınızdakine yaptığınız işin ehli olduğunuz hissini verin ve buna mutlaka inandırın.
d) Arayanın tavrını kişisel almayın.

Taktikler

a) Arayanı, konuşmak istediği kişiye bağlamayacağınızı asla söylemeyin. Bol bol bilgi alın.
b) Bilgileri aldıktan sonra bu işi çözebileceğinize inandırın.
c) Arayan, kiminle neyi konuşması gerektiğini bilmiyorsa onu usul hakkında yönlendirin.


 ÖFKELİLER
Genel Kurallar

a) Sakin olun ve olaya tarafsız gözle bakın
b) Şirketinizin ya da sizin hatanız varsa hemen kabul edin. Arayanla tartışmaya girmeyin.
c) Arayanın olumsuz tavırlarının üzerinde durmayın. Bunlar sinir anında söylenen şeylerdir.
d) Konu doğrudan sizi ilgilendirmiyorsa bile hemen sahip çıkın. O sırada başka birine aktarmak ya da sonra aramasını söylemek kızgınlığını daha da artıracaktır.

Taktikler

a) Bırakın tüm öfkesini konuşmanın başında dile getirsin. Her şeyini söyleyip bitirsin.
b) Bu süre içinde sakın sözünü kesmeyin.
c) Arayanı yatıştırmak için “Sakin olun” gibi sözler sarf etmekten kaçının.


 DALDAN DALA ATLAYANLAR
Genel Kurallar

a) Nezaketi elden bırakmayın ama kararlı bir tavrınız olsun
b) Arayana ilgi gösterin. Bu ilgili şahsın kendine değil, işe yönelik olmalı
c) Konuşmanın akışını elinizde tutmaya çalışın

Taktikler

a) Söylediklerine kulak verin, konuyu yakalamaya çalışın.
b) Nazikçe sözünü kesme fırsatı yakalarsanız bu fırsatı kaçırmayın.
c) Mümkün olduğunca kapalı sorular sorup arayanı konuya çekmeye çalışın.
d) Konuşmayı kesmek için kendi dışınızda bir nedenle bahane yaratın (Örneğin, yurt dışından gelen bir telefon...)
e) Diğer bekleyenleri bahane edip konuşmasını bitirmeye çalışın.

MEKTUP GÖNDERİRKEN

İş mektubu yazarken aklınızın bir köşesinde bulunsun diye...
Size Özel Bir Hatırlatma...

Üslubunuz,

 Katı değil, samimi olmalı
 Tehditkar ifadeler içermemeli
 Müşteri yanlısı bir ifade olmalı (Kurumu koruyan bürokratik sözlerden kaçının)
 Hizmete yönelik ve
 İlişkiyi korumaya yönelik olmalı.

Şekil,

 Estetik yönden göze hitap etmeli
 İmzalayanların kimliği, yetkisi belirtilmeli
 Telefon, adres vb bilgiler yeterli olmalı
 Karalama ve yazım hataları yapılmamalı

5N-1K KURALI

Planlama yaşamımızın her evresinde hareket şeklimiz olmalı. Plansız yapılan işler iyi sonuç vermez. Başarısızlıkların ana nedeni düşünmeden, planlamadan yapılan işlerden kaynaklanır. İş analizinide, yönetimin çeşitli işlevlerini uygulamada 5N-1K Kuralından yararlanıldığı gibi, gazeteciler de haberlerini yazarken bu metodu kullanırlar.


Nedir 5N-1K kuralı?

NE …………………… Konuyu verir
NEDEN ……………. Amacı verir
NASIL …………….. Yöntemi belirler
NEREDE ………….. Mekan ve yer kavramları
NE ZAMAN ……… Süre – süreç kavramları
KİM ………………… İlgili ve sorumlu kişileri belirler

Bu bir planlamadır. Yöntem metod analiz anahtarı da denir. Yazıya ait veriler bu plana göre toplanırsa eksik bilgi kalmaz, yeniden yazışmalara da gerek duyulmaz. Böylece zaman, emek, para kaybı olmaz. Okuyucu kafasındaki ne, neden, nasıl, nerede, ne zaman, kim sorularının yanıtlarını yazıda bulabilmelidir.

Gülbin Göral, İş Mektubu ve Rapor Yazma Teknikleri

GÜÇ İNSANLARA KARŞI DAVRANIŞ MODELLERİ (1)

Davranış modelleri dört ana başlık altında toplanabilir. Bu başlıklar aşağıda belirtilmiştir. İlki dışındakiler genel olarak güç insanların davranış biçimlerini yansıtmaktadır.

1- Kontrollü ve başka insanlara karşı duyarlı
2- Kontrollü ama duyarsız
3- Duyarlı ama kontrolsüz
4- Hem kontrolsüz hem de duyarsız.

Kontrollü ve Duyarlı

Bu modele uyan insanlar genel olarak kendini gerçekleştirmek denebilecek davranışlar sergilerler. Yeteneklerini zorlayan görevler üstlenirler; kendi başlarına iyi çalışırlar; hem kendilerini geliştirmek hem de başkalarına bu konuda yardımcı olmak için yollar ararlar ve zorlayıcı olmadan önderlik rolünü oynamaktan hoşlanırlar.

Bu davranış modelindeki kişiler soğukkanlı ve esnek bir şekilde ve başka insanlara ilgi göstererek, bağımsızlık, etki ve egemenliklerini korumakta, bütün kapasitelerini kullanmalarını gerektiren görevler üstlenmektedirler. Kendilerini kabullenmişlerdir ve bundan memnundurlar. Başkalarından kabul görmek onlar için ikinci plandadır.

Önderlik ettikleri insanlara karşı açık ve duyarlıdırlar. Onları dinler, grubun etkinliklerine ve karar süreçlerine katılmaya teşvik eder ve duygularına saygı gösterirler. Karşılıklı saygı yoluyla kontrol kurarlar ve grubun diğer üyelerinden itaat beklemek yerine onların yaratıcılık ve heyecanlarını uyandırırlar. İletişimin merkezi olduklarından, herkes bilgi almak için onlara başvurur. Gerçekleri ortaya çıkarıp herkesin öğrenmesini sağlayarak, dedikodulara son verirler.

Kontrollü ve duyarlı kişilikler, karşılarındakilerin kendilerini yetenekli ve gereksinimlerini (bu gereksinimler ne olursa olsun) karşılayabilen insanlar olarak görmeleri için fırsat verirler. Böylece birlikte oldukları insanlar önderlik başkalarında olsa da kendi yaşamlarının kontrolünün kendi ellerinde olduğunu hissederler.


How To Deal With Difficult People, Donald H. Weiss

NOT ALIRKEN KULLANILAN KISALTMALAR

Not almayı kolay bir hale getirmek için steno uzmanı olmanız gerekmez. İşte size bunu kolayca yapmanız için beş önemli nokta.

1- Not alırken sesli harfleri çıkartınız. “Bnu okursnz y br ş blrsnz” (Bunu okursanız iyi bir iş bulursunuz)
2- Kelimelerin baş harflerini kullanınız. (Temsilci için “tems”, kongre üyesi için “kong.üy”) ve diğer kolay hatırlanabilecek kısaltmalar kullanılabilir.
3- Kısaltmalardan sonra noktalama koymayınız. (Bunlar topluca fazla yer tutarlar.)
4- Kelimelerin yerine standart sembollerini koyunuz. Aşağıdaki liste size yardımcı olacaktır. Bu sembollerin çoğunu matematik ve mantık derslerinden hatırlayacaksınız.

 

 

 

YAZMAK KAĞITLA KONUŞMAKTIR (1)

Bir dili konuşabilen ya da okuyabilen her insan yazabilir de. Yazı yazarken, vermek istediğiniz mesajı ağzınız yerine eliniz aracılığıyla verirsiniz. Eğer büronuzun ya da oturma odanızın mahremiyetinde yazıyorsanız, sözel olanı kadar canlı bir yazılı iletişimi nasıl kurabilirsiniz? Bu bilinmezin anahtarı, iletişim sözcüğünün kendisinde yatar.

Konuşma ile yazma arasındaki ilişki…

Konuşmaktan ya da yazmaktan söz etseniz, konu her zaman iletişimdir. Yani her iki durumda da, düşüncelerinizi ya da duygularınızı dışa vurmaktan ve başkalarına iletmekten söz edersiniz. Verdiğiniz mesajı alacak kişinin sizin anlatmak istediklerinizi anlayabileceği, hissettiğiniz ya da inandığınız şeyleri içeren bir mesaj göndermekten söz edersiniz.

Konuşurken, bu anlamları sözcüklerle olduğu kadar yüz mimikleri, vücut hareketleri ve ses tonunuzla da ifade edersiniz. Birisiyle yüz yüze konuşmanın avantajları olsa da (iletişimi tamamlayan birçok karmaşık öğeyi kullanabilme gibi) "saldırgan sözler" bağlamında insanlar birbirlerini yanlış da anlayabilirler. Bu yüz yüze konuşma elemanlarını birer birer kaldırdığınızda, telefon konuşmalarında olduğu gibi, yanlış anlaşılma olasılığı artar. Ama diğer yandan, yanlış anlaşılmadan kaçınma yolları da artar.

Söylediklerimiz sizin için pek yeni olmasa gerek. Karşınızdakiyle birbirinizin gözünün içine baka baka konuşsanız da, bir konuda anlaşılamama sorununu sık sık yaşamışsınızdır. Ve bu konuşma ne kadar heyecanlı ve duygu yüklüyse, bu işleyişin gerçekleşmesi o kadar zorlaşır. Hem sizin hem de karşınızdaki kişinin duyguları, değerleri, gereksinimleri, arzuları, davranışları ve eğilimleri devreye girer.

Madalyonun diğer yüzü de, eğer konuşma hiçbir duygu tonu taşımazsa, diğer insanın dikkatini çekecek ve sizin söylediklerinizi anlamaya çalışmasını sağlayacak kadar ilgi çekici olmamasıdır. Karşımızdakine iletmeye çalıştığımız her duygu ya da düşünce, bizim erken çocukluk döneminde başlayıp günlük deneyimlerimizle gelişmiş kendi öznel anlamlarımızla örtülmüştür.


How To Write Easily And Effectively, Donald H. Weiss

GÜÇ İNSANLAR

İnsanları, zaman zaman geçimsiz davrandıkları için güç insan kategorisine dahil edemeyiz. Belli koşullar belli davranışlara yol açar. Mali sorunlarınız vardır, çocuğunuz hastadır, eşiniz işini kaybetmiştir, vb. Böyle durumlarda huysuz ve sinirli olmanız ya da içinize kapanmanız doğaldır. "Hayır bu senin normal davranışın değil…"

Güç insanlarla zaman zaman geçimsizleşen insanları birbirinden ayıran en önemli fark, işte budur. Başkalarını çileden çırakacak ve işinden alıkoyacak davranışlar çoğu kişinin normal davranışı değildir. Bu insanların doğal iniş çıkışlarına tahammül etmek, güç insanlara tahammül etmekten daha kolaydır. Bunları birbirinden ayırt ederek gerçekten güç insanlara (yani, hiçbir zaman geçinemediğiniz ve davranışlarıyla sürekli olarak işinizi yapmanızı ya da zamanında bitirmenizi engelleyen insanlara) karşı uygun önlemler alabilirsiniz.

Yukarıdaki tanımlamada "hiçbir zaman geçinemediğiniz…" dedik. Özetle bazı özel durumlar dışında, güçlük belli bir kişide ya da kişilerde değil, sizin onlarla ilişkinizdedir. Sorun, siz ve diğer(ler)inin birbirini nasıl algıladığı ve birbirinin davranışına ne ölçüde tolerans gösterebildiğidir.

Karşınızdaki kişiyi olduğu gibi kabul etmeye başladığınız zaman, güç insanlarla başa çıkmanın araçlarını etkili bir şekilde kullanabilirsiniz. Böylece, önceleri size güç gelen durumların üstesinden daha kolay gelebilirsiniz.

Sizin hiç geçinemediğiniz insanlarla başka biri çok iyi geçinebilir.

İnsanlar iki anlamda "güç" olabilir. Birincisi, siz onları güç bulabilirsiniz. İkincisi, bu kişilerin çevresindeki insanların çoğu onları güç bulabilir. O zaman değişiklik yapma gereğini hem siz hem de başkaları duyar.

Bu durumların her ikisinde de, güçlük sizin ve diğer kişinin amaç ve arzularını farklı yollardan gerçekleştirmek istemesinden, başka kanılara sahip olmasından, farklı amaç ve değerlere göre hareket etmesinden kaynaklanır. İlişkinizden ya da birlikte çalıştığınız işten farklı şeyler beklersiniz. Sizi diğer kişiden ayıran, onun görüşlerinden vazgeçmemesi, verdiğiniz geribeslemeyi reddetmesi ya da sorunlarla yüzleşmeye yanaşmamasıdır -en azından o ana kadar.


How To Deal With Difficult People, Donald H. Weiss

Hazırlanan Yazıları Gözden Geçirme ve Düzeltme, Son Kontrol (1)

Bekleme süresi önemli.

Gözden geçirme işlemine başlamadan önceki "bekleme süresi" çok önemlidir. Yazdığınız bir metni gözden geçirmeden önce bir süre ondan uzaklaşmanız gerekir.

Yazdığınız bir metni hemen kontrol etmek, henüz yazdıklarınızın etkisi altında olduğunuz için, doğru değildir. Hangi işte çalışırsanız çalışın, işinizde en iyisini yapmak istersiniz. Bu demektir ki yaptığınız işi bitirir bitirmez kontrol ederseniz, o işte bir hata bulma olasılığınız pek olmayacaktır. Çünkü hiç kimse yaptığı işte bilerek hata yapmaz.


Bekledikçe duygular, tarz değişir.

Hiç şikayet mektubu yazıp da postaya vermeden bir gün beklettiğiniz oldu mu? Ertesi gün ne yaptınız?

Mektubunuzun üslubunu biraz yumuşattınız, değil mi? Belirtmek istediğiniz konuları sinirli bir ifadeyle değil de, biraz daha kibarca ve nedenlere dayandırarak açıklamaya çalışırsanız daha etkili olur. Eğer mektubunuz çok fazla hakaret dolu ise en yakın çöp sepetine gidecektir.


Düzeltme işlemleri.

Eğer iyi bir iş yapmak istiyorsanız, yaptığınız işi en az iki kez kontrol etmeniz gerekecektir. Yazınızda vermek istediğiniz mesajın, istediğiniz şekilde verilip verilmediğini kontrol etmelisiniz.

Ayrıca gramer, noktalama işaretleri, yazının kurgusu, sayfa düzeni gibi yazım tekniklerinin kullanımlarının doğruluğunu kontrol etmeniz gerekecektir.

Kaynak: Successful Business Writing, G.R.Wainwright
Düzenleme: H.Kaylan

Hazırlanan Yazıları Gözden Geçirme ve Düzeltme, Son Kontrol (2)

Kontrol aşamasında önemli noktalar.

* Yazının anlamının kontrol edilmesi.

-- Gereksiz tekrarlar var mı?

-- Her paragrafta değişik bir konu işleniyor mu?

-- Yazının anlamı bozulmadan herhangi bir paragraf yazıdan çıkarılabilir mi?

-- Atladığınız herhangi önemli bir ayrıntı var mı?

-- Herhangi bir cümle anlaşılmaz veya iki anlamlı mı?

-- Okuyucunun kim olacağını düşünerek yazdınız mı?

-- Yazınız akıcı bir şekilde okunuyor mu?

-- Anlatımınızda mantıksal bir sıra var mı?

-- Eğer bir yazı başlığı veya ara bölüm başlıkları varsa, bu başlıklar yazılanlara uygun mu?

-- Okuyucu, yazınızın ne hakkında olduğunu, kimin için yazıldığını ve neden bu yazıyı yazdığınızı anlayacak mı?

-- Cümleler arasında çelişkili ifadeler var mı?

-- Okuyucu net bir şekilde nelerin bilimsel veriler, nelerin sizin görüşleriniz olduğunu anlayabilecek mi?

-- Yazınızda belirttiğiniz gerçekler; ortaya çıkardığınız sonuçları ve eğer varsa yaptığınız önerileri doğruluyor mu?

-- Dokümanın okunabilirliğini kontrol ettiniz mi?

-- Bir anlam kaybı olmadan herhangi bir kelime, cümlecik veya cümle metinden çıkarılabilir mi?

-- Eğer bu doküman (rapor) size gelseydi, tam olarak nasıl cevaplayacağınızı bilebilecek miydiniz?

-- Sunulan bilgilerin herhangi biri, grafik, tablo veya benzer bir görsel sunum şekliyle verilseydi; daha başarılı olur muydu?

-- Eğer zaman kısıtlaması olmasaydı, ikinci bir kontrol işlemi için yeni bir ara değerlendirme süresi ister miydiniz?

Kaynak: Successful Business Writing, G.R.Wainwright
Düzenleme: H.Kaylan

Hazırlanan Yazıları Gözden Geçirme ve Düzeltme, Son Kontrol (2)

Kontrol aşamasında önemli noktalar.

* Yazının anlamının kontrol edilmesi.

-- Gereksiz tekrarlar var mı?

-- Her paragrafta değişik bir konu işleniyor mu?

-- Yazının anlamı bozulmadan herhangi bir paragraf yazıdan çıkarılabilir mi?

-- Atladığınız herhangi önemli bir ayrıntı var mı?

-- Herhangi bir cümle anlaşılmaz veya iki anlamlı mı?

-- Okuyucunun kim olacağını düşünerek yazdınız mı?

-- Yazınız akıcı bir şekilde okunuyor mu?

-- Anlatımınızda mantıksal bir sıra var mı?

-- Eğer bir yazı başlığı veya ara bölüm başlıkları varsa, bu başlıklar yazılanlara uygun mu?

-- Okuyucu, yazınızın ne hakkında olduğunu, kimin için yazıldığını ve neden bu yazıyı yazdığınızı anlayacak mı?

-- Cümleler arasında çelişkili ifadeler var mı?

-- Okuyucu net bir şekilde nelerin bilimsel veriler, nelerin sizin görüşleriniz olduğunu anlayabilecek mi?

-- Yazınızda belirttiğiniz gerçekler; ortaya çıkardığınız sonuçları ve eğer varsa yaptığınız önerileri doğruluyor mu?

-- Dokümanın okunabilirliğini kontrol ettiniz mi?

-- Bir anlam kaybı olmadan herhangi bir kelime, cümlecik veya cümle metinden çıkarılabilir mi?

-- Eğer bu doküman (rapor) size gelseydi, tam olarak nasıl cevaplayacağınızı bilebilecek miydiniz?

-- Sunulan bilgilerin herhangi biri, grafik, tablo veya benzer bir görsel sunum şekliyle verilseydi; daha başarılı olur muydu?

-- Eğer zaman kısıtlaması olmasaydı, ikinci bir kontrol işlemi için yeni bir ara değerlendirme süresi ister miydiniz?

Kaynak: Successful Business Writing, G.R.Wainwright
Düzenleme: H.Kaylan

Hazırlanan Yazıları Gözden Geçirme ve Düzeltme, Son Kontrol (3)

Kontrol aşamasında önemli noktalar.

- Metnin yazım kurallarının kontrol edilmesi.

- Etkili yazım teknikleri ve ilkelerini uyguladınız mı?
- Argo terimleri kullanmaktan olabildiğince kaçındınız mı?
- Özel meslek terimleri kullanmaktan olabildiğince kaçındınız mı?
- Her paragraf metinde uygun yerde mi?
- Eğer benzer bir doküman veya rapor hazırladıysanız, metnin içinden çıkarıp rapor ekine koyacağınız bir bilgi var mı?
- Gramer, noktalama işaretleri ve heceleme kurallarına uydunuz mu?
- Sayfa düzeni göze hoş görünüyor mu?
- Yazım işlemi daktilo / bilgisayar ile yapıldıysa, daktilo hatası var mı?
- Ortaya çıkan yazıdan tamamen tatmin oldunuz mu?
- Tamamen tatmin olsanız bile, zamanınız varsa bir kez daha kontrol ediniz.


* Gelin küçük bir test yapalım:

Eğer cümlelerde hata varsa bulunuz?
1- Bu ofis çok fazla insan var.
2- Onlar bu yılki hedeflerine ulaşacak.
3- Onlar toplantıları saat 4'tedir.
4- Bu çalışmayacak.
5- Şirket performansını son üç ay da artırmıştır.
6- Benim şirket partisinde giyecek elbisen yok.
7- Kaza olursa sen orada mıydın?
8- O üstleriyle konuşurken çok rahatsız edici bir tavır takınıyor.
9- Onlar test sonuçlarını heyecanla bekliyoruz.
10- Ne yönetici, nede formen anlaşmazlığı çözebildi.


* Cevaplar…
1- Bu ofiste çok fazla insan var.
2- Onlar bu yılki hedeflerine ulaşacak. (hata yok)
3- Onların toplantıları saat 4'tedir.
4- Bu çalışmayacak. (hata yok)
5- Şirket performansını son üç ay da (ayda) artırmıştır.
6- Benim şirket partisinde giyecek elbisen (elbisem) yok.
7- Kaza olursa (olduğunda) sen orada mıydın?
8- O üstleriyle konuşurken çok rahatsız edici bir tavır takınıyor. (hata yok)
9- Onlar test sonuçlarını heyecanla bekliyoruz. (bekliyorlar)
10- Ne yönetici, nede (ne de) formen anlaşmazlığı çözebildi.

Kaynak: Successful Business Writing, G.R.Wainwright
Düzenleme: H.Kaylan

Hazırlanan Yazıları Gözden Geçirme ve Düzeltme, Son Kontrol (4)

Dikkat edilmesi gereken diğer noktalar

Üzerinde çalışma yapabilmeniz için daktiloyla / bilgisayarla yazılmış bir taslak bulabilir misiniz? Böyle bir taslak, kontrol işlemi yapmanızı kolaylaştıracaktır.
Günümüz iş dünyasında insanların çoğu bilgisayar alışkanlığı sayesinde klavye kullanmanın temel ilkelerini bilmektedirler. On parmak daktilo bilmemelerine rağmen birkaç parmaklarıyla el yazısından daha hızlı daktilo yazabilmektedirler.

Sonuç kesinlikle el yazısından daha okunaklı olmaktadır. Eğer yapabiliyorsanız, kesinlikle klavye kullanarak yazılması önerilmektedir.
Bir diğer avantaj ise dokümanı ekranda görerek istediğiniz şekilde ayarlayabilmenizdir.

Kuruluşunuzun kullandığı bir yazım kılavuzu veya herkesin uymak zorunda olduğu bir yazım yönergesi var mıdır? Eğer varsa buradaki kuralları bilmelisiniz.
Okuyucular benzer dokümanların benzer formatta olmasını tercih ederler. Bu, onlara aradıkları şeyi daha çabuk ve kolay bulma olanağı sağlar.


Kısaltmalar kullanmaktan mümkün olduğu kadar kaçının. Eğer zorunda kalırsanız, metin içinde kısaltmanın geçtiği ilk bölümde açık şeklini ve parantez içinde kısaltma halini birlikte kullanın. Örneğin: Toprak Mahsulleri Ofisi (TMO)


Numaralar; tarih, para, yüzde veya diğer istatistiksel bilgiler dışında normal olarak, aşağıdaki örneklerde olduğu gibi, yazı ile yazılır.
Doğru: Bu problemin üç değişik çözümü vardır.
Yanlış: Bu problemin 3 değişik çözümü vardır.

Aşağıdaki örnekte olduğu gibi, konuşmaları yazıda aktarmak için çiftli tırnak işareti yerine, tekli tırnak işaret kullanılmaktadır.
Genel Müdür, 'İyi bir yıl geçirdik' dedi.

Kaynak: Successful Business Writing, G.R.Wainwright
Düzenleme: H.Kaylan

RAHATLAMA (1)

Rahatlama nedir?

Dansa gitmek, yemeğe çıkmak, spor yapmak ya da spor etkinliklerini izlemek, bahçe işleriyle uğraşmak veya çocuk sevmek rahatlamak mıdır? Bütün bunlar ve bunlara benzeyen diğer etkinlikler rahatlatıcıdır, hem eğlendirici hem de tedavi edici olabilirler.

Elbette bir etkinlik herkes tarafından aynı biçimde değerlendirilemez. Bu tür genel rahatlatıcı aktivitelerde gerçekleştirmenin yanında, özel ve daha rahatlatıcı teknikler de uygulayabilirsiniz.

Bu tür teknikler Etkin ya da Edilgen olabilirler.

Etkin rahatlama

Etkin rahatlamada gövde ve zihin için yapılan egzersizler temeldir. Sonuç derin ve dinginlik verici bir rahatlamadır.

Kasları rahatlatmaya yönelik bedensel hareketleri içeren etkin rahatlama zihni de rahatlatır.

* Yoga
* Esneme ve gevşeme hareketi
* Derece derece artan rahatlama egzersizleri
(Gövdeyi rahatlatmak için zihni de kullanan egzersizler)
* Meditasyon
* Gözünde bir şeyler canlandırma
* Kendi kendini geliştirme eğitimi
* Kendi kendine hipnoz
* Ritmik solunum

Edilgen rahatlama

Edilgen rahatlama da aynı sonucu verir, ancak bu kez işi başka biri yapar –siz kontrolü elinizde tutarsınız.

* Yumuşak masaj
* Aromaterapi

Edilgen rahatlamada gövdeyi rahatlatmak için zihin üzerinde çalışıldığı da görülür. Buna bir örnek hipnoterapidir.

Positive Stress Management, P.E.Makin – P.A.Lindley
Düzenleme: H.Kaylan

RAHATLAMA (2)

RAHATLAMA İÇİN HAREKET PLANI

Hangi yöntemin sizin için daha uygun olduğuna karar verin:
+ Etkin ya da edilgen
+ Zihninizi rahatlatmak için gövdenizi kullanarak mı, yoksa gövdenizi rahatlatmak için zihninizi kullanarak mı?

Seçtiğiniz rahatlama yöntemini uygulayabilmek için gerekli araçları bulun:
+ Bir rahatlama bandı satın alın
+ Oturduğunuz yöredeki olanakları araştırın, örneğin yoga kursları
+ Onaylı bir hipnoterapist, önerilen bir refleksolojist bulun

Rahatlama uygulaması için bir yer ve zaman seçin:
+ Evinizde, sessiz zamanınızda
+ Partnerinizle ve/veya ailenizle
+ Büroda yalnızken öğle tatilinde (geniş bir büro ideale yakındır)
+ İş arkadaşlarınızla birlikte bir rahatlama grubu oluşturun ve öğle tatillerinde pratik yapın
+ Eve gitmek için yola çıkmadan önce arabada (soluk almak ve rahatlama egzersizleri bu durumda çok uygundur)

Programanızı planlayın: + Rahatlama yönteminizi uygulamak için günlük ve haftalık plan yapın
+ Kısa ve düzenli günlük seansları planlayın (bir yoga egzersizi, kendi kendinize yaptığınız bir boyun ya da ayak masajı, boynun, yüzün ve omuzların rahatlatılması, beş dakikalık derin, ritmik solunum)
+ Daha uzun haftalık planlar yapın (bir kursu, bir terapisti ziyaret, bütünsel bir gövde rahatlaması)

RAHATLAMANIN ZAMAN YÖNETİMİ İLE BİRLEŞTİRİLMESİ

+ Zamanı, yeri ve yöntemi belirledikten sonra, bunu diğer etkinlikleriniz gibi günlüğünüze yazın
+ İki hafta sonra gelişmenizi gözden geçirin, aynı şeyi bir ay sonra da yapın
+ Rahatlamanın kendinizi iyi hissetmenizi sağlayıp sağlamadığına bakın. Daha fazlasına mı yoksa daha azına mı gereksinim duyuyorsunuz?

Kaynak: Positive Stress Management, P.E.Makin – P.A.Lindley

RAHATLAMA İÇİN ÖNEMLİ NOKTALAR

1- Rahatlama bir tür kendini kontrol yöntemi ve pratikte geliştirilmesi gereken bir beceridir.

2- Günde 20-30 dakikalık seanslarla başlayın, beceriniz arttıkça süreyi azaltın.

3- Uyuyakalmayın.

4- Rahatlama çalışmalarınızın başlarında fiziksel işlevlerinizin çok fazla farkına varabilirsiniz.

5- Karıncalanma gibi garip duyumlar normaldir.

6- Yoğunlaşma yeteneği günden güne değişir, dolayısıyla sürekli yoğunlaşmak size zor geliyorsa cesaretiniz kırılmasın. Ancak rahatlamaya çalışırken kafanızda sorunların dolaşmasına izin vermeyin.

7- Eğer kalp, boyun ya da sırt sorunlarınız varsa, doktorunuza başvurmadan solunum teknikleri ya da boyun ve sırt hareketlerini içeren rahatlama egzersizleri yapmaya kalkışmayın.

8- Rahatlama sürecinden çıkarken acele etmeyin. Birkaç derin soluk alın, yavaşça gerinin ve başınızı ağır ağır çevirin. İşinize dönerken yavaş ve ritmik biçimde ona kadar sayın.

Kaynak: Positive Stress Management, P.E.Makin – P.A.Lindley

DERECE DERECE ARTAN RAHATLAMA İÇİN DİREKTİFLER

1- Sessiz ve tenha bir yer ve baş desteği olan rahat bir iskemle seçin.

2- Herhangi bir zaman uygun olabilir, ama çalışanlar için genelde en uygunu akşam erken saatlerdir. Yatmadan bir saat öncesi gibi, uyuyakalma olasılığınızın yüksek olduğu anlarda rahatlamaya kalkışmayın.

3- Gevşeme başladıktan sonra konumunuz rahatsız olmadıkça hareket etmemeye çalışın.

4- Rahatlama sırası:
    a- Soluk alırken her bir kas grubunu gerin
    b- Bu konumdayken 7-8 sn kadar soluk alıp verin
    c- Soluk verin ve gerilimi salıverin (çabucak)
    d- Aşağıdaki kas gruplarının her biri için bu işlemeleri tekrarlayın:
        Sağ yumruk, sağ üst kol (dirsekleri geriye çekerek)
        Sol yumruk, sol üst kol
        Kaşlarınızı kaldırın, gözlerinizi ve burnunuzu kırıştırın
        Dişlerinizi sıkın, ağız kenarlarını aşağıya çekin ve dilinizi üst damağınıza bastırın
        Boyun (iskemleye yaslanarak), omuzlar, mide, kalçalar (topukları aşağıya bastırarak), sağ baldır
        (ayak parmaklarını aşağıya kıvırarak), sağ ayak (parmakları yukarı kıvırarak), sol baldır, sol bacak.

5- Kasları gerdiğiniz sırada, esneme ve sıkılık duyguları üzerinde yoğunlaşın. Gevşeme sırasında ılıklık ve ağırlık duyguları üzerinde yoğunlaşın.

6- Her bir sıkıp bırakma evresi arasında 10-15 sn kadar sessiz ve hareketsiz kalın. Rahatlamanın sürdürülmesi üzerine yoğunlaşın.İçinizden 'rahatla' diye geçirin.

7- Bütün kas grupları gevşedikten sonra ağırlık ve rahatlık duygularında yoğunlaşarak oturur pozisyonda kalın. Yavaş ve düzenli soluk alın.

Kaynak: Positive Stress Management, P.E.Makin – P.A.Lindley

TOPLANAN BİLGİLERİ SIRAYA KOYMA

"GİRİŞ-BAŞLIKLAR-SIRALAMA-AYRINTILAR-ÖZET-SONUÇ"

Toplanan bilgileri mantıklı bir şekilde sıraya koymanın birçok yöntemi vardır. Bunlardan bazıları:

* Toplanan bilgilerin önem sırasına göre sıralanması. Bu yöntem daha çok sözlü açıklamalar için uygundur, çünkü yazılı açıklamalarda genellikle en önemli noktalar en sonda belirtilir.

* Olayların/Bilgilerin kronolojik sıraya göre sıralanması.

* Olayların/Bilgilerin yazılması aşamasında ortaya çıkan metnin fazlalığına göre sıralanması.

* Olayların ilgi alanlarına göre sıralanması.

* Olayların genelden özele doğru sıralanması.

* Olayların özelden genele doğru sıralanması.

* Olayların uygulamaya geçiş biçimine göre sıralanması.

* Olayların kişisel tercihlere göre sıralanması. (Bu yöntem her zaman mantıklı olmayabilir.)

Kaynak: Successful Business Writing, G.R.Wainwright

Hazırlanan Yazıları Gözden Geçirme ve Düzeltme, Son Kontrol (1)

Bekleme süresi önemli.

Gözden geçirme işlemine başlamadan önceki "bekleme süresi" çok önemlidir. Yazdığınız bir metni gözden geçirmeden önce bir süre ondan uzaklaşmanız gerekir.

Yazdığınız bir metni hemen kontrol etmek, henüz yazdıklarınızın etkisi altında olduğunuz için, doğru değildir. Hangi işte çalışırsanız çalışın, işinizde en iyisini yapmak istersiniz. Bu demektir ki yaptığınız işi bitirir bitirmez kontrol ederseniz, o işte bir hata bulma olasılığınız pek olmayacaktır. Çünkü hiç kimse yaptığı işte bilerek hata yapmaz.


Bekledikçe duygular, tarz değişir.

Hiç şikayet mektubu yazıp da postaya vermeden bir gün beklettiğiniz oldu mu? Ertesi gün ne yaptınız?

Mektubunuzun üslubunu biraz yumuşattınız, değil mi? Belirtmek istediğiniz konuları sinirli bir ifadeyle değil de, biraz daha kibarca ve nedenlere dayandırarak açıklamaya çalışırsanız daha etkili olur. Eğer mektubunuz çok fazla hakaret dolu ise en yakın çöp sepetine gidecektir.


Düzeltme işlemleri.

Eğer iyi bir iş yapmak istiyorsanız, yaptığınız işi en az iki kez kontrol etmeniz gerekecektir. Yazınızda vermek istediğiniz mesajın, istediğiniz şekilde verilip verilmediğini kontrol etmelisiniz.

Ayrıca gramer, noktalama işaretleri, yazının kurgusu, sayfa düzeni gibi yazım tekniklerinin kullanımlarının doğruluğunu kontrol etmeniz gerekecektir.

Kaynak: Successful Business Writing, G.R.Wainwright
Düzenleme: H.Kaylan

BİLGİYİ ARAŞTIRMA VE DÜZENLEME (1)

Raporu yazmak için ihtiyacınız olan bilgiyi toparlamanın üç aşaması vardır:

* Hangi bilgiye ihtiyacınız olduğuna karar vermek
* Veriyeri toplamak
* Bilgiyi karşılaştırmak
* Gruplara ayırıp düzenlemek

Geniş bir rapor yazıyorsanız, sürecin bu aşaması ürkütücü olabilir. Şimdiye kadar bir satır –hedefinizi- yazdınız. Hala yapacak çok işiniz var. Hedef belirlemenin çok faydasını görecek, bu aşamanın sonunda işin tamamı konusunda kendinizi daha rahat hissedeceksiniz. Bu aşamada her şey biraraya gelecek.

Hangi bilgilere ihtiyacınız olduğuna karar vermek…

Kendinize veya başkalarına neyin daha faydalı olacağını oturup düşünmeniz gerekiyor. Genellikle raporu yazdığınız kişiye hangi noktaların üzerinde durulması gerektiğini sormanızda fayda olabilir.

Şimdiden sizin için çok önemli olan hedefinizi de yazdınız. Şöyle bir bakıp size ne söylemek istendiğini anlamaya çalışın.

Yeni piyasaya çıkacak ürünlerin özellikle müşterilerine sağlayacağı faydaları duyurmaları için satış departmanını bilgilendirmek.

Şimdi bunu kapsayabilecek genel bölümlerin listesi şöyle olabilir:

1- Ürünlerin tanımı
2- Rakip ürünlerle karşılaştırma
3- Müşteriye sağlayabileceği önemli faydalar
4- Satış desteği
5- Broşür / Kitap
6- İlave bilgi

Bu aşamada, bunları nasıl sıralayacağınız farketmez. Sadece kağıda geçiriyorsunuz. Dahil etmek istediğiniz hemen her şeyi beyir fırtınası yöntemiyle bir araya getirin ve raporunuzun hedefine uygun olup olmadığına bakın.

Bunu yaptığınızda, bu ana başlıkların alt başlıklarını yazmaya başlayabilirsiniz. Örneğin; ilave bilgi başlığı altına şunları dahil edebilirsiniz.

- Ürünün piyasaya çıkma tarihi
- Fiyatlar
- Teslim süreleri
- Grafikler

Bu listeyi ve buna bağlı alt listeleri istediğiniz biçimde oluşturabilirsiniz. Bunlar sizin notlarınız olacağından hiçbir kurala bağlı değil. Herbiri için birer temiz sayfa açabilirsiniz veya zihinsel planlama yöntemini kullanmayı tercih edebilirsiniz.

Düzenli olarak yazdığınız rapor için bu kısaca bile olsa, geçilmesi gereken önemli bir süreçtir. Aylık yönetim raporu yazdığınızı ve aynı başlıkları kullandığınızı farzedelim. Önceden olmayan bir şey gerçekleşmişse sizin başlıklarınıza uymayabilir ve hepsi unutulabilir. İş rutin raporlara gelince, bu yaklaşımı kullanmak sizi otomatik pilotun yönlendirmesi yerine düşüncenizin gerçekler tarafından yönetilmesini sağlar.

Successful Report Writing, Katharine Heritage

Bilgileri toplamak…

Şimdi listeniz hazır ve raporunuzda bulunmasını istediğiniz bilginin nerede yer alacağına karar vermek için yeniden bir gözden geçirme yapabilirsiniz. Başka bölümlerin raporlarının kopyalarından, toplantı tutanaklarından faydalanabilirsiniz. Rakip ürünlerin broşür, fiyat listesi vb'den de faydalanabilirsiniz.

Bazı raporlar için fazla bilgi toplamak gerekmezken, bazıları için gerekebilir. İlgili olduğunuz pazardaki duruma ilişkin bir rapor yazıyorsanız, ekonomi gazetelerinin haberleri veya rakiplerinizin listesi gibi organizasyonunuzun dışında pek çok veriye ihtiyacınız olabilir.

Yönetim Kuruluna en uygununu sunmak üzere yerleşim yerinizin yenilenmesi ve geliştirilmesi konusundaki seçenekler üzerindeki tavsiyeleri içeren bir rapor hazırlıyorsanız, her çeşit maliyet ve projeksiyona ihtiyacınız var demektir.

Genel olarak, bilgi alabileceğiniz üç kaynak vardır:

1- Organizasyonun içinden edinilecek veriler,
2- Herkese açık olan veriler,
3- İnsanlarla konuşup edinebileceğiniz bilgiler.

Organizasyonun içinden edinilecek veriler

Çoğu kez raporunuza koymak istediğiniz bilginin zaten organizasyonunuzun içinde olduğunu fark edersiniz. Önemli olan ortaya çıkarabilmektir.

* Satış rakamlarınıza
* Dahili bültenlere
* Müşteri bültenlerine ve dergilerine
* Aylık veya üç aylık düzenli raporlara
* Toplantı tutanaklarına
* Diğer departmanlar tarafından hazırlanan rapor ve önerilere bakınız.

Herkese açık veriler

Kendi içinizden edinebileceğiniz her türlü bilgiyi edindikten sonra, organizasyonun dışındaki verilere bakabilirsiniz.

* Konuyla ilgili kitap ve kitapçıklar
* İş ve ticaret rehberleri
* Pazar araştırma raporlarının rehberleri
* Gazeteler, dergiler, ekonomi gazeteleri
* Ticari birlikler tarafından yapılan araştırma bulguları ve istatistik sonuçları
* Resmi yayınlar ve raporlar
* Rakiplerin broşürleri, katalogları, yıllık raporları ve satış rakamları

İnsanlarla konuşup edinebileceğiniz bilgiler

Bu bilgi, organizasyonunuzun içinden veya dışından gelebilir. Birini telefonla arayarak veya görmeye giderek ne kadar bilgi topladığınızı görmek sürpriz olabilir.

* Müşteriler – telefonda veya yüzyüze bilgi edinebilirsiniz.
* Şirketin içindeki veya dışındaki uzmanlardan özel bilgi alabilirsiniz.
* Tedarikçiler – onlara maliyetleri veya verilerin mevcut olup olmadığını vb sorabilirsiniz.

Successful Report Writing, Katharine Heritage

BİLGİYİ ARAŞTIRMA VE DÜZENLEME (3)

Bilgileri karşılaştırmak…

Bütün bilgilerinizi kitaplardan, broşürlerden, raporlardan ve görüşme notlarınızdan toparladınız. Bir sonraki aşamada verilen emeğe değdiğini göreceksiniz.

Bilgileri karşılaştırmak, size büyük zaman kazandıracak ve bu aşamada bile verileri çok iyi bilmenizi sağlayacaktır.

Elinizdeki tüm bilgileri masanızın üzerine toparlayarak başlayın. Raporunuza dahil etmeyi düşündüğünüz her önemli noktayı ayrı bir kağıda yazarak üzerinde çalışmaya başlayın. Giderek masanızdaki araştırma bilgilerinin tükenerek kağıt parçalarına dünüştüğünü göreceksiniz.

Bu işlemler korktuğunuz kadar uzun sürmeyecektir. Detaylara girmeniz gerekmez sadece ana noktaları yazmanız yeterlidir. Rakiplerinizin fiyat listesi ile birlikte fiyatlarınızla rakip fiyatlarının karşılaştırılmasını biraraya getirebilirsiniz.

Unutulmaması gereken önemli bir nokta da; bu kağıtlara bilginin nereden geldiğine dair küçük bir not yazılmasıdır. Böylece kullanmanız gerektiğinde kolaylık olacaktır.

Yazılan tüm bu bilgileri bilgisayara girerek, çıkış almanız, ekleme ve
kes-yapıştır yapmanız gerektiğinde işinizi kolaylaştırabilirsiniz.

Tüm verileri gözden geçirdikten sonra masanızda düzinelerce kağıt birikebilir. Bunların arasında raporunuz için gerekli olan bilgiler mevcuttur.

Her şeyin kağıtta yazılı olması, bilgileri aklınızda tutma stresinden kurtarır.

İş rapor yazmaya geldiğinde, kağıt parçalarını sakladığınız yerden çıkarırsınız ve artık istediğiniz bilgi elinizin altında hazırdır.

Kaynak: Successful Report Writing, Katharine Heritage
Düzenleme: H.Kaylan

Stresle Başa Çıkmanın Yolları (1)

İş hayatında stresi artık hepimiz kanıksadık. Oysa stres te aslında üzerinde durulması gereken, analiz edilip çözümler bulunabilecek bir rahatsızlıktır. Stres yönetilebilen bir şeydir ve bunun yöntemini Positif Stres Yönetimi kitabından aktarıyoruz.

Stresin farkına varmak.

Sizi en çok neyin strese soktuğunu kafanızda açıkca belirlemeyeçalışın. Sizin stres yaratıcılarınız nelerdir? Stres sinyallerine dikkat edin, böylece hemen harekete geçebilirsiniz.

1. Gerçek bir stres yaratıcısını ele almak ve analiz etmek.

Stres yaratıcılarınızın özelliklerini inceleyerek durumunuzu daha iyiye götürebilirsiniz. Onları görmezden gelirseniz ne olur? Duruma açıkca ve ayrıntılarıyla bakmak, doğru yönde harekete geçme şansınızı artırır. Stres yaratıcılarınızı idare etmek için temel olarak dört taktik vardır.

Harekete geçme.

Bu, yeni beceriler kazanma, bilgi sahibi olma ve azimli olma anlamına gelebilir. Örn. Toplum içinde konuşmaktan korkuyorsanız, biraz eğitim görün ve pratik yapın.

Geri çekilme.

Bazı durumlarda mücadele etmektense geri çekilmek daha doğru olabilir. Örn. Eğlenemediğiniz bir partide kalmayabilirsiniz. Birisi sizinle küfürlü bir tarzda konuştuğunda kendi kendinize bu kişinin yorgunluktan ya da öfkeden böyle yaptığını söyleyerek uğraşmaktan vazgeçip geri çekilebilirsiniz.

Hiçbir şey yapmama.

Bazı durumlarda, harekete geçmeden önce olmasını beklediğiniz bir şey varsa hiçbir şey yapmamak akıllıca olabilir. Örn. Bir kaza soruşturması sırasında polis “biz sizi tekrar arayacağız” derse…

Tavranızı ayarlama.

Stres yaratıcıyı tanımanın size ne kazandıracağını bir düşünün. Yaşadığınız evi ya da yakın arkadaşlarınızı kaybetmek söz konusuysa o evde yaşamanın ya da o kişiyi tanımanın size kazandırdığı faydalar üzerinde durun. Bir kayıp için kederlenmek doğal ve önemli bir tecrübedir. Ama hayatınızın kalan kısmını hep bu kederle geçirirseniz, sürekli geçmişte yaşar ve çevrenizde olup bitenlerin farkına bile varmazsınız. Tavranızı ayarlamanız için 2 temel şeye ihtiyacınız olacaktır.


Stres yaratıcılara doğru açıdan bakmak.
Kendi kendinize sorun: Gerçekten o kadar kötü mü? Bu yüzden ölür müyüm? Aç kalır mıyız? İşimi kaybeder miyim?

Olumsuz düşünce ve fantazilerden kaçınmak.
Stresli bir durumda, durumun kötü yönleri abartılır. Enerjinizi yapıcı-olumlu şeyler için saklayın. Durumun tüm olumlu yönlerini bir liste halinde yazın. Eğer bu faydalı olursa “olabileceklerin” değil gerçekten olumsuz olan yönlerin de bir listesini yapın.

Kaynak: Positive Stress Management, P.E.Makin - P.A.Lindley

Stresle Başa çıkmanın Yolları (2)

3. Fiziksel olarak formda olmak.

Formunuzu korumanın ömrünüzü uzatabileceği, beyin üzerinde olumlu bir etkisi olduğu ve stresi yenme kapasitenizi arttırdığı konusunda bütün araştırmacılar hemfikirdir.

Forma girmek ve formda kalmak için düzenli olarak jimnastik yapmanız gereklidir. Haftada 3 gün, en az 20 dakika jimnastik yapmak sağlıklı yaşam ve iş performansı açısından idealdir.

Spor yapmak için motive olmak bazen zor olabilir ama bunu başkalarıyla birlikte önceden belirlenmiş zamanlarda yapmak hayatınızı kolaylaştıracaktır. Çünkü böylece hem verdiğiniz sözü tutmak zorunda kalacak hem de birlikte spor yaptığınız grup ile motivasyon paylaşımı gerçekleştirmiş olacaksınız.

4. Sağlıklı beslenme.

Birçok beslenme uzmanı, doymuş yağ oranı düşük, lifli, tuz ve şekeri az, düşük kalorili ve kolestrolsüz ayrıca nişastası zengin yiyecekleri tüketmenin faydaları konusunda birleşiyor. Ayrıca, aşırı kafein, nikotin ve yoğunlaştırılmış şekerin vücuttaki stres oranını arttırdığı konusunda aynı görüşü paylaşmaktadırlar.

5. Rahatlamak.

Vücudunuzun düzenli olarak dinlenmeye ihtiyacı vardır. Rahatlama teknikleri çok önemlidir. Kendinize uygun bir rahatlama tekniği seçin ve en yakın zamanda hemen düzenli olarak uygulamaya başlayın.

* Yoga
* Meditasyon
* Kendi bünyenize uygun spor faaliyetleri
* Kas gevşetme

6. Gün boyunca kısa dinlenme molaları vermek.

Bedeninizin bütün gün tam gaz ileri gitmeye değil, çalışma ritminde dönüşümlere (iş, dinlenme, iş, dinlenme) ihtiyacı vardır. Hem öğle tatilinde, hem de gün boyunca küçük aralar vererek mutlaka biraz dinlenin.

İşiniz gereği hep oturuyorsanız, olabildiğince sık ayağa kalkın. Ya da tam tersi.

Bazı insanlar için yalnız kalıp rahatlamak için uygun bir yer bulmak çok zordur. Bu durumda istesek de istemesek de boş olduğumuz, iş yapmadığımız anlardan faydalanmak iyi bir fikirdir. Örn. Asansörde, koridorda yavaş yürürken, tuvalette, araba trafik ışıklarında durduğunda vb

Günde birkaç kez kısa aralar vermek için "işten uzaklaşmak" çok önemlidir. Önemli olan mola süresinin uzunluğu değil, mola almayı ihmal etmemektir.

Kaynak: Positive Stress Management, P.E.Makin – P.A.Lindley

Stresle Başa Çıkmanın Yolları (3)

7. Nefes alıp-vermek

Strese cevap vermeye başladığınız zaman değişen ilk şey nefes alıp vermenizdir. Ve işin iyi yanı nefes alıp-verme kolayca kontrol edilebilir.
Eğer, nefes alıp-vermelerinizin yavaş ve düzenli olmasını sağlayabilirseniz, bedeniniz gevşer, ruhsal durumunuz bundan etkilenir ve stresi kontrol altına alabilirsiniz. İnsanların saunada ya da yüzme havuzunda kavga etmesinin ne kadar az bir ihtimal olduğunu düşünün. Eğer yavaş ve düzenli nefes alıp vererek, bedeninizi bilinçli bir şekilde rahatlatırsanız stresi engelleyebilirsiniz.

Beş aşamada nefes alıp-verme tekniği

Bu, ihtiyaç duyduğunuz her an uygulayabileceğiniz, hızlı, yararlı ve basit bir hahatlama tekniğidir. Bu tekniği uygulamak için gözlerinizin açık ya da kapalı olması önemli değildir. Bu nedenle yalnız olmadığınızda bile tekniği kullanabilirsiniz, hiç kimse bunu farketmeyecektir.

Mide kaslarınızın önce haraket edip sonra gevşediğini hissederek, 5 kere derin nefes alıp verin.

Nefes 1: Derin bir nefes alın-verin.
Bundan sonraki dört adımda, nefes alırken şu adele gruplarınızı gerin, nefes verirken gevşetin.
Nefes 2: Ayaklar.
Nefes 3: Eller ve bedenin üst kısmı.
Nefes 4: Çene.
Nefes 5: Mide.

8. İşiniz için düzenleme yapın.

Stresten kaçmanın en iyi yollarından biri, iş ve özel hayatınızda sizden beklenen olaylara karşı, kendinizi tam manasıyla hazırlamış olmanızdır. Bu bir diğer anlamda iş ve özel hayatınızdaki hedef ve planlarınızı belirlemiş olmanız demektir. Beklenmeyen şeylerle başa çıkabilmek muhakkak ki beklentiniz dahilinde olan şeylerle başa çıkmanızdan çok daha zordur.

Ruhsal yönden hazır olmak moral gücünüzün yüksek olması çok önemlidir ama önceden hazırlıklı olup planlar yapabilmek ve bunun için gerekli becerilere sahip olmak da en az onun kadar önemlidir. Bilgi ve tecrübe eksikliği, korkunç bir “bilinmeyenle karşılaşma” duygusuna sebep olabilir.

Eğer siz de, hizmet sunan bir çok kişi gibi, iş yaşamında önceden plan yapabilme hakkında yeterli bilginiz olmadğını düşünüyorsanız, hemen bu konuda eğitilmek üzere harekete geçmenizi öneririz.

* Kullandığınız sistemi ve donatımı gözden geçirin.
* Bazı şeyleri not etmeye çalışın.
* Bir seferde tek bir işi yapın.
* Bir sonraki işinizin ne olduğunu bilerek hareket edin.
* Çalışma yerinizi düzenli tutun.
* Gerek duyduğunuz her şey elinizin altında olsun.
* Sık kullandığınız her şeyi kolayca ulaşabileceğiniz yerlerde bulundurun.

Positive Stress Management, P.E. Makin – P.A. Lindley

ETKİLİ RAPOR YAZMA TEKNİKLERİ:

HEDEF BELİRLEME

Çoğu kimse bir rapora başlamadan önce hedef belirmeyi zaman kaybı gibi görebilir. Her şeyden önce raporun ne konuda olması gerektiğini bilmeniz gerekiyor değil mi?

Aylık yönetim raporu gibi her zaman yazdığınız bir rapor söz konusu olduğunda bunun pek anlamı olmadığını düşünebilirsiniz. Ancak açıkça belirlenen hedeflerin önemli faydaları vardır:

* Hangi bilgileri rapora alıp hangilerini almayacağınıza karar vermenizde yardımcı olur.
* Raporun okuyucuya uygun hale gelmesine yardımcı olur.
* Raporun yazımını kolaylaştırır.

Rapora neyi alıp, neyi almayacağınıza karar vermek.

Açık bir hedef; elinizde mevcut bilgiyi ölçüp rapora ne kadarının dahil edilip ne kadarının edilmeyeceğine karar vermek bakımından mihenk taşı gibidir. Açık bir hedefiniz yoksa ihtiyacınız olduğunu düşündüğünüz bilgileri toplamakla çok vakit harcar, sonuçta bunların yarısına bile ihtiyacınız olmadığını görebilirsiniz. Doğru hedefin bir işlevi de araştırma sürecinde fazla vakit harcamamanızı sağlamasıdır.

Raporu okuyana uygun hale getirmek.

Hedef daima, hedeflenen okuyucunun kim olduğunu açıkça belirlemelidir. Böylelikle onların istediği bilgiyi, onların istediği şekilde ifade edersiniz.

Raporu yazmayı kolaylaştırmak.

Raporu yazıp, yapılandırırken kafanızda ne yapmak sitediğinize ilişkin açık bir fikir varsa her şeyin kolaylaştığını göreceksiniz. Bunu zaten bildiğinizi düşünebilirsiniz. Ancak raporu açık bir hedefle yazdığınızda her şeyin ne kadar kolaylaştığını göreceksiniz.

Hedef Nasıl Belirlenir?

Hedef belirlemenize yardımcı olacak sorular:
* Raporu kim okuyacak?
* Bu raporu ne amaçla istiyorlar?
* Konunun hangi yönleriyle ilgileniyorlar?
* İlgilenmedikleri neler olabilir?
* Konu hakkında ne kadar bilgileri var?

Yazdığınız her rapor için bunları düşünürken çok önemli olan adım hedef koymaktır. Yeni geliştirilen ürün hakkında satış departmanına rapor yazıyorsanız, raporu okuyanlar yeni üründen müşterilerini haberdar etmek hatta ürün piyasaya çıkmadan gerekli değişikliklerin sağlanması adına geribildirim almak isteyebileceklerdir. Bu nedenle yeni ürünün tüketiciye olan faydasını öğrenmek isteyecekler fakat hangi tedarikçileri kullanmayı planladığınız onları ilgilendirmeyecektir. Satış elemanlarının mevcut ürünleri herkes kadar bildiğinden açıklamaya gerek olmamasına rağmen mevcut ürünlerle karşılaştırma yapılabilir, örnek gösterilebilir.

Successful Report Writing, Katharine Heritage

Etkili Yazı Yazma İlkeleri ve Teknikleri (2)

İnsanlar yazı yazarken çoğu kez sadece düşüncelerini kısa olarak ifade etmek yerine, okuyucularını güzel yazılarıyla etkilemeye çalışırlar. Bunu yapabilmek için, yazıda bazı noktalara önem verilmesi gerekir.

Aktif cümle

Yine yapılan araştırmalar göstermiştir ki, aktif ifadeyle yazılmış cümleler, pasif ifadeye göre daha kolay anlaşılmaktadır. Çoğu insan gibi aktif cümle ve pasif cümle arasındaki farkı tam olarak anlayamıyorsanız, aşağıdaki örneği inceleyin:

Aktif: Size davetiye gönderdim.
Pasif: Size tarafımdan bir davetiye gönderilmiştir.

Eğer cümlede eylemi özne yapıyorsa (ilk cümlede özne 'ben' ve işi yapan yani gönderme işini yapan 'ben') bu cümle aktif bir cümledir.

Eğer cümlede eylem öznenin üzerinde yapılıyorsa (ikinci cümlede özne 'davetiye' ve işlem davetiye üzerinde yapılıyor) bu cümle pasiftir.

Görüldüğü gibi pasif ifadeyle yapılan cümle daha uzun ve karmaşıktır. Normal konuşma ve yazı dilinde çok sık kullanılmamakla birlikte işi yapan kişinin yani öznenin önemli olmadığı durumlarda pasif cümle kurulması daha mantıklıdır. "Toplantıda aşağıdaki kararları aldık" yerine "toplantıda aşağıdaki kararlar alınmıştır" çok daha uygundur. Çünkü önemli olan alınan karardır.

Özet ifade

Topladığınız bilgilerin tümünü yazınızın içine koymak size pek fazla bir şey kazandırmayacaktır. Yazınızda bulunan tüm bilgiler sadece okuyucu için gerekli bilgiler olmalıdır. Benzer şekilde cümlelerde de gereksiz kelimeler kullanılmamalıdır. Örneğin. Aşağıda verilen cümle kolaylıkla sadeleştirilebilir:

Karmaşık ifade: Piyasa hedeflerimize ve başarıya ulaşmak için
planladığımız stratejinini temel unsuru olarak birkaç yenilik ortaya koyduk.

Özet ifade: Piyasada başarı için stratejimizin temel unsuru olarak
birkaç yenilik geliştirdik.

Kaynak: Successful Business Writing, Gordon R. Wainwright

Sekreter.org'un duvarına astığı nezaket kuralları

İki ayrı konuşma, iki ayrı pantolon ya da iki ayrı insan arasındaki farklılıklar çoğu zaman ayrıntılarda gizlidir. Telefonla konuşurken ya da bir başkası ile iletişim kurarken küçük ayrıntılardır bizi başarılı kılan. İşte telefonda konuşmanın bazen hiç farkedemediğimiz önemli ayrıntıları. Bu kuralları www.Sekreter.org olarak duvarımıza astık. Bizden söylemesi...

BUNLARI SÖYLEMEKTEN KAÇININ	SiZE KAZANDIRACAK CÜMLELER
"Perdeleme" yaparken
-Kimin aradığını bilmek istiyor -Defne Hanım bu öğleden sonra telefonları yanıtlamıyor. -Kendisi şu anda dışarda. Daha sonra arayın.	+"Kim arıyor", diyeyim? +Bir saniye bekler misiniz? Yerinde olup olmadığına bakayım +Kendisi şu anda masasında değil. Mesaj bırakmak ister misiniz?
Telefonu meşgulse:
- Kendisi telefonla görüşüyor? Ne istemişsiniz?	+Üzgünüm, kendisi diğer telefonla görüşüyor. Bitinceye kadar bekler miydiniz? Yoksa biz mi sizi arayalım?
Yönetici dışarda ise:
- Defne Hanım bugün burada değil ve ne zaman döneceğini bilmiyorum. - Nerede olduğunu bilmiyorum.	+Defne Hanım bugün ofis dışında ve yarına kadar döneceğini sanmıyorum. +Defne Hanım şu anda ofisinde değil ama kısa sürede döneceğini sanıyorum.
İsimlerden, numaralardan vs emin olmak için:
- Hay Allan, ne tuhaf bir isim. Heceler misiniz lütfen? - Numaranız kendisinde var mı? - Mesajınızı masasına bırakacağım.	+ İsminizi doğru alabilmem için heceler misiniz lütfen? + Numaranızı alabilir miyim, lütfen? + Mesajınızı mutlaka ileteceğim.
Beklemeye alırken:
- Lütfen bekleyin (deyip, bir şey söylemesine fırsat vermeden beklemeye almak).	+ Şu an masasında değil ama ofiste bir yerde olduğundan eminim. Sizi bir kaç dakikalığına beklemeye alabilir miyim?

Kaynak: The Professional Secretary's Gudebook, Cary Cohen

Telefonla konuşma teknikleri (1)

Telefonda konuşmanın görgü kurallarını Cary Cohen'in The Professional Secretary's Gudebook kitabından aktarıyoruz. Bu kuralları dilerseniz şirket politikanıza göre uyarlayabilir ve bir tür talimatname (yönetmelik) hazırlayıp diğer arkadaşlarınıza da dağıtabilirsiniz.

GÜLERYÜZLÜ OLUN:

“Günaydın” ya da “İyi günler” diyerek başlayın ve sonra şirketinizin ismini söyleyin.

NAZİKLİĞİ ELDEN BIRAKMAYIN:

Çok kısa, yetersiz ve kaba yanıtlar vermeyin. Nezaket her zaman geçerlidir.

ARAYANI İSTEDİĞİ YERE ULAŞTIRIN:

Eğer şirketin başka bir departamanını arayan bir çağrı ise, tekrar aramalarını söylemek yerine hattı aktarmayı önerin.

TELEFONUNUZU 'YALNIZ' BIRAKMAYIN:

Telefonun başından ayrılmayın. Kısa bir süre için bakamayacağınız durumlarda mutlaka yerinizi alacak biri bulun.

HIZLI CEVAP VERİN:

Telefonun uzun süre çalmasına izin vermemeye özen gösterin. Sürekli çalan bir telefon diğer arkadaşlarınızı rahatsız eder. Dahası, belki de çok önemli bir çağrı yanıtsız kalır.

BEKLETİRKEN BUNALTMAYIN:

“Beklemeye” aldığınız durumlarda, zaman zaman geri dönerek o kişiyi unutmamış olduğunuzu hissettirin.

BEKLEYENE SÖZ HAKKI TANIYIN:

“Bekleme” durumunun ne kadar süreceğini bilemiyorsanız, bekleyen kişiye bir tercih hakkı tanıyın ve şöyle deyin, “Dilerseniz numaranızı bırakın, daha sonra biz sizi arayalım. Yoksa beklemeyi mi arzı edersiniz?”

TELEFON BAĞALARKEN...

Arayan kimsenin numarasını isteyin ki telefon hattını aktarırken bağlantı koparsa yeniden arayabilesiniz


Kaynak: The Professional Secretary's Gudebook, Cary Cohen

Telefonda Daha İyi Konuşma Teknikleri (2)

The Professional Secretary's Gudebook'tan (Profesyonel Sekreterin Kılavuvu) yöneticinizle aranızın bozulmasını önleyecek telefonla konuşma taktikleri

Eğer acil bir çağrı var ama yönetici toplantıdaysa toplantıyı bölmelimisiniz ?

Hayır sakın toplantıyı bölmeyin. Not alıp, kendisine iletin.

Arayan kişinin ismini ne zaman sormalısınız ?

Eğer yöneticinizle görüşmek isteyen biri arıyorsa, dışarıda olduğunu söylemeden önce sakın o kişinin ismini sormayın. (Aksi takdirde, arayan kişi yöneticinin görşümek istemediğini ve kasten “perdelendiğini” sanarak gücenebilir.) Şöyle deyin: “…. Bey şu anda burada değil. Kimin aradığını öğrenebilir miyim?”

Yöneticiniz “sakın bağlama”derse..

Yöneticiniz gerçekten de “perdelemenizi” isterse; yani görüşüp görüşmeme konusunda karar vermeden önce kimin aradığını bildirmenizi isterse, bunu karşı tarafa hissettirmemelisiniz.

Hepimizin iyi bildiği bir taktik...

Arayan kişi önce kendini tanıtıyorsa ve siz de yöneticinizin görüşmek isteyeceğinden eminseniz, rahatlıkla yöneticiye aktarabilirsiniz. Aksi durumda ise, “Bir bakayım yerinde mi?” deyin ve (eğer tanımadığınız biri ise) arayan kişinin adını ve çalıştığı şirketi sorun.

UFAK HATIRLATMALAR

+ Görüşmeleriniz her zaman için karşı tarafın “pat diye kapattı” izlenimine kapılmayacağı bir biçimde sona erdirmeye çalışın.

+ Eğer çağrı sırasında yönetici dışarıdaysa “Ben yardımcı olabilir miyim?” diye sorun.

+ Telefonu yanıtlamakla o kişiye büyük bir iyilikte bulunuyormuşsunuz gibi bir tavır takınmayın.

+ Arayan kişiye, sizi işinizden alıkoyuyormuş muamelesi yapmayın.

+ Telefonda sesinizi değiştirmemelisiniz. Doğal konuşun ve karşı tarafın sizi anlayabilmesi için hızınızı ayarlayın.


Kaynak: The Professional Secretary's Gudebook, Cary Cohen

İletişim'de Kutsal Alanlar

Şöyle bir düşünün bakalım bir gün içerisinde kaç kişiyle görüşüyor, kaç kişiyle iş ilişkisine giriyor, kaç kişiyle bir sorunu halletmek durumunda kalıyor ya da kaç kişiyle yazışıyorsunuz? 5, 10, 30, 50 …? Kuşkusuz bu sorunun cevabı kişiden kişiye değişecektir. Bir çok meslek için ikili ilişkiler ikinci planda kalıyor olabilir ancak sekreterler işletmelerin, iletişim trafiğinin merkezinde yer alırlar. Bu da meslekte başarı için adeta bir iletişim sihirbazı olmalarını zorunlu kılar. İletişim ustalığına giden yolda ilk durağımız ise yazılı iletişimin görgü kuralları.

Sözlü iletişim ya da beden diline dayanan sözsüz iletişimde başarıda eğitimin katkısı büyük olmasına karşın kişinin kendi yetenekleri ve kişilik özellikleri de ön plandadır. Oysa yazılı iletişim belli kuralların bilinmesini ve bunların uygulanmasını gerektirir. Yazili iletişimde "Adabımuaşeret" olarak adlandırabileceğimiz yazılı iletişimin görgü kuralları sekreterlik mesleğinin "olmazsa olmaz" gerekliliklerindendir. İletişim ustalığına giden yolda ilk durağımız yazılı iletişimin görgü kuralları.

Kutsal Alanlar

Sonu –im ile bitenler: Yazı yazarken temel kural; 'alıcının isim, ünvan ve adresini doğru yazmak'tır. Unutmayın ki , sonu "-im" ile biten her şey insanlar için kutsaldır… İşim, evim, eşim, çocuğum, ismim… Yaklaşık ya da tahmini bir şeyler ASLA yazılmamalıdır.

Bu konuda hata yapmamak için ayrılacak zaman, boşa geçmemiş bir zamandır. (Kartvizite bakmak, rehbere bakmak, emin olan birilerini aramak…)

Saygılarımla mı saygılarımızla mı? Günlük, sıradan konular için "Sayın Yetkili, / Saygılarımızla," kalıbıyla ve üçüncü şahıs kullanılarak yazılan yazılar doğrudur fakat daha spesifik bir şeylere giriliyorsa, mesela bir şikayet veya cevap sözkonu ise o zaman "Sayın H….., / Saygılarımla," kalıbı daha doğru olacaktır. Bu tür yazılar daima birinci şahıs kullanılarak yazılmalıdır. "Son kampanyamızla ilgili değerli görüşlerinizi okudum…"

Selamlar ne zaman kullanılır? İş tanışıklıkları arttıkça da "saygılarımla,"dan önce "selamlar," gibi daha yakın bir hitap kullanmak uygun olacaktır. Buna karşın yabancı ülkelerden kişilerle yazışma yaparken, ne kadar samimi olunursa olsun mutlaka "Saygılarımla," bitirme sözü kullanılmalıdır. Bunu kullanmazsak , o kişiye veya kuruluşuna karşı bir olumsuz düşünce, bir soğukluk duyduğumuz anlamına gelir.

İş arkadaşları arasında, özellikle samimi olanlar birbirlerine yazı yazarken genellikle "Sevgili D…, / Selamlar H...," kalıbını kullanırlar. Bu tür yazışmalarda hitabın ve selamın el yazısı ile yazılması da bir yakınlık işaretidir.

İletişim

İletişimde etkinliği artırmak için ne yapmalı?

İletişimde etkinliği artırmak için ASLA;

1. İddialaşmayın
2. Karşınızdakinin sözünü kesmeyin
3. Karşınızdaki konuşurken başka şeyle meşgul olmayın
4. Hemen sonuca varmayın
5. Karşınızdakinin duygularının etkisinde kalmayın.

İletişimin temeli DİNLEMEK
Etkili bir dinleme için;

1. Tarafsız olarak dinleyin
2. Konuya, olaya konsantre olun
3. Yargılamayın
4. Not alın
5. Sözel olmayan iletişimi de dikkate alın
6. Fiziksel olarak rahat bir konumda olun
7. Savunmaya geçmeyin.

İş arkadaşlarınız ya da yöneticiniz ile anlaşmazlık durumunda, tartışmalarda genellikle "kazanmasızı" sağlayacak iki anahtar:

1. Karşı taraf kendi konumunu sizden daha iyi destekliyorsa, siz de değişmeye açık olmalı ve rahatlıkla "bunu bilmiyordum" diyebilmelisiniz.
   2. Gerçeklerle destekleyemiyorsanız, düşünce belirtmeyi veya tavır almayı sürdürmeyiniz.
   
   

Gizli evrakla ne yapılmalı?

İşyerinde gizlilik içeren evrak belki de başınızı belaya sokabilecek en önemli konulardan biridir. Zira bu konudaki bir ihmal ya da özensizlik sizin bile tahmin edemeyeceğiniz kadar olumsuz sonuçlara yol açabilir. İşte , üzerinde "gizli", "özel" , "confidential" gibi ibarelerin bulunduğu evrak trafiğini nasıl yönetebileceğinize ilişkin hayati öneriler...

Süleyman Demirel'e giden her mektup gizli midir?

Bir evrak aldığınızda zarfın üzerinde "gizli", "kişiye özel", "confidential", "kişisel" gibi ibareler varsa bu mektup sizin de bildiğiniz gibi gizli kategorisine girer. Örneğin üst düzey yöneticiler arasındaki özel raporlar, insan kaynaklarının değerlendirme yazıları ya da atamalara ilişkin değerlendirmelerin yer aldığı dökümanlar genellikle gizlilik kapsamındadır. Ancak üst düzey yöneticiler arasındaki her yazışmanın gizli olmadığı akıldan çıkarılmamalıdır. Bu noktada yapılan en büyük hata kişinin statüsü yüksek olduğuda o kişiye gönderilen her mektubun gizli gibi algılanmasıdır. Ve bu yanılgı ile hemen bir "gizli" ibaresi vurulur. Oysa gizlilik, gönderilen kişiye göre değil, yazının içeriğine göre belirlenmelidir!

Gizli yazılı bir evrakı cevaplarken siz de gizli ibaresini kullanmalısınız

Gizli evrakı kim açabilir?

Eğer evrakı gönderen kişi konuyla ilgilenmesi için "Sayın Ahmet Sencan," gibi kişi ismi kullanırsa, yazı Ahmet Sencan'a gidecek, kendisi işlem yapılmak üzere harekete geçecek ya da birilerini görevlendirecektir. Ancak yazı üzerinde "Gizli" veya "Özel ve Gizli" ibaresi olsaydı. O zaman ismi yazılı kişiden başka hiç kimse bu yazıyı açamazdı. Tabi yörneticiniz size gizli evrkalları açma yetkisi vermemişse...

Gizli bir evrak gönderirken...

Eğer yazıyı gönderen, mektubu sadece ilgili kişinin görmesini istiyorsa, o zaman "Kişiye Özel", "Çok Gizli" veya "Kişisel" ibaresi konmalıdır. Bu tür yazıların makinadan değil de el ile yazılarak çıkarılması daha uygundur.

Eğer gelen gizli evrak posta yoluyla gelmişse zarfı da mutlaka muhafaza edilmeli. Çünkü kanunen yaptırımı olabilecek bir belge olabilir. Böyle bir durumda da belgenin postaya verildiği tarih çok onem kazanıyor.

Gizli bir fax gönderirken...

Faks ile gönderilen yazıların üzerine hangi gizlilik derecesi notunu yazarsanız yazın, bunun 'açık iletişim' olacağını unutmayın. Bu konuda yapılan en büyük yanlış önce faksın çekilip sonra da o kişiye telefon açılarak belgeyi alıp almadığının sorulmasıdır. Eğer faks ile göndereceğiniz dökümanların gizli kalmasını istiyorsanız mutlaka alıcıyı önceden arayararak faks makinasının başında beklemesini sağlamalısınız. Yazıyı aldıktan sonra karşı tarafı arayarak teyidleşmesi gerektiğini unutmamalıyız.


Yazan: Handan Kaylan

Anlamak mı , dinlemek mi?

Bir insanla ya da bir iş arkadaşınızla nasıl iletişim kurarsınız? Sözlü iletişim deyince hepimizin aklına ilk önce "anlatmak, söylemek istediklerimizi ifade edebilmek" gelir. Oysa iletişim karşılıklı olarak bir mesajın aktarılması ve karşıdan gelen mesajın alınmasıdır. Ve çoğumuzun yaptığı en büyük hata iletişimin en önemli öğesini atlamak; yani karşımızdakini dinlememektir...

İletişimin öğelerini incelerken, alıcıdan sonraki gelişmeyi de gözardı etmemeliyiz. Bu "geri bildirim" (feed-back) dir. Her mesaj alış-verişinde kaynak, mesajı ilettikten sonra geri bildirimi takip etmek durumundadır. Aksi takdirde mesajın yerine ulaşıp ulaşmadığını bilemez.

Bu hataya en çok iş hayatında rastlarız. Daha doğrusu bu hata iş hayatında büyük problemlere yol açtığı için gerçekten "hata" olarak değerlendirilir.

İletişimi oluşturan vazgeçilmezler Kaynak İletmek istediği bir bilgi, bir söz, bir mesajı olan kişi veya kişiler. Diğer bir ifadeyle mesajın çıktığı yer. Bilgi Anlatılmak, iletilmek istenen şey. Kanal Kaynaktan çıkan bir bilgi, mutlaka alıcının anlayacağı bir araçla iletilmek zorundadır. (Yazılı, sözlü veya beden dili kullanılarak yapılabilir. Asıl kanal kısaca beş duyu organımız diyebiliriz.) Alıcı Mesajın ulaştığı noktadır.

Santral operatörü arkadaşa bir not iletmemiz gerek; "Yöneticim, X Bey ile görüşmek istemiyor, ben bir saat yerimde olmayacağım, X Bey ararsa sen ilgilenir misin?"

Burada kaynak biziz. Çünkü iletmek istediğimiz bir mesaj, bir bilgi var. Alıcı ise santral operatörü.
Kullandığımız kanal sözlü iletişim. Hatta alıcıya mesajı anlatırken destekleyici beden dili hareketlerini de kullandık. Tamam. İşimiz bitti mi? Hayır, kesinlikle hayır. Yani sadece mesajı ilettik, bu iş tamam demek yanlış. Alıcının (santral operatörünün) söylediklerimizi anlayıp anlamadığını öğrenmemiz lazım. Tabi bunun için "anladın mı, hadi tekrar et bakalım" gibi bir soru soramayız. Eğer alıcı kişiyi dikkatle incelersek, bizi gerçekten dinleyip dinlemediğini ya da anlayıp anlamadığını beden dili hareketlerinden öğrenebiliriz. Elindeki tüm işleri bırakıp, telefondakileri bir-iki saniye için bekletiyor bize kulak veriyorsa, mesajımız alıcıya ulaşıyor demektir.

Dinleyenin ruh halini gözardı etmeyin…

Her şeyden önce mesajı verirken alıcının bulunduğu ortamı, hatta ruh halini düşünmemiz gerekli. Yani en uygun zamanda mesaj iletilmeli; santralde bir kaç hat birden çalıyor ve görevli kişi aynı anda hepsine birden cevap vermek durumunda, bir-ikisini bekletirken bir yandan da telefonda kendisine bir şeyler yazdırılıyor not alıyor, bu arada başında bir ziyaretçi ona randevusuyla ilgili bilgi verip bir şeyler istiyor....
Böyle bir durumda, en uygun başka bir kanalla yani başka bir yöntemle bilgi aktarılmasıdır. Ya o kişinin başının rahatlayacağı dakika beklenip anlatılmalı ya da sonradan okuyacağı bir not –görebileceği bir yere- bırakılmalıdır.

Yazan: Handan Kaylan

İletişimde etkinliği engelleyen hatalar

İşyerinde zihninizi meşgul eden koşullardan, günlük hayattaki alışkanlıklarınıza kadar çeşitli etkenler, etkin bir iletişim kullanmanızı engelleyebilir. Bu konuda sorun yaşamamak için, kendinizi iletişime hazır olma konusunda eğitmenin yanı sıra karşınızdaki kişinin anlatmak istediğini açıkça ortaya koymasını sağlayacak bazı yöntemleri geliştirmeniz gerekir.

Dinliyor görünmeyin, dinleyin!

Karşısındakini dinler görünüp, dinlememek en kolay düşülen tuzaklardan biridir. Geçiştirme alışkanlığının sizi etkisi altına almasına izin vermemek için kendinizi eğitin. Daima dinlemeye hazır olun ve zihninizi buna uygun tutun. Bir görüşmeye gergin ve saldırgan duygularla başlamak konsantrasyonunuzu bozacağını unutmayın. Birisini dinlerken zihniniz berrak olsun.

Mutlaka anlayın!

Karşınızdakini dinleseniz bile söylediklerini anlamayabilirsiniz. Anlamadığınızda, 'anlıyor gibi' yapmayın. Anlamadığınız bir ayrıntı varsa, görüşmeyi kesip derhal açıklama isteyin. Bunu yapmadığınızda, karşı taraf anladığınızı düşünerek devam edecektir. Her söyleneni anlıyor görünmenin size puan kazandıracağını düşünebilirsiniz ancak bu arada kilit önemdeki bir bilgiyi atlıyor olabileceğinizi unutmayın.

Önemseyin!

Konuşulan şey sizin için önemsiz olabilir ancak karışınızdaki için belki de hayati bir önemi vardır. Karşınızdaki kişiye zaman ayırıyorsunuz, söylediklerini anlamak için de çaba harcayın.

Unutmamayı sağlayın!

Unutkanlık ayıp değildir. Yorgun olmamız bile unutkanlığa yol açabilir. Ancak bu konuda önlem almamak, pek de affedilir değildir. Böyle durumlarda hafızamıza güvenmeyip mutlaka not alın!

Mesajla bulmaca çözmeyin!

"Leb demeden leblebiyi anlamak" her zaman doğru bir yaklaşım değildir. Böyle yaptığınızda, mesajdaki boşlukları yanlış dolduruyor olabilirsiniz. Türkçemizdeki harika kelime "ŞEY", özellikle kelime bilgisi az olan kişilerin katkısıyla piyasada geniş bir yere sahiptir. Bol "şey"li cümleler ile karşılaştığınızda, boşlukları kendi mantığımıza göre doldurmayıp karşı tarafın ne anlatmak istediğini tam olarak anlayana kadar sabırla dinleyin.

Mesajı zamanında iletin

Hız ve bilginin zamanında iletilmesinin taşıdığı önem giderek artıyor. Sizin de bu duruma uymanız gerekiyor. Zamanında iletilmeyen bilginin hiçbir değeri olmadığını aklınızdan çıkarmayın.

Etkili Yazı Yazmanın Pratik Yolları (1)

Henüz genç ve heyecanlıyken etkili yazı yazmak çoğumuz için belki de güzel aşk mektupları yazmaktan ibaretti. Çoğumuz aşk mektupları yazmaktan artık vazgeçtik ama iş mektupları yazmak iş hayatımızın bir parçası. Ve iş mektuplarında da hedefimiz güzel ve etkili yazmak olmalı. "BAŞARILI İŞ YAZIŞMALARI" kitabının yazarı Gordon R. Wainwright etkili yazı yazmanın pratik yollarını anlatıyor.

Yazılarınızın daha da etkileyici olması için önce yazı çeşitlerini tanımanız gerekir. Hangi türde yazı yazdığınızı bilirseniz, konuyu saptırmadan yazmanız kolaylaşır. Yazı çeşitleri 4 grupta toplanabilir.
- Tanımlama
- Açıklama
- Tartışma
- Anlatma

Yazınızın anlamını değiştirecek nitelikte değilse, cümlelerinizin içinde istek kipleri, cümlecikler kullanmayın. Bu tür ifadeler sadece cümlelerinizi daha uzun ve karmaşık hale getirerek okuyucunun anlamasını güçleştirir. Sonuç olarak her zaman olmasa bile, okuyucunun aklı karışabilir. Bu cümle şu şekilde sadeleştirilebilir: Sonuç olarak okuyucunun aklı karışabilir. Çünkü, zaten "karışabilir" kelimesi, "her zaman olmasa bile" anlamını vermektedir.

Tanımlama

Bir düşünce, okuyucunun zihninde bir resim canlandırmak amacıyla kelimelere dökülür. Bardağa dökülen altın sarısı rengindeki biranın üstünde tıpkı fıçı birasındaki gibi, koyu kremaya benzer bir köpük oluşmuştur.

Açıklama

Bu tür yazılarda bir konu hakkında bilgi verilir veya açıklamalar yapılır. Bu etki, her bira kutusunda yeni akımlı patentimizi kullanarak elde edilebilir.

Tartışma

Bu yazı türünde herhangi bir konuda analiz yapılabilir, tezlere karşı çıkılabilir veya gerekçeler ortaya atılarak kişisel görüşler belirtilebilir. Bu biranın tadı, fıçı biranın tadına benzediği için, çoğu kişi tarafından geleneksel kutu biranın gazlı tadından daha çok beğenildiğini düşünmekteyiz.

Anlatma

Bu yazı türünde genellikle bir öykü anlatılır ya da kronolojik (tarihsel) sıraya göre bazı bilgiler verilir. En iyi sonucu almak için, kutunun üstündeki kapağı kaldırıp bardağı düz tutun ve birayı ortasına boşaltın.
Genelikle bir yazı, bu yazı türlerinin birkaçının karışımından oluşmaktadır. Ancak yazının genel ifadesi daha çok belirli bir yazı türüne uyar. Hangi türde yazı yazmanız gerektiğini belirlerseniz, konuda vurgulamak istediğiniz noktaları daha kolay bir şekilde ifade edebilirsizin.

Kaynak: BAŞARILI İŞ YAZIŞMALARI – Gordon R. Wainwright

Etkili Yazı Yazmanın Pratik Yolları (2)

Gordon R. Wainwright'ın BAŞARILI İŞ YAZIŞMALARI adlı kitabında etkili yazı yazmak için verdiği önerileri biraz değiştirirek size sunuyoruz. Umarız okurken sizin gülümsetebilir ve bazı noktaları unutmamanızı sağlayabiliriz...

Etkili yazı yazabilmek için yap(ma)manız gerekenler

BU ÖNERİYE KULAK ASMAYIN! Yazınızda kullandığınız kelimelerin anlamlarını iyi bilin ve yerinde kullanın. Yazılarınızda argo deyimler kullanmayın. Bu sorunu tartışmak için karşılaşmamız lazım. Bu cümlede “karşılaşma” kelimesi yanlış yerde kullanılmıştır. Bu cümle şu şekilde düzeltilirse daha iyi olur. Bu sorunu tartışmamız için buluşup görüşmemiz lazım.

! Mutlaka uzun ve okunması zor cümleler kurun. Böylece yazdıklarınızı anlamak o denli zor olur

! Sık sık olumsuz ifadelere yer verin ki yazdıklarınızı okuyan kişi size karşı bir sempati duymasın

! Sakın özlem-yüklem uyumuna dikkat etmeyin

! Bir cümleyi tamamlamadan yarıda kesmenizde hiçbir sakınca yok. Okuyan kişinin kafasını iyice karıştırmış olursunuz

! Aman yazdıklarınızı göndermeden önce okumayın. Yoksa bazı yanlışlıkları veya hataları görüp düzeltmeniz gerekebilir.Bırakın bu yanlışları yazıyı alan kişi düzeltsin

! Virgül güzel bir semboldür. Sık sık ve gereksiz yere istediğiniz kadar kullanabilirsiniz. Aynı şekilde ünlem işaretlerini seviyorsanız onları da bol bol kullanabilirsiniz

! Yazışma resmi de olsa yalnızca sizin anlayabileceğiniz kısaltmalara yer verin ! Karşı taraf nasıl olsa bu işi çözmenin bir yolunu bulacaktır.

! Bazı cümleleri sık sık tekrar edin ki karşı taraf artık o kadar sıkılsın ki o cümlenin ne kadar önemli olduğunu anlasın.

! Yazarken eski ve modası geçmiş kelim ve deyimler kullanın ki hafızanızın ne kadar güçlü olduğu ortaya çıksın.

Kaynak: BAŞARILI İŞ YAZIŞMALARI – Gordon R. Wainwright

Telefonla konuşmanın ABC'si

Gülbin Görül, Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler Yüksek Okul Öğretim Görevlilerinden. İletişim Yayınları tarafından yayınlanan “Büro Yöneticiliği ve Sekreterlik”adlı kitabında telefon kullanımı konusunda şu önerilere yer veriyor :

TELEFONLA KONUŞMA ÖNCESİNDE…

Konuşma yapmadan once,kimin,niçin,hangi konuda aranacağı,neler söyleneceği veya sorulacağı,gerekli sayıları,isimleri,telefon numaraları,adresler giib ayrıntıları içeren küçük bir plan yapılmalıdır

Konuşma en az iki kişi arasında gerçekleşeceği için,iyi konuşma kadar iyi dinlemenin de önemi büyüktür.

KONUŞURKEN…

+Sesin nazik, içten ve yumuşak olması gereklidir
+Mikrofona 2cm mesafeden,anlaşılır biçimde konuşmalıdır
+Yapmacık ifadelerden :canım,şekerim,güzelim gibi kelimelerden kaçınılmalıdır.
+Vurgulamaya dikkat edilmelidir
+Dikkatsizce ve kabaca yapılan görüşmelerin bazen müşteri kaybettirebileceği,dostlukları bozabileceği unutulmamalıdır

TELEFONU KAPATIRKEN…

Karşı taraf kapatmadan telefon kapatılmamalıdır(Eğer siz aradıysanız,uygun bir zaman dilimi içinde konuşup,kibarca veda etmelisiniz)

KÜÇÜK İPUÇLARI…

Telefonunuz kaç kere çalmalı? Enerji ve ilgi belirtisi olarak telefon ilk çalışta açılmalıdır.
Kime bağlayacağınızı bilmiyorsanız... Bağlantı yapılıp yapılmaması bilinmeyen durumlarda,amire danışılmalı,onun direktifi doğrultusunda hareket edilmelidir

Telefonda söylenmeyenleri anlamak

Telefon başkaları ile iletişim kurmada artık hayatımızın çok önemli bir parçası haline geldi. Ancak telefonla konuşurken çok önemli bir ipucundan yoksunuz: yüz ifadesi. Ancak yüz ifadesini görememinin boşluğunu doldurabilecek başka bir ipucu var: yarı sesli ifadeler yani anlamlı sözler

Konuşanın ses tonu neyi ifade eder ?

Anlamlı sesleri niteleyen şeyler, sesin yüksekliği ve kalınlığıdır. Hepimiz bu gibi ipuçlarından, konuştuğumuz kişinin söyledikleri, kendimiz ve durum hakkında ne hissettiğine dair çıkarımlar yaparız. Yüksek, ince ve keskin tonlar, çoğu kişiye kızgınlık ifade eder. Yüksek ve ince bir gülüş ise bazen neşe, bazen de sinirlilik anlatır.
Konuşma tarzı karşımızdaki kişi üzerine bazı yorumlarda bulunabilmemizi sağlar. Bazı sesleri belli bir şekilde yorumlamayı öğrenmişizdir. Örneğin, normalde çok rahat konuştuğunu bildiğimiz biri telefonda kekeliyorsa, onun kendini baskı altında hissettiği sonucuna varırız.

"Ee", "Mm" gibi boşluklardan anlam çıkarmak …

Ee", "Mm" : Bazı insanlarla telefonda konuşurken ee, mm,yaa, hım gibi ifadeleri sık sık duyabilirsiniz. Peki bu sesleri nasıl yorumlamalısınız ? "Ee", "Mm" gibi seslerin bir yorumu, o kişinin söyleyeceklerini anımsamaya çalıştığı şeklinde olabilir. Başka bir yoruma göre, konuşan kişi aradaki boşlukları böyle seslerle doldurup sizin konuşmanızı önleyerek, görüşmenin akışını kontrol altında tutmaktadır. En azından, bazı insanlar bu yorumları yapar.

"Ya!", "hım" : "Ya!", "hım" : gibi bazı sesler, bizi konuşmaya teşvik eder.

"Mm mm", "peh": "Mm mm", "peh" gibi bazı seslerse, cesaretimizi kırar. Yıllar içinde kazandığımız bu alışkanlıkla, bizi dinleyenin çıkardığı sesleri (ve bu sesleri çıkarırken kullandığı ses tonuna) bakarak, konşumayı ne zaman sürdürüp ne zaman keseceğimizi biliriz. Ama bu sesler, çok farklı anlamlara da gelebilir. Örneğin, "hmm" sesi, karşıdakinin anlattıklarımıza ilgi duymadığını gösterebilir.Yalnızca seslere dayanarak yorum yaptığımızda, yanılma tehlikesi vardır. Konuşanın jestlerini gördüğümüzde bile, başka şeylerle desteklemedikçe yorumumuza güvenemeyiz. Telefon görüşmelerinde ise anlam karışıklıkları büyük oranda artar.


Kaynak: Winning On The Phone, Donald H. Weiss

Ahmet Haşim iş mektubu yazsaydı..; Etkili Yazı Yazma Teknikleri (1)

İnsanlar yazı yazarken çoğu kez sadece düşüncelerini kısa olarak ifade etmek yerine, okuyucularını güzel yazılarıyla etkilemeye çalışırlar. Güzel yazı yazmak, karşı tarafı etkilemek kuşkusuz çok önemli ama bazı noktaları da asla gözden kaçırmamalı

Siz bu konuyu hiç bilmiyormuşsunuz gibi...

Konuyu olduğundan daha karmaşık bir şekilde ifade etmeye gerek yoktur. Yapılan araştırmalar insanların çok hızlı okumadıklarını ve okuduklarının da tümünü anlamadıklarını göstermiştir.
Ortalama bir okuyucu dakikada 150-250 kelime okuyabilmektedir. Eğer sesli okuma yapılıyorsa bu değer dakikada 120-150 kelime arasında değişmektedir.

Okunanların anlaşılma oranının ise ortalama olarak %70-75 arasında değiştiği belirlenmiştir. Bu nedenle yazının karmaşık ifadelerle yazılması okuyucuyu daha da yavaşlatacak, okuma değerlerini daha da düşürecektir.
Yazdıklarınızın okuyucu kitlesi tarafından anlaşılamaması sonuçta sizin yararınıza olmayacağı için karmaşık ifadelerden kaçınmalısınız.

Tatlı dil yalnızca yılanı mı deliğinden çıkartır?

Yapılan araştırmalar okuyucuların olumlu ifadeleri, olumsuz ifadelerden daha kolay anladıklarını ortaya koymuştur.

Olumlu ifade: “Bu çözümün uygulanabileceğini düşünmek mantıklıdır.”
Olumsuz ifade: “Bu çözümün uygulanabileceğini düşünmek mantıksız değildir.”

Okuma sırasında beynin faaliyetleri ölçülerek insanların olumsuz cümleleri anlamak için daha çok zorlandıkları belirlenmiştir. Ayrıca olumsuz cümlelerin yanlış anlaşılma olasılıkları da daha fazladır.

Kaynak: Successful Business Writing, Gordon R. Wainwright

Ahmet Haşim iş mektubu yazsaydı..; Etkili Yazı Yazma Teknikleri (1)

İnsanlar yazı yazarken çoğu kez sadece düşüncelerini kısa olarak ifade etmek yerine, okuyucularını güzel yazılarıyla etkilemeye çalışırlar. Güzel yazı yazmak, karşı tarafı etkilemek kuşkusuz çok önemli ama bazı noktaları da asla gözden kaçırmamalı

Siz bu konuyu hiç bilmiyormuşsunuz gibi...

Konuyu olduğundan daha karmaşık bir şekilde ifade etmeye gerek yoktur. Yapılan araştırmalar insanların çok hızlı okumadıklarını ve okuduklarının da tümünü anlamadıklarını göstermiştir.
Ortalama bir okuyucu dakikada 150-250 kelime okuyabilmektedir. Eğer sesli okuma yapılıyorsa bu değer dakikada 120-150 kelime arasında değişmektedir.

Okunanların anlaşılma oranının ise ortalama olarak %70-75 arasında değiştiği belirlenmiştir. Bu nedenle yazının karmaşık ifadelerle yazılması okuyucuyu daha da yavaşlatacak, okuma değerlerini daha da düşürecektir.
Yazdıklarınızın okuyucu kitlesi tarafından anlaşılamaması sonuçta sizin yararınıza olmayacağı için karmaşık ifadelerden kaçınmalısınız.

Tatlı dil yalnızca yılanı mı deliğinden çıkartır?

Yapılan araştırmalar okuyucuların olumlu ifadeleri, olumsuz ifadelerden daha kolay anladıklarını ortaya koymuştur.

Olumlu ifade: “Bu çözümün uygulanabileceğini düşünmek mantıklıdır.”
Olumsuz ifade: “Bu çözümün uygulanabileceğini düşünmek mantıksız değildir.”

Okuma sırasında beynin faaliyetleri ölçülerek insanların olumsuz cümleleri anlamak için daha çok zorlandıkları belirlenmiştir. Ayrıca olumsuz cümlelerin yanlış anlaşılma olasılıkları da daha fazladır.

Kaynak: Successful Business Writing, Gordon R. Wainwright

İş Mektuplarında Üslup Sorunu

Çoğumuz bir iş mektubu yazarken kafamızda bir sürü soru ile başlarız işe. Acaba Neslihan hanım mı yazsam yoksa Neslihan Tezcan mı? Espiri yapmam sakıncalı olur mu? Oysa mektup yazarken bu denli sıkıntıya girmeniz için bir neden yok. Çünkü mektup yazmanın da öğrenilmesi gereken ve işinizi kolaylaştıracak kuralları var.

Hangi üslubu kullanmalı?
Kendinize soracağınız ilk soru:

Daha öne hiç karşılaşmamış ancak kendi kuruluşları için önemli işlevleri yerine getiren insanların yazışmalarında en uygun olan şekil, resmi bir üslup kullanmaktır.

Resmi bir dilde yazıyı yazıp bitirdikten sonra, tekrar okuyup kendimize şu soruyu sormalıyız "mektubu göndereceğim kişiyle yüz yüze gelseydim bunları mı söylerdim?" Cevabınız HAYIR ise, mektubu yeniden kaleme almalısınız.

"12 Nisan 2000 tarihli siparişiniz elimize ulaşmış ve işleme alınmıştır" cümlesi doğru olmakla birlikte soğuk bir ifadedir. Kaba değil ancak dostça da değildir. Bu ifadeyi "Siparişiniz için çok teşekkür ederiz, isteğinizi derhal işleme alıyoruz" şeklinde değiştirmek daha da doğru olmayacak mıdır?

İş dışında birbirinizi tanıyorsanız:

Resmi olmayan üslüpla yazılmış olan yazılar, iş dışında da birbirini tanıyan kişiler arasında yapılır. Mesajı alacak olan kişiye, kendi kişiliğinizi ve düşüncelerinizi de aktarabilme olanağı sağlar.

Hoş karşılanacağından emin değilseniz, yazılarınızda asla mizaha yer vermeyin!

İş mektuplarında şaka yapılır mı?

Gönderdiğiniz kişiyi yakından tanıyorsanız, yazıda mizah unsurları kullanarak rahatlamak sıkça gördüğümüz bir durumdur. Dozu, ortaklaşa bilinen konular ya da tanınan kişiler hakkında alaycı gözlemlerden basit şakalara kadar değişiklik gösterir.

Yazılmış bir sözcük, yazanın yüklediğinden çok daha farklı ve onun denetiminin dışında yorumlara açık olabilir.
Yazıyı gönderdiğinin kişi esprinizi çok iyi karşılasa bile, başkalarının da okuma olasılığına karşı uygun olmayan mizah unsurlarından kaçınmak gerekir.
Yazıyı yazarken çok keyif alabilirsiniz. Ancak alan kişi onu okurken en güzel/şık espriyi bile kaldıramayacak bir ruh halinde ya da ortamda olabilir.

Yazılarımızda alay ve imadan uzak durmak gerekir. Küçük miktarlarda sipariş veren bir müşteriye "Verdiğiniz 2 koli sipariş bizi öylesine heyecanlandırdı ki, müdür bey hemen bir Jeep ısmarladı!" cümlesi sizin için muhteşem bir espri olabilir fakat müşteri için münasebetsizlikten başka bir şey değildir.


Yazan: Handan Kaylan