DOSYA YÖNETİMİ

 

DOSYA

Yazılı dökümanlarınıza hakim olmanın anahtarı: DOSYA YÖNETİMİ

"Sizden üç ay önce dosyalayıp rafa kaldırdığınız bir belge ya da toplantı notu istendiğinde panik oluyorsanız, "acaba nereye kaldırmıştım" diye düşünüp hafızanızı sonuna kadar zorlamanız gerekiyorsa, bir belgeyi bulmak için gereksiz yere zaman harcadığınaz inanıyorsanız dosyalarınızı yönetmek için daha iyi bir yöntem bulmaya ihtiyacınız var demektir."

Bu bölümde bulabileceklerinizin ana hatları

1. Birden fazla dosyayı ilgilendiren belgeye uygulanması gereken işlemler nedir ?
2.Gereksiz dosyalamayı nasıl önleriz
3. Dosyalama sistemleri nelerdir
4. Dosyalama organizasyonları nelerdir?
5. N'olur n'olmaz, her ihtimale karşı" kopyaları ortadan kaldırılarak evrak sirkülasyonu nasıl azaltılır

Eskiden bir büro ya da işyerine girdiğinizde gözünüze ilk çarpan şeylerden bir tanesi etraftaki kağıtlar, raflardaki boy boy dosyalar olurdu. Bilgisayarların devreye girmesiyle bu durum hayli değişti. Artık, kara kaplı dosyaların yerini bilgisayarlar ekranları almış gibi gözüküyor.. Ancak mektuplar olsun, imzalı belgeler olsun bilgisayar ortamında saklanması mümün olmayan hala bir çok belge var. Üstelik, ABD'de yapılan bir araştırma hala dosyalamanın yüzde 95'inin kağıt üzerinde saklandığını ortaya koymuş. Ve bu belgelerin bir düzen içerisinde saklanması şart. Üstelik, bilgisayarınızda bile saklıyor olsanız dökümanlarınızı arşivlemek için kendinize bir sistem bulmanız kaçınılmaz. Dosyalama ve Arşivleme bölümü size dökanlarınızı saklamanın etkin yollarını göstermeyi amaçlıyor. Bu bölümde dosyalama sistemleri ayrıntıları ile anlatılarak kişinin kendisine en uygun olan yöntemi bulmasına yardımcı olmak hedefleniyor.

İyi bir dosyalama yönetimi size neler kazandıracak?

1. İhtiyaç duyduğunuz bir belgeyi kolayca bulmanız mümkün olacak. Böylece sizden 2 yıl öncesine ait bir evrak istendiğinde, nerede olduğunu nasıl bulacağınızı bildiğiniz için gereksiz yere panik olmayacaksınız.

2. Her bir dökümanın kaldırılacağı dosya belli olduğu için masanızda ortadan kaldırılmayı bekleyen kağıtlar uçuşmayacak. işlemi biten belge, ilgili dosyasına kolay kaldırılacak.

3. Bir iş arkadaşınız sizden bir belge istedi. Hepimiz çok iyi biliyoruz ki o dosya size hiç geri dönmeyebilir. İyi bir dosya yönetimi geçici olarak başka birine ya da başka birimi verilen dosyanın / belgenin kaydını tutar ve iadesini sağlar

4. Bazı insanların ofisine girdiğinizde ya da masalarının üstüne baktığınızda özenmemek mümkün değildir. Dosyalarınızı iyi bir şekilde yönetmek sizi de başkalarını kıskandıracak bir çalışma düzenine kavuşturabilir.

5. Böylece... Veriminizi yükseltir, Boşu boşuna zaman ve emek harcamanızı engeller
Yazılı dökümanlarınıza hakim olmanın anahtarı: DOSYA YÖNETİMİ

"Sizden üç ay önce dosyalayıp rafa kaldırdığınız bir belge ya da toplantı notu istendiğinde panik oluyorsanız, "acaba nereye kaldırmıştım" diye düşünüp hafızanızı sonuna kadar zorlamanız gerekiyorsa, bir belgeyi bulmak için gereksiz yere zaman harcadığınaz inanıyorsanız dosyalarınızı yönetmek için daha iyi bir yöntem bulmaya ihtiyacınız var demektir."

Bu bölümde bulabileceklerinizin ana hatları

1. Birden fazla dosyayı ilgilendiren belgeye uygulanması gereken işlemler nedir ?
2. Gereksiz dosyalamayı nasıl önleriz
3. Dosyalama sistemleri nelerdir
4. Dosyalama organizasyonları nelerdir?
5. N'olur n'olmaz, her ihtimale karşı" kopyaları ortadan kaldırılarak evrak sirkülasyonu nasıl azaltılır

Eskiden bir büro ya da işyerine girdiğinizde gözünüze ilk çarpan şeylerden bir tanesi etraftaki kağıtlar, raflardaki boy boy dosyalar olurdu. Bilgisayarların devreye girmesiyle bu durum hayli değişti. Artık, kara kaplı dosyaların yerini bilgisayarlar ekranları almış gibi gözüküyor.. Ancak mektuplar olsun, imzalı belgeler olsun bilgisayar ortamında saklanması mümün olmayan hala bir çok belge var. Üstelik, ABD'de yapılan bir araştırma hala dosyalamanın yüzde 95'inin kağıt üzerinde saklandığını ortaya koymuş. Ve bu belgelerin bir düzen içerisinde saklanması şart. Üstelik, bilgisayarınızda bile saklıyor olsanız dökümanlarınızı arşivlemek için kendinize bir sistem bulmanız kaçınılmaz. Dosyalama ve Arşivleme bölümü size dökanlarınızı saklamanın etkin yollarını göstermeyi amaçlıyor. Bu bölümde dosyalama sistemleri ayrıntıları ile anlatılarak kişinin kendisine en uygun olan yöntemi bulmasına yardımcı olmak hedefleniyor.

İyi bir dosyalama yönetimi size neler kazandıracak?

1. İhtiyaç duyduğunuz bir belgeyi kolayca bulmanız mümkün olacak. Böylece sizden 2 yıl öncesine ait bir evrak istendiğinde, nerede olduğunu nasıl bulacağınızı bildiğiniz için gereksiz yere panik olmayacaksınız.
   
   2. Her bir dökümanın kaldırılacağı dosya belli olduğu için masanızda ortadan kaldırılmayı bekleyen kağıtlar uçuşmayacak. işlemi biten belge, ilgili dosyasına kolay kaldırılacak.
   
   3. Bir iş arkadaşınız sizden bir belge istedi. Hepimiz çok iyi biliyoruz ki o dosya size hiç geri dönmeyebilir. İyi bir dosya yönetimi geçici olarak başka birine ya da başka birimi verilen dosyanın / belgenin kaydını tutar ve iadesini sağlar
   
   4. Bazı nsanların ofisine girdiğinizde ya da masalarının üstüne baktığınızda özenmemek mümkün değildir. Dosyalarınızı iyi bir şekilde yönetmek sizi de başkalarını kıskandıracak bir çalışma düzenine kavuşturabilir.
   
   5. Böylece... Veriminizi yükseltir, Boşu boşuna zaman ve emek harcamanızı engeller

Dosyalama sistemleri ve en uygun sistemi bulmak

Evraklar, dosyalar, arşivleme. Peki gelen bir belgeyi hangi dosyaya dahil etmeli ? Dosya isimleri neye göre belirlenmeli? Sizden bir dosya istendiğinde her defasında o belgeye ulaşmada güçlük çekiyorsanız ne yapmalı?

Mektuplar, faturalar, belgeler. Bir işyerinde her gün onlarca yazılıdöküman üretilir. Bu belgelerin gerektiğinde başvurmak üzere saklanması belli bir sistem içinde bir araya getirilmesi ve yine belli bir sistemda dosyalanması dolayısıyla da arandığı zaman rahatlıkla bulunabilmesi gerekiyor. Ve bu işini sorumluluğu da hemen her işletmede yöneticilerin sağ kolu olan sekreterlerin görev alanına giriyor. Üstelik, dosyalama ve arşivleme bir çok sekreterin kabusu haline geliyor. Zira kötü bir dosyalama sistemi hem işlerin istendiği gibi yürümesini engelleyebileceği gibi hem de ofis içerisinde klasör yığınlarının birikmesine kolayca yol açabiliyor. İşte bu tür hayatta hiç de karşılaşmak istemidiğini durumları ortadan kaldırmak için size önce dosyalama sistemlerini tanıtıp sonra da en iyi sistemi nasıl seçebileceğini anlatmaya çalışacağız. Ama işe önce işin ABC'si olan dosyalama kavramının kendisinden başlayalım.

Dosyalama nedir?

İşletmeye çeşitli yollarla gelen ya da işletmenin faaliyetlerini sürdürebilmesi için kendi bünyesinde oluşturduğu her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanma DOSYALAMA işidir. Yani siz siz olun ve bir belgeyi gereksiz diye çöpe atmadan şöyle bir durup baştan iyi düşünün. Çünkü yöneticiniz çöpte çoktan yeniden dolaşıma girmiş olan bir belgenin biran önce masasında olmasını isteyebilir.

Varolan dosyalama sistemlerini tanıyor musunuz? Daha da önemlisi kullandığınız sistem içerisinde kayıp mı oluyorsunuz?

Evinizdeki kitapları kütüphanenize koyarken nasıl bir yöntem izlersiniz ? Nasıl ki evimizdeki belgeleri bile ya isim ya konu ya da başka bir kritere göre saklıyorsak işyerindeki belgeler de belli bir mantıkla arşivlenir. İşte bunlardan en önemlileri;

1. Alfabetik sıraya göre
2. Konularına göre
3. Kronolojik sıraya göre
4. Coğrafi esasa Göre
5. Numara sırasına göre
6. Karma dosyalama

Peki uygun bir dosyalama sistemi nasıl seçilir?

Sizden şirketinizde üç yıl önce çalışmış olan Ebru Kılıç'a ait bir dosya istendi. Ebru Kılıç'a ait dükamanları arıyor ve bulamıyorsunuz. Bu dosyalama konusunda başınıza gelebilecek en basit örneklerden biri. Ama buna benzer durumllar hem vaktinizi alabilir hem de size gereksiz yere sıkıntı verir. Hem de doğru bir system kullanılmadığını ortaya koyar. Peki ne yapmalı ?

Mevcut bir sistem yoksa:

Kişinin kendine en uygun sistemi seçmesi ya da en iyi kullanabildiği sistemi seçmesi maalesef mümkün değildir. Bu nedenle şirkette belgeler neye gore isteniyorsa ona gore bir sistem seçilmedir. Size gelen mektupların hangi şehire ait olduğu önemli ise alfabetik bir sıralama yapmanın bir anlamı olmayabilir.

Mevcut bir sistem var ama yeterli değilse:

Önce mevcut dosyalama sistemlerini inceleyip değerlendirin. Mecut sistem iyi bir sestemin sahip olması gereken sistemleri taşımıyorsa o zaman en uygun sistemi seçerek (evrak işleme özelliğine gore) ve uygulamaya koyabilirsiniz. Örneğin insanların kişi özlük hakları dosyalanır ve muhtemelen bunlar numaralı sisteme gore dosyalanmıştır. Bu durumda desimal sistemi kullanmanız mümkün değildir. Ebru Kılıç olarak arama yaptığınızda bu belge bulunmaz çünkü sicil numarasına göre dosyalama yapılmıştır.

Dosyalamanın da kendi terminolojisi vardır

Dağıtım mı dolaşım mı ? İmza atmak mı parafe etmek mi ? Evrak yönetiminin de kendine göre bir dili vardır. Kullanılan terminolojiyi iyi bilmemiz yöneticimizi de daha iyi anlamamıza ve işimizi anlatmamıza yardımcı olacaktır.

Her belgenin bir hikayesi vardır. Ve bu hikaye belge şirkete girdiği anda başlar. Faksla, teleksle, elden, kurye ile ya da elektronik posta olarak gelen belge artık doğmuştur. Ya da doğum direkt firma içinde gerçekleşmiştir. Belgenin kaydedilmesi, ilgili birime gönderilmesi, orada işlem yapılması, belki başka kişi ya da birimlere havale edilmesi, cevap yazılması (aile genişliyor)…..vs tüm bu işlemler işte o belgenin hayatını oluşturur. Ve hayat arşivde de devam eder. Ta ki kanunen saklanması gereken süre dolup da imha edilene kadar...

Evrak yönetimi belgeleri dosyalamaktan mı oluşur?

Belgenin başından geçmesi gereken tüm işlemlerin yönetimi, organizasyonuna evrak yönetimi diyoruz. Evrak yönetimi bir belgenin oluşması ile başlar ve o belgenin saklama süresinin kanunen dolmasına kadar devam eder. Evrak yönetimini sağlıklı yürütebilirsek dosyalama sistemimizin de mükemmel bir şekilde oturması ve işlemesi kaçınılmazdır. Ancak bunun için en başta evrak yönetiminin terminolojisini bilmek gerekir.

"Dağıtım" mı, "dolaşım" mı?

"Dağıtım" işlemi görecek evrak(belgeler)ın, dağıtılacak kişi listesine göre kopyası çıkartılır. Beş kişiye dağıtılacaksa, ekleri dahil toplam 5 kopya yapılır ve her kişiye, oluşturulan set'lerden eksiksiz verilir. Sözkonusu dağıtım listesi elimizde kalan orijinal kopyanın en uygun yerine yazılır ve kopyaların verildiği tarih not edilir. Hatta bazen karşı taraftan isimlerinin karşısına paraf atmaları istenir. Böylece elimizde kalan orijinal kopyanın üzerinde, bu belgelerden kimlere hangi tarihte verildi bilgisi mevcut olacaktır.

"Dolaşım" işlemi görecek evrak, dağıtım işlemi gören evrakın aksine kesinlikle çoğaltılmaz. Yine bir isim listesi mevcuttur. Sözkonusu listedeki kişilere sırasıyla orijinal evrak gider, yazıyı gören kişi –eğer arzu ediyorsa ve gerekliyse ilgili yerlerin fotokopisini alır- listede isminin karşılığını "gördüğüne dair" parafe eder ve kendisinden sonra gelen kişiye teslim eder. Evrak tüm listeyi dolaştıktan sonra ilk çıktığı departmana gelir ve orada dosyalanır.

Klase etmek: Dosyalama işi yalnızca dosyaya kaldırmak değildir. İşi biten evrakın dosyasına kaldırılması klase etmek olarak adlandırılır.

Parafe etmek/paraf atmak (küçük imza): İmza değildir fakat imza yerine özellikle şirket içi yazışmalarda kullanılır. Genellikle yöneticilerin isminin ve soyisminin başharflerinden oluşan 'küçük imza'dır.