YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI VEYA SEKRETERLİK

YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI VEYA SEKRETERLİK

YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI VEYA SEKRETERLİKTE BİLİMSELLİK

Bilgi çağı, insanları bilinçli olmaya, bilimsel çalışmaya zorluyor. Her meslekte bilimsel bir tavır şart. Yönetim, bilim olarak ele alınıp çeşitli disiplinlerden yararlandırılıyor ve işletme yönetiminde sosyoloji, psikoloji, ekonomi, istatistik vb. gibi disiplinler yönetim işlevi için kullanılıyor.

Yönetim çarkı içerisinde çok önemli görev ve sorumlulukları olan, yöneticisinin sağ kolu ve etkili bir çalışma arkadaşı olarak gördüğümüz sekreterin de yukarıda sözü edilen bilinçli çalışma ve bilimsel bir tavırla hareket etmesi şarttır.

Sekreterlik hizmetleri artık yalnızca telefonlara bakmak ve verilen yazıları yazmak değildir. Böyle bir sekreterlik hizmeti bizim anladığımız ve anlatmaya çalıştığımız sekreterliğin çok gerisinde kalmıştır. Biz bugün sekreterliği bir “meslek” olarak görüyor ve çeşitli bilimlerden yararlanması gerektiğini savunuyoruz. Bu bilimler neler olabilir?

Her şeyden önce sekreter, insanlara iyi iletişim kurabilmesi ve insanları anlama, onlara yardımcı olma açılarından bakıldığında iyi bir psikolog gibi davranmalı, sosyal konularda duyarlı, mantıklı ve insanlararası köprü görevini yapabilecek bir kişilikte olmalıdır; bu da onun davranış bilimlerini iyi bilmesi ve bu konularda iyi yetişmiş olmasını gerektirir.

İkinci alan dil bilimleridir. Her insan kişisel başarısını ve gelişmesini ancak diliyle kazanır. Çünkü dil bir düşünce sistemiyle birlikte kullanılması gereken bir mekanizmadır. Bildiklerini ve fikirlerini etkili bir şekilde karşısındakilere aktarmada tek araç dildir. Bu yüzden sekreter, yazılı ve sözlü iletişimde Türk dilini iyi bilmeli, yazıları düzenleme ve yanlışları düzeltme bilgi ve becerisinde olmalıdır. Bunun yanı sıra yabancı dil de bilmesi önem taşır.

Üçüncü alan arşiv bilimleridir. Evrak yönetimi dediğimiz, kuruluşa gelen ve kuruluştan gönderilen tüm evrakın kaydı, işlemlere alınması, dosyalanması, arşivlenmesi gibi işlerin belli bir sistemde ve düzenli bir şekilde yapılması alanıdır. Bu konularda da sekreterin bilgi sahibi olması son derece önemlidir. Zira bir evrak iyi dosyalanmamışsa ve eğer yönetici aradığında onu bulamıyorsa burada sekreterin suçu büyüktür.

Yönetim bilimlerine vakıf olmalı:

Diğer bir disiplin, yönetim bilimleridir. Bugün işletme yönetimi okumak bir zorunluluk haline gelmiş, mühendislik eğitimi görenler bile işletme-yönetim ve organizasyon gibi alanlarda bir üst eğitim ihtiyacı duyar olmuşlardır. Sekreter, yönetimin – özellikle - fonksiyonlarını çok iyi bilmelidir. Planlamayla başlayan, örgütleme, yürütme, koordinasyonla sürdürülen ve kontrolle biten yönetim işlevlerinin her aşamasını kendi işlerine uyarlamalı ve yöneticisinin çalışma düzenine böylece destek vermelidir.

El becerileri açısından bakıldığında teknik bilimleri görüyoruz. Sekreter, birçok büro makinesini kullanmayı bilmenin beraberinde, teknolojik gelişmelere paralel olarak sürekli kendini geliştirmek ve yeni makinelere uyum sağlamak zorundadır. Çünkü teknik gelişmeler başdöndürücü bir hızla olmaktadır. Sekreter çağın gerisinde kalmamak için yeni makine ve gereçlerin kullanılışlarını öğrenmeli, gerekiyorsa eğitimden geçmelidir. Makineleri kullanmak kadar onları korumak ve hatta gerektiğinde satın alma esaslarını önerebilmek görevleri arasındadır. Bu yüzden araştırmacı bir yapıda olmalı, piyasadaki makineler hakkında bilgi toplamalıdır.

Son olarak ekleyebileceğimiz bilimsel alan ekonomi ve ticarettir. Yoğun ticari faaliyetlere sahne olan iş hayatında; ticari bilgi ve ekonomik bakış açısı muhakkak ki insana çok şeyler kazandıracaktır, bu durum sekreteri de çok yakından ilgilendirir. Zaten bu amaçla sekreterlik yüksek okullarında kapsamlı bir şekilde ekonomi, hukuk, vergi, muhasebe, ticari bilgi ve belgeler gibi dersler okutulmaktadır.

Bütün bu konulardaki bilgilenme ve birikim, sekreterlik mesleğini icra edenlere belli bir formasyon sağlayacak ve meslek deneyimle pekiştirilecektir.

Unutulmamalıdır ki; hiçbir şey “bilgi” ye duyulan saygı kadar etkili ve kalıcı değildir.

KAYNAKÇA : Öğr. Gör. Gülbin Göral

Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler

Meslek Yüksek Okulu

SEKRETERLİK DÜNÜŞÜYOR

Netaş Genel Müdürü Tanju Argun'un yönetici sekreterliğini yapan Perihan Yazıcı, şirketlerin bilgisayarlaşması ve orta kademe yöneticiliğin ortadan kalkmasıyla sekreterlerin de kabuk değiştirerek yönetime katıldığını söylüyor

Bugüne kadar ekonomiye yön veren bir çok işadamı ve yönetici ile söyleşi yaptık. Ancak onlarla aramızdaki sıcak iletişimi sağlayan, hep geride duran bir başka güç daha vardı. Bu güçler sekreter ve yönetici sekreterlerdi. Sekreterler bizlerle işadamları arasındaki köprü olduğu kadar, işadamlarının da şirket içinden şirket dışına kadar iletişimini sağlayan kişilerdi. Bu hafta da yöneticinin arkasındaki "gücü" konuk edelim dedik. Netaş Genel Müdürü Tanju Argun'un yönetici sekreteri Perihan Yazıcı ile sekreterlik ve asistanlık kavramlarının algılanması, sekreterlik mesleği hakkındaki yanlış düşünceler ve bir yönetici sekreterinin görevleri konusunda konuştuk.

Sekreterlik nerede bitiyor, asistanlık nerede başlıyor?

- 50'li yıllarda sekreterlik kolejleri kuruldu. 60'lı yıllarda sekreter olarak sarışın güzel hanımlar ortaya çıktı. Daha sonra kadın hareketleri başladı, 1980'li yıllarda teknolojik gelişmeler oldu ve bilgisayarlar devreye girdi. Dünyada 4 milyon sekreter işini kaybetti. Telefona bakmak, randevuları ayarlamak artık yeterli değildi. 1990'lı yıllarda şirketlerin küçülmesi, orta kademe yöneticilerin de ortadan kalkmasıyla asistanlık doğmaya başladı.

Sekreterler neden kadındır?

- Kadınların daha duyarlı olmasından. Kadınlar beyinlerinin her iki yanını dengeli bir biçimde kullanıyorlar. Sekreterlik mesleği çok fazla duyarlılık gerektiriyor, belki de bundan.

Bir asistan sekreterin günlük işi nedir? Siz ne yaparsınız?

- Sabah gelip ajandayı kontrol ediyor, o gün yapılacak işlere bakıyorum. Günü planlayabilmek için Tanju Bey'den erken gelmeyi tercih ediyorum. Çıkmadan önce de ertesi günü gözden geçiriyorum. Asistan olabilmek için sistematik yaklaşım lazım. Tanju Bey'le gündemi birlikte belirliyoruz. Tanju Bey'in toplantısı varsa toplantıya giriyor. Toplantı sırasında her dakika onun yanına girer, her şeyi ona sorabilirim. Aramızda bir takım çalışması var. Biz genel müdürümle bir ekibiz. O bir liderdir, ben de onun destek elemanıyım. İşin gerektirdiği her şeyi yaparım. Bir projeyi başlatmak gerekirse o projeyi başlatırım.

Tehlike anında karar verici olabiliyor musunuz?

- Evet. Kesinlikle.

Halk arasında sekreterlik küçümseniyor. Neden küçümseniyor? Neden küçümsenmemesi lazım?

- Kesinlikle küçümsenmemeli. Bu, sekreterliğin imajından kaynaklanıyor. 60'lı yılların süs bebeklerinden kaynaklanıyor. Günümüz insanları bunun küçümsenmeyecek bir meslek olduğunu bilmeliler. Ben sekreterliği kendime meslek edinmişsem ben kendime saygı duyarım. Çevremdekilerin de saygı duymasını beklerim. Yönetici olmakla sekreter olmak arasında bir fark yok. Kişinin önce kendisini yönetmesi lazım. Eğer kendinizi yönetemezseniz, hiç birşeyi yönetemezsiniz. Her insan yöneticidir, her insan lider olmalı.

Yöneticiler ve liderler hep ön plandadır, onlar görülür, ama asistanlar ve ikinci üçüncü adamlar hep geri plandadırlar. Siz kendinizi bir "Külkedisi" gibi görüyor musunuz?

- Hayır. Hiç öyle görmüyorum. Biz paylaşan bir ekibiz. Ben kendimi arka planda hiç hissetmiyorum. Biz destek elemanıyız. Liderimiz hedefine ulaştıkça, şirket kültürüne doğru yürüdükçe, siz de onunla birlikte yürüyorsunuz. Siz de gelişiyor, onunla birlikte bundan faydalanıyorsunuz.

Nereye kadar gelişeceksiniz? Gelişmek hedefi yakalamak mı?

- Sonu yok. Kısa ve uzun vadeli planlarım benim her dönemde olmuştur. Bugün benim burada işim biterse, ben yarın ne yapacağımı biliyorum. Hedefim sürekli gelişmek. Yeni bir kavram olan yönetici asistanlığını geliştirmek, insanlara tanıtmak. Hedefim yönetici asistanlığını yaymak.

Hiç genel müdürünüzün düğmesini diktiniz mi?

- Evet. Gördüğüm zaman düğme de dikerim.

Yönetici asistanlarına meslekleriyle ilgili ne gibi tavsiyelerde bulunacaksınız?

- Önce hedeflerini saptasınlar. Nereye gitmek istediklerini belirlemezlerse hiç bir zaman oraya ulaşamazlar. Buraya varmak için gelişmeye açık olmaları lazım. Bulundukları yerde kalmak mı istiyorlar, görevlerini genişletmek mi istiyorlar, yeni teknoloji, yeni çalışma metotları, yeni yetenekler, gelişmeye açık olan alanların geliştirilmesi için yeni sorumluluk, yeni kariyer planlaması mutlaka yapmak zorundalar. Yöneticileriyle ve çevreleriyle sürekli iletişim içinde olsunlar. Karşı tarafın yerine kendilerini koyarak davransınlar. Nasıl ulaşabileceklerini, nasıl bir yardıma ihtiyaçları olduğunu, kimlerden destek alabileceklerini, ne tür problemlere girebileceklerine, bunu nasıl aşabileceklerine, yöntemlerine dikkat etsinler. Kendilerini tanısınlar, kendi yeteneklerini keşfetsinler, kendi modellerini kursunlar, kendi motivasyonlarını kendileri yaratsınlar. Başkalarının kendilerine bir şey vermesini beklemesinler.

Artık sekreterlik kavramı kalkıyor mu?

- Çok hızlı bir değişim yaşıyoruz. Sekreterlik kavramı yavaş yavaş kalkacak. Çünkü insanlar sekreterlik kelimesinden rahatsızlık duyuyorlar. Sekreter yerine asistan kavramı girerse, farklı olacak. Bir asistanın alacağı sorumluluklar bir yönetim kadrosunun en üst düzeyindeki bir profesyonelliktir. Kavram olarak değil, görev olarak da aynı mı?

- Şirketlerimiz değişimi yakalarsa o zaman sekreterlikten asistanlığa geçiş daha hızlı olacak. Ülkemizdeki yöneticilerin bir çoğu değişime açıklar. Bir çok detaylardan kurtulacaklar, daha stratejik olabilecekler. Bunu anladıkları zaman bize daha kolay yaklaşıyorlar. Sadece asistanları değil, yöneticileri de bu konuda eğitmeli.

Tanju Argun nasıl bir patron?

- Sürekli gelişen, dinamik, çağdaş, temel değerleri olan, her türlü iletişime açık, hür türlü eleştiriyi kaldırabilen liderlerden birisi. Kolay bir lider değil. Onun çıtası sürekli yükseliyor, biz de ona doğru koşmamız lazım. O koşarken siz yürürseniz ona yetişemezsiniz. Bu kadar dinamik, bir insanla çalışmanın sorumluluklarını bilmekteyim. Tanju Bey'le çalışmak hem kolay, hem zor. Biz profesyoneliz, profesyonel çalışıyoruz. Ben şanslıyım, çünkü Tanju Argun gibi sürekli gelişmeye açık, toplam kaliteyi uygulayan bir insanla çalışıyorum, bu benim de gelişmemi sağlıyor.

Perihan Yazıcı kimdir?

Netaş Genel Müdürü Tanju Argun'un asistan sekreterliğini yapan Perihan Yazıcı, daha önce İngiltere'de catering ve süpermarket işi yapan bir firmanın yöneticiliğini yaptı. Türkiye'ye döndükten sonra Vakıflar Bankası Genel Müdürlüğü'nde dış ilişkiler bölümünde uzman olarak çalıştı. 1984'te Northern Telecom'da yönetim asistanı olarak görevine başladı. 1986'da genel müdürün yönetici asistanı oldu. Halen bu görevini sürdürüyor. Şirket içinde ve üniversitelerde yönetim ve yönetici asistanlığı konularında seminerler veriyor. Yazıcı, Hacettepe Üniversitesi Fransız Filolojisi mezunu. İngilizce ve Fransızca biliyor.

KAYNAKÇA : Zehra GÜNGÖR