SEKRETERİN KİŞİSEL ÖZELLİKLERİ

SEKRETERİN KİŞİSEL ÖZELLİKLERİ

Nezaket ve Terbiye Güvenilirlik (Sır Saklama) Dedikodulardan Uzak Durma Hoşgörülü ve Güler Yüzlü Olma Soğukkanlı ve Kararlı Olma Ağırbaşlı Olma Sorumluluk Bilinci Taşıma Özür Dilemesini Bilme Mantıklı Olma ve Başka Düşünceler Saygı Gösterme SEKRETERİN NİTELİKLERİ TÜRKÇEYİ KUSURSUZ OKUYUP YAZMA ETKİLİ VE ANLAYARAK OKUMA 1- Okuma Hızını Arttırmak 2- Okuma Yükünü Azaltmak 3- Konsantrasyonu Artırmak, Hafızayı Geliştirmek TÜRKÇE DİL BİLGİSİ KURALLARINI İYİ BİLMEK GÜZEL YAZMAK, OKUMAKLA GERÇEKLEŞEBİLİR. GÜZEL KONUŞMAK BİR SANATTIR. A- Konuşmak İletişimin En Yalın Biçimidir B- Ses Tonu Önemlidir. C- Yanlış Türkçeden Kaçınmak D- Argo ve Çirkin Sözlerden Uzak Durmak E- Anlamsız, Özentili, Anlamı Bilinmeyen Sözcükler Kullanmamak F- Düzgün Konuşmak İçin Çalışmak Gerekir SEKRETERLİK VE İNSAN İLİŞKİLERİ (HALKLA İLİŞKİLER) G- İlişkilerin Sürekliliği H- Konular Arası Denge I- İş Yeri Kuralları J- Sekreterin İnsan İlişkilerinde Başarılı Olması a- Güleryüzlü ancak ciddi olmak b- Yardım sever olmak c- Davranış Tahmini d- Halkla İlişkiler Alanında Bilgili Olmak YABANCI DİL BİLMEK BÜRO MAKİNALARININ KULLANIMINI BİLMEK İNSİYATİF SAHİBİ OLMAK DOSYALAMA VE ARŞİV KONUSUNDA YETERLİ BİLGİYE SAHİP OLMAK SEKRETERİN NİTELİKLERİ 1- Türkçeyi Kusursuz Okuyup Yazma Özellikle okumak, yazmak ve konuşmak ile yürütülen “sekreterlik ” mesleğini seçen kişilerin anadillerini kusursuz kullanabilmeleri gerekir. Yazarken noktalama işaretlerini doğru kullanmak, konuşurken sözcükleri doğru seslendirmek ve anadilini doğru kullanamama ayıbından kurtulmak gerekir. 2- Etkili ve Anlayarak Okuma İş yeri ortamı içinde yazıların; yazışmaların, özeti çıkacak raporların okunması çalışma temposu nedeniyle çok zor olmaktadır. Bu tür okumaya çoğunlukla zaman kalmamaktadır. Okumanın bir sekreterin kendisini geliştirmesi için ne kadar önemli olduğu kaçınılmaz bir gerçektir. Çalışan kişilerde okuma alışkanlığını zaman darlığı nedeniyle tamamen bıraktığı gözlenmektedir. Etkili ve anlayarak okuma için dikkat edilmesi gereken hususlar a. Okuma Hızını Arttırmak : Okuma hızını arttırmak için dikkat edilmesi gereken noktalar; 1. Gözün geri dönüşlerini engellemek 2. Sesli okumayı (Hecelemeyi) bırakmak. b. Okuma Yükünü Azaltmak: İş yerinde çok fazla okunacak şey varsa önceliklerin ve önemlilerin seçimi yapılmalıdır. Bunların dışında kalan yazıların gereksizleri listeden çıkarılabilir veya daha ileri bir tarihe ertelenebilir. Okuma yükünü azaltmak için kullanılan yöntemler; 1. Göz Atmak (Scanning) : Kitap yada raporun ‘içindekiler’ sayfasına, özetlere, ilk ve son paragraflara ve paragrafın ilk ve son cümlelerine bakmak ve dikkati çeken sözcüklerin üzerinde durmak yeterlidir. Göz atmanın amacı, okunacak yazıda neler olduğunu belirleyerek önceliğe karar vermek ve yazıların içeriğini kavrayabilmektir. Sekreterler bu yöntemi kullanarak yöneticinin okuyacağı yazıları düzenleyebilir. 2. Göz Gezdirme (Skimmning) : Okunacak yazıların öncelikleri belirlendikten sonra göz gezdirme tekniği kullanılabilir. Göz gezdirme tekniğinde dikkat edilecek kurallar şunlardır. En yüksek hızla okuyun, Başlığı, içindekiler sayfasını ve özeti okuyun, Başlıklara ve ara başlıklara göz gezdirin, Her ana bölümün birinci son paragrafını okuyun, Her paragrafın birinci ve son cümlesini okuyun, “Bununla beraber”, “ancak”, “bir başka deyişle”, “özetleyerek diyebiliriz ki” diye başlayan cümleleri okuyunuz, Sonuç paragrafını oldukça dikkatli okuyunuz. c. Konsantrasyonu Artırmak, Hafızayı Geliştirmek Konsantrasyonu ve hafızayı geliştirmek için dikkat edilecek noktaları şöyle sıralayabiliriz: Okumanın Zamanını programlayın, Masada sadece okunacak metin bulunsun, Dikkatinizin dağılmasını kontrol altına alın, Okuma metnini göz atmak yöntemi ile önceliklere ayırın, Okuma metnindeki kilit nokta ve temaları bulmak için dikkatle göz gezdirin 3. Türkçe Dil Bilgisi kurallarını İyi Bilme Ana dilini doğru kullanamama ayıbından kurtulmanın ilk basamağı Türkçe dil bilgisi kurallarını iyi bilmek oluşturur. Her sekreter anadili olan Türkçe’yi kusursuz konuşabilmelidir. Sekreterin masasında Türkçe sözlük ve yazım klavuzu bulunmalıdır. 4. Güzel Yazmak, Okumakla Gerçekleşebilir Güzel yazmak, doğru yazmaktır. Güzel yazmak, yazı dilinde Türkçe’yi düzgün kullanabilmektir. Edebi ve bilimsel eserlerin okunmasının, okur üzerinde yazma konuşma yeteneğini olumlu yönde geliştirici etkisi olacaktır. Okumak, sözcük dağarcığını gelişmesini sağlayacağı gibi güzel bir üslup da kazanacaktır. 5. Güzel Konuşmak Bir Sanattır a- Konuşmak İletişimin En Yalın Biçimidir. Konuşmak için insanın kendi dışında hiç bir araca ihtiyacı yoktur. Bu nedenle konuşmak en yalın iletişim sistemidir. Konuşmanın anlamlı ve yeterli iletişimi sağlayabilmesi için aynı dili kullanıyor olmak ve her iki taraf için eş anlamları çağrıştıran sözcükler kullanmak temel kuraldır. İletişimde tarafların konuşma ve anlatabilme yetenekleri önemli bir rol oynar. Kişiler arasındaki bilgi ve kültür farklılıkları da iletişim bozulmalarına neden olmaktadır. Bu nedenle konuşurken bilmediğimiz sözcükler kullanmamalı ve anlamadığımız sözcükleri anlamış gibi davranmamalıyız. Özellikle yönetici ile konuşurken anlamını bilmediğimiz sözcük duyarsak sormaktan çekinmemeliyiz. Aksi halde güç durumda kalabiliriz. Bu basit kurala uymazsak iletişimin en yalın biçimi olan konuşmayı gerçekleştirememiş oluruz. b- Ses Tonu Önemlidir. Bir sekreter için ses tonu ve tonlama gerçekten çok önemlidir. Ses tonu tanrı vergisi bir olgudur. Ancak bu ses tonunun geliştirilip düzeltilemeyeceği anlamına gelmez. Bu noktada dikkat edilmesi gereken noktalardan bir tanesi de ses tonunu düzeltmek uğruna gereksiz abartılı tonlama, sesi inceltmeye zorlama, konuşurken ağız ve dudakları yayarak konuşma; ses tonunu güzelleştirmeyeceği gibi karşıdakine itici gelecektir. Ses tonunuzdaki eğitim için yapılması gerekenler; Sesin eğitimi için öncellikle tane tane konuşmak noktaları ve virgülleri yerinde kullanmamız ve Türkçe fonotiğine uymamız gerekir. Ses eğitimi yapabilmek için etkili yollar; Bir ses kayıt cihazına konuşmak ve daha sonra dinlemek hataları görmemizde yardımcı olur. Dilde tutulma, takılma, harf ve hece yutma gibi rahatsızlıklar varsa, edebi bir eseri yüksek sesle ve ağızda kalem varken okumanın yaralı olacağı bilinmektedir. Konuşma sırasında ses tonumuzda dikkat etmemiz gereken noktalar, Seste bıkkın bir ton olmamasına, İş, iş yeri, ya da özel bir nedenle oluşan gerginlik ses tonuna yansımamalı, Sürekli yinelenen konuşmalar anlatana bıkkınlık verebilir, fakat karşı tarafın bu konuyu ilk kez dinliyor olması göz ardı edilmemeli ve her tekrarlanışta ilk kez anlatılıyormuş gibi canlı ve dinamik olmalı, İyi duyulmak ve anlaşılır olmak gerekir. Duyulmak adına yüksek sesle azarlar gibi konuşmamaya özen gösterilmeli, Bir sekreter üstlerine karşı yüksek tonda konuşmayacağı gibi astlarına karşı da nazik olmalıdır. Bir konuşama da ses tonu kadar konuşma temposuda çok önemlidir. Her sekreter konuşma hızını dinleyicinin algılama yeteneğine göre ayarlamalıdır. Özellikle bir hizmetliye yapılması rica edilen işi ayrıntılı şekilde anlatmak gerekirken yöneticiye bilgi vermek için gereksiz ayrıntılara girilmemelidir. c- Yanlış Türkçeden Kaçınmak Dilimizdeki bir çok sözcük giderek artan boyutta yanlış anlamlı kullanılmaktadır. Özellikle eş anlamlı sözcüklerin kullanımına, özellikle yazarken noktalama işaretlerine, -de, -da, ve -ki’lerin nerede bitişik , nerede ayrı yazılacağı gibi dil bilgisi kurallarının iyi bilinmemesi de dil yanlışlarına neden olmaktadır. O halde yapılması gereken, Türkçe dil yanlışları yapmaması gereken, sekreterliği meslek edinenler öncelikle; · Türkçe dil bilgisini iyi öğrenmeli, · Sözcük dağarcığını genişletmeli, · Anlamını bilmedikleri sözcükleri kullanmamalı, · Teleffuz hatalarını düzeltmelidir. d- Argo ve Çirkin Sözlerden Uzak Durmak Argo sözcüklerin kullanılması konuşmanın içerik ve üslubunun düzeyini düşürücü, konuşmayı sevimsiz hale getirici bir tarzdır. Saygı duyulan bir aile büyüğümüz, yöneticimiz ya da üniversite öğretim üye ve görevlileri ile konuşurken nasıl sözcükleri özenle seçiyor, hoş olmayan sözcükler kullanmıyorsak, arkadaş sohbetlerin de ve formel bir ortam olan iş yerimizde kuralan iş ve iş dışı ilişkilerimizde de bu özene dikkat etmeliyiz. e- Anlamsız, Özentili, Anlamı Bilinmeyen Sözcükler Kullanmamak Gündelik yaşam ve dar çevre ilişkileri içinde hiç bir anlam ifade etmeyen sözler olan e, yani, ama, şey yani, ayol v.s sözcüklerin konuşma içersinde kullanımı akıcı konuşmayı bozmaktadır. Bunlara dikkat edilmesi gerekir, ayrıca iş yeri ortamında kişilikleri ve konuşma yetenekleri ile örnek alınacak olan sekreterin anlamsız kelimeleri kullanmamalıdır. Anlamı bilinmeyen sözcüklerin kullanımı da son derece yanlıştır. Anlaşılmaz olmaya çalışmak yerine dürüst ve saygın bir kişiliğe sahip olmaya çalışmak ve bunu açıkça sergilemek daha doğru bir davranış olacaktır. Anlaşılmaz sözcüklerle kültürlü olunduğu imajı verilse bile anlaşılmaz olunduğu için iletişim kopuk demektir. Unutulmamalıdır ki, kültürlü insan en karmaşık konuyu bile en sade ve yalın biçimde anlatabilen insandır. İnsanın değeri anlaşılır oldukça ortaya çıkar. 6. Sekreterlik ve İnsan İlişkileri (Halkla İlişkiler) Sekreterlik mesleği, insan ilişkileri ve iletişim kurma yeteneği ile yakından ilgilidir. İnsanlarla ilişki kurmanın tek yolu iletişim sağlamaktır. Bu nedenle sekreterler yöneticinin iletişimini kurmakla kalmayıp kendileri de birer iletişim uzmanı olmak zorundadırlar. Yani yöneticinin iletişimi sağlayan aracı olmanın yanı sıra aynı zamanda kaynak konumundadırlar. Sekreterler iş yerinde yöneticileriyle, iş arkadaşlarıyla, ziyaretçilere, iş takipçileri ile ve kendi astı konusunda olan kişilerle iletişim halindedirler. Bu sürekli iletimi sürdürürken dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır. Bazı ilişki ve iletişimler kısa süreli ve bir defaya mahsustur. Belki iletişim halinde olunan kişiyle bir daha görüşülmeyecek olunsa bile kurum için olumlu bir imaj bırakmak için nezaket kuralları çerçevesinde yaklaşılmalıdır. Bir sekreter telefon eden ya da büroya gelen kişilerle arasındaki konumu hızlı değerlendirebilmeli ve konumlar arası dengeyi sağlayabilmelidir. Bu değerlendirmede baz alması gereken kendi yöneticisi ve karşı tarafta olan kişinin konumudur. Bu değerlendirmelerdeki amaç protokolde bir hata yapmamaktır. Bir sekreter her şirketin kendine özgü olan kurallarına uymalı ve uyulmasını sağlamalıdır. Ancak bunu yaparken konumlar arası denge değerlendirmesi iyi yapılmalıdır. Protokolde ve örgütün hiyerarşik yapısında yöneticinin üstünde bulunan kişiyi bu kurallar konusunda uyarıda bulunmak değil sekreter, yöneticinin bile yapmaması gereken bir tavırdır. Sekreterler gerek şirket çalışanlarına gerekse dışarıdan gelen ziyaretçilere mesajlar iletilmekle görevlendirilebilirler. Dışarıdan gelen gelen ziyaretçilere sekreter bir kuralı hatırlatırken emrin kaynağını belirtmeden iş yerinde doğal bir kural gibi aktarmaya özen göztermelidir. Emrin kaynağını gizleyerek emri yerine getirirken hem yöneticisinin hem de kendisinin prestijini korumuş olur. Şirket çalışanlarına iletilmesi gereken emir ve duyurularda tam tersine emrin kaynağı belirtilmelidir. Bu duyuru ve emirleri bildirirken antipatik olmamaya dikkat edilmelidir. Sekreterin İnsan İlişkilerinde Başarı Olması İçin; Güleryüzlü ancak ciddi olmalı, Yardımsever Olmak, Davranış Tahmini Yapabilmeli, Halkla İlişkiler Alanında Bilgili Olmak. 7. Yabancı Dil Bilmek İş dünyasında yabancı dil bilen sekretere ihtiyaç gün geçtikçe artmaktadır. Yabancı dil öğrenimi disiplinli çalışma isteyen , azim ve özveriye dayalı bir eğitim ürecidir. Dil öğrenimi gerekliliği ve zorunluluğu yanında çalışmaya ara verildiğinde çabuk unutulur. Sekreterlik mesleğini yürüten kişilerin en azından örgütün faaliyet alanı gereği telefon görüşmeleri ve gelen yabancı konukların karşılanması görevlerini yerine getirebilecek kadar dil bilmeleri gerekmektedir. İş yerinde daha yaralı olabilmek, mesleği tam anlamıyla yürütebilmek için en az bir yabancı dili iyi derecede bilmek gerekmektedir. 8. Büro Makinalarının Kullanımını Bilmek İlerleyen teknoloji ile birlikte büro makinaları da gelişmiştir. Yeni açılan bürolar en gelişmiş araç ve gereçlerle donatılırken, uzun zamandır faaliyet gösteren firmalarda buna ayak uydurmuştur. Eskinin mekanik daktilo makinaları tarihe karışırken bilgisayarlar bu makinaların yerini almaktadır. Bilgisayarlar öğrenildikleri taktirde kolaylıklar ve çok fazla avantajlar sağlamaktadır. Bu tür araçların kullanımı iyi öğrenilmelidir. 9. İnsiyatif Sahibi Ve Yaratıcı Olmak Sekreter kıvrak zekalı ve girişken olmalıdır. Olaylar karşısında şaşırıp telaşa kapılmamalı, gerektiğinde insiyatifi ele alarak karar verme yeteneği sayesinde sorunları çözebilmelidir. Bunu yaparken yetki aşımına neden olmamalıdır. Müdahale edilen sorunlar yönetici bürosu, iletişimi ve sekreterin görev alanına giren konular olmalıdır. Kendine güveni tam, insiyatif kullanmaktan çekinmeyen, pratik zekalı bir sekreter büronun yönetiminde başarılı olacaktır. Ani olaylar karşısında şaşıran, donup kalan, edilgen karakterli bir sekreter, büro ve iletişim yönetiminde başarısız olacak ve giderek meslekten soğuyacaktır. 10. Dosyalma ve Arşivleme Konusunda Yeterli Bilgiye Sahip Olmak Sekreter yazışma işlemlerini yürütürken giden yazıların kopyaları gelen yazıların asıllarını düzenli bir şekilde saklamalıdır. Bu nedenle gelişkin, iyi işleyen bir dosyalama sistemi kurabilmelidir. Dosyalama yazılı tüm materyalin dosyalara ve kutulara yerleştirilmesi ve gerektiğinde en hızlı şekilde bulunabilmesi sağlanmalıdır. Sekreter dosyalama ve arşiv işlerini kusursuz bilmelidir. KAYNAK MERAL TÜRKMEN DOKUZ EYLÜL ÜNİVERSİTESİ YAYINYARI-YÖNETİCİ SEKRETERLİĞİNİN TEMEL İLKELERİ